Perustelut
Keskusvaalilautakunnan toimikauden alkaessa on päätettävä eräistä kokouskäytännöistä.
Keskusvaalilautakunnan kokoonpano
Vaalilain 14 §:n mukaan keskusvaalilautakunta on päätösvaltainen viisijäsenisenä eli keskusvaalilautakunnan päätökset on tehtävä aina täysilukuisessa kokoonpanossa.
Keskusvaalilautakunnan käytäntönä on ollut, että kuhunkin kokoukseen kutsutaan aina vähintään yksi varajäsen, jotta keskusvaalilautakunnan päätösvaltaisuudesta voidaan kulloisessakin kokouksessa olla varmoja.
Kokouksen koolle kutsuminen
Kaupungin hallintosäännön 122 §:n mukaan puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja antaa kokouskutsun. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu on toimitettava ensisijaisesti sähköisellä viestillä vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Terveyden, turvallisuuden tai yleisen järjestyksen niin vaatiessa pakottavassa tai kiireellisessä tilanteessa voidaan toimielin kutsua koolle ylimääräiseen kokoukseen kokouskutsun lähettämistä seuraavana päivänä.
Hallintosäännön 123 §:n mukaan esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, sekä liitteet ja oheismateriaali toimitetaan kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Esityslista toimitetaan jäsenille ja varajäsenille tallentamalla se heidän saatavilleen tietojärjestelmään.
Keskusvaalilautakunnan käytäntönä on ollut, että kokouskutsu ja esityslista on toimitettu kokoukseen osallistuville jäsenille. Toisinaan esimerkiksi kuntavaalien yhteydessä kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta on vaalilain aikataulujen johdosta hankalaa. Tämän vuoksi tulee olla mahdollista, että poikkeustilanteissa kokouskutsun ja esityslistan suhteen voidaan menetellä toisinkin.
Esittelijä
Kaupungin hallintosäännön 135 §:n mukaan asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä toiminnan sisäistä järjestelyä koskevia asioita lukuun ottamatta. Vaalilaissa säädetyissä vaalitoimielimissä asiat päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta.
Keskusvaalilautakunnan kokouksiin asiat valmistelee ja esittelee keskusvaalilautakunnan sihteeri. Keskusvaalilautakunnan sihteereinä toimivat lakimies Juha Perämaa ja lakimies Katja Korhonen.
Pöytäkirjanpitäjän määrääminen ja pöytäkirjan nähtävänä pitäminen
Kaupungin hallintosäännön 142 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, ellei toimielin ole päättänyt pöytäkirjan tarkastamisesta muulla tavalla.
Kaupungin hallintosäännön 143 §:n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine muutoksenhakuohjeineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Nähtävänä pitäminen on tarpeellista aina silloin, kun halutaan päätökset lainvoimaisiksi.
Keskusvaalilautakunnan pöytäkirjanpitäjänä toimii keskusvaalilautakunnan sihteeri.
Päätösehdotus oli
Esittelijä
Kokouskutsu ja esityslista lähetetään jäsenille pääsääntöisesti sähköisesti vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta.
Kokous voidaan kutsua koolle myös puhelimitse nopeammassakin aikataulussa.
Kuhunkin kokoukseen kutsutaan aina vähintään yksi varajäsen.
Keskusvaalilautakunnan sihteeri pitää kokouksissa pöytäkirjaa.
Keskusvaalilautakunnan tarkastetut pöytäkirjat oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen asetetaan nähtäväksi kokousta seuraavan viikon keskiviikkona kaupungin verkkosivuille. Edellä mainitusta poikkeavasta nähtävillä pitämisestä päätetään erikseen.
Keskusvaalilautakunnan alaisten viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään nähtävänä kaupungin verkkosivuilla, jos se on tarpeellista päätöksen lainvoimaiseksi tulon tai päätöksen tiedottamisen kannalta.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.