TRE:6458/07.01.03/2021
Vs. hallintojohtaja Jukka Varonen:
Kansallisarkiston on pyytänyt Tampereen kaupungin lausuntoa luonnoksesta Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta. Lausunto on pyydetty jättämään sähköisen lausuntopalvelu.fi-palvelun kautta 15.10.2021 mennessä.
Kansallisarkisto määrää arkistolain 8.3 §:n nojalla mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Kansallisarkisto määrää myös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta. Siltä osin kuin päätöksissä pysyvästi säilytettävistä (arkistoitavista) asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta on määrätty säilytysmuodoksi muu kuin digitaalinen muoto, eivät päätökset vastaa enää nykyaikaisia arkistoinnin vaatimuksia eivätkä ole julkisen hallinnon digitalisaation tavoitteiden mukaisia.
Nyt lausuttavana olevan määräyksen tavoitteena on, että pääsääntöisesti kaikki 1.1.2022 alkaen muodostuvat, alkujaan digitaaliset asiakirjat arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa.
Tampereen kaupungin asiakirjahallinnossa on valmisteltu liitteenä oleva lausunto. Asiakirjahallinto näkee hyvänä uudistuksena sen, että säiltysmuodon muutokselle ei tarvitse enää hakea erillistä lupaa, vaan vuoden 2022 alusta lähtien digitaaliset asiakirjat arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa.
Hallintosäännön § 36 kohdan 32) mukaan konsernijohtaja päättää muiden kuin kaupunginhallituksen tai pormestarin toimivaltaan kuuluvien lausuntojen sekä yleishallintoa koskevien lausuntojen antamisesta, esitysten tekemisestä, muutoksenhakuoikeuden käyttämisestä, muutoksenhakuun liittyvien lausuntojen hyväksymisestä ja kanteluihin vastaamisesta ellei muualla toisin määrätä.
Tampereen kaupungin lausuntona Kansallisarkistolle määräyksestä arkistoitavien asiakirjojen muodosta annetaan lausuntopalvelu.fi-palvelussa liitteen mukaiset vastaukset.