§ 41 Asemakaavoitusprosessin ja hallintotyön kehittämisen konsulttityön tilaaminen

Päätöksen perustelut

Asemakaavoituksessa on kehitetty kaavahankkeiden ja resurssien työkuorman tilannekuvan parantamiseksi ohjelmointityökalua ja työkuormalaskuria Muutostuuli Oy:n konsultoimana v. 2021 aikana. Uudet hankehallintaa ja työn ohjelmointia tehostavat välineet on otettu käyttöön syksyllä 2021 ja on tarpeen siirtyä kehittämään entistä sujuvampaa yhteistyötä asemakaavoituksen ja rakennusvalvonnan rajapinnassa. Vastaavaa kehitystyötä on tehty myös erikseen rakennusvalvonnan työprosesseissa. Sujuvamman yksiköiden välisessä rajapinnassa tehdyn työn tuloksena tavoitellaan tiiviimpää ja nopeampaa asemakaavoitusprosessia mm. läpimenoaikoja arvioiden. Hallintoon liittyvien töiden määrää ja laatua on kartoitettu mahdollisimman selväpiirteisen kuvan saamiseksi työkuormasta, joka kohdistuu kaavasuunnitteluresurssiin ja asemakaavoituksen henkilökuntaan ja muodostaa riskin yksikön vuositulokselle ja suorituskyvylle.

Seuraava asemakaavoituksen kehittämisen vaihe muodostuu yhteisten rakennusvalvonnan kanssa tehtävien töiden ja ylläpidettävien toimintamallien määrityksestä ja kuvauksesta syksyn 2021 sekä uuden toimintamallin suunnittelusta ja käyttöönotosta keväällä 2022. Samalla päivitetään asemakaavoituksen prosessikuvausta. Maankäyttö- ja rakennuslain kokonaisuudistuksen ollessa käynnissä on tarpeen selvittää ja ennakoida kaavaprosessiin kohdistuvia muutostarpeita ja varautua niihin prosessikuvauksen tarkennuksin ja muutoksin. Asemakavaprosessin tiiviistämis- ja nopeuttamistoimenpiteiden määritys tehdään hallintotöiden keventämiseksi ja kokouskäytäntöjen uudistamiseksija työn kuormittavuuden vähentämiseksi. Kehitystyön tulosten toimeenpanoa varten konsulttina olevan Muutostuuli Oy:n toimeksiantoon lukeutuu ohjauksen tuki muutosten läpiviennissä.

Muutostuuli Oy on tehnyt 8.9.2021 päivätyn tarjouksen asemakaavoitusprosessin ja hallintotyön kehittämisestä, jossa se hyödyntää v. 2021 aiemmin pohjatyönä selvittämäänsä asemakaavoituksen työkuormituksen tilannekuvaa ja rakennusvalvonnassa tehtyä kehitystyötä. Työn ensimmäinen osuus, joka käsitti asemakaavoituksen työkuormituksen tilannekuvan ja kehittämisen konsulttityön tehtiin 17.3.2021 päivätyllä ostotilauksella. Tehtävää on perusteltua jatkaa Muutostuuli Oy:nkanssa, jotta saadaan kattava kokonaishyöty asemakaavoituksen ja rakennusvalvonnan työprosessien rajapinnan toimivuudesta ja aiemmassa työvaiheessa kerrytetty tilannekuva kehittämistoimenpiteiden pohjalle. Konsultilla on hyvät lähtötiedot ja vaadittava kokemus työn suorittamiseksi sekä kehittämiskohteena olevien yksiköiden nykyisten toimintatapojen tuntemus.

Päätös

Asemakaavoitus tilaa Muutostuuli Oy 8.9.2021 päivätyn tarjouksen mukaisen asemakaavoitusprosessin ja hallintotyön kehittämistyön. Tehtävää on perusteltua jatkaa Muutostuuli Oy:n kanssa, jotta saadaan kattava kokonaishyöty asemakaavoituksen ja rakennusvalvonnan työprosessien rajapinnan toimivuudesta ja aiemmassa työvaiheessa kerrytetty tilannekuva kehittämistoimenpiteiden pohjalle. Konsultilla on hyvät lähtötiedot ja vaadittava kokemus työn suorittamiseksi sekä kehittämiskohteena olevien yksiköiden nykyisten toimintatapojen tuntemus.