Päätöksen perustelut
Lupapiste on rakennetun ympäristön sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen pilvipohjainen ohjelmistopalvelu, jonka toimittajana on Cloudpermit Oy. Lupapiste mahdollistaa viranomaisten, rakentamisen ammattilaisten ja yksityisten henkilöiden työskentelyn sähköisesti, viranomaisten yhteistyön yli kuntarajojen ja kaikille osapuolille yhden valtakunnallisen luukun. Valtiovarainministeriön SADe-ohjelmassa, jonka tuotoksena Lupapiste on syntynyt, linjattiin, että palveluiden on oltava ylikunnallisia, jolloin palveluiden käyttäjät eivät joudu siirtymään luukulta luukulle asioidessaan eri kunnissa. Lupapisteen käyttäjäkuntia on tällä hetkellä yhteensä 205 kappaletta, 70 % kunnista.
Tampereen kaupungilla on Cloudpermit Oy:n toimittama Lupapiste-palvelu käytössä rakennusvalvonnan sekä yleisten alueiden lupien käsittelyprosessissa. Lupapisteen nykyinen palvelusopimus perustuu Kuntien Tiera Oy:n ja KL Kuntahankinnat Oy:n vuonna 2015 yhteishankintana toteuttamaan avoimeen kilpailutukseen, sen perusteelle solmittuun puitesopimukseen. Kyseinen puitesopimus on päättynyt 7.10.2020 ja siihen perustuvat palvelusopimukset päättyvät 7.10.2021.
Kuntien Tiera Oy järjesti avoimen kilpailutuksen rakennetun ympäristön sähköisestä lupa-asioinnista ja säilyttämisen palvelusta syksyllä 2020 yhdessä kiinnostuksen osoittaneiden asiakasomistajien ja hankintarenkaan muodostaneiden osapuolten kanssa. Kilpailutuksen voitti Cloudpermit Oy Lupapiste-palvelullaan.
Kuntien Tiera Oy ja Cloudpermit Oy ovat allekirjoittaneet puitesopimuksen 31.3.2021. Puitesopimus on voimassa kolme vuotta 31.3.2024 saakka, jonka jälkeen on mahdollisuus viiteen optiovuoteen 31.3.2029 saakka. Tampereen kaupungin Cloudpermit Oy:n kanssa solmittava puitesopimukseen perustuva palvelusopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana. Sopimus on irtisanottavissa noudattaen kolmen (3) kuukauden irtisanomisaikaa. Toistaiseksi voimassa oleva palvelusopimus päättyy kuitenkin viimeistään silloin, kun Kuntien Tiera Oy:n ja Cloudpermit Oy:n välisen puitesopimuksen päättymisestä on kulunut 12 kuukautta.
Puitesopimuksen mukainen arvonlisäveroton lupapäätösmäärään perustuva vuosihinta on 224 160 euroa. Cloudpermit Oy tarjoaa edellä mainittuun hintaan kuuluvana mahdollisuuden ottaa käyttöön myös rakennusvalvonnan Raportointityökalun sekä päätöksenteko- ja laskunmuodostustoiminnallisuudet. Puitesopimuksen mukaiset hinnat ovat kiinteät kolme (3) vuotta sopimuksen voimaantulopäivästä lukien. Kiinteän hintakauden jälkeen voidaan muuttaa indeksiperustaisesti enintään 2 % vuodessa.
Kuntien Tiera Oy on kunta-asiakkaidensa omistama, voittoa tavoittelematon yhtiö. Tampereen kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n omistaja. Tieran yhtiöjärjestyksessä määrätään, että yhtiö toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Tieran osakkeenomistajat käyttävät Tierassa hankintalain tarkoittamalla tavalla määräysvaltaa yhtiöjärjestyksen, yhtiökokouksen, ohjausryhmien, nimitysvaliokunnan ja hallituksen kautta. Lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungin tietohallintoyksiköstä.
Palvelusopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Heli Ylinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 224 160 euroa vuodessa eli 1 681 200 euroa sopimuskauden aikana sisältäen optioiden käytön.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.