Päätöksen perustelut
1. Hankintaa koskeva tarjouskilpailu
Tampereen kaupungin elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen johtaja teki viranhaltijapäätöksen 18.06.2021 § 117 diaarinro TRE:867/02.07.01/2021 Joulutorin tuotannon hankinnasta. Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisen muun erityisen palvelun hankinta. Hankintamenettelynä oli hankintalain 33 §:n mukainen rajoitetun menettelyn kaltainen kaksivaiheinen menettely. Hankinta toteutettiin kaksivaiheisena seuraavasti:
1. vaihe: Tarjousvaihe
2. vaihe: Haastattelukierros
Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 13.04.2021 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalissa. Tarjouksen jättivät määräaikaan 03.05.2021 klo 12.00 mennessä seuraavat 2 yritystä: Event Company Rami Lehtinen Oy (1790183-3) sekä Järjestyksenvalvonta ja tapahtumatuotanto Kimmo Oy (2680293-3) (jäljempänä Tapahtumapalvelu Järjestys).
Tarjousvaiheessa tilaaja julkaisi tarjouspyynnön, jonka perusteella tarjoajia pyydettiin jättämään tarjouksensa. Hankintayksikkö tarkistinsaatujen tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarjousajan päätyttyä.
Määräaikaan mennessä saatujen tarjouspyynnönmukaisten tarjousten perusteella tehtiin tarjousten ensimmäisen vaiheen vertailu. Tarjouspyynnön mukaisesti kolme ensimmäisestä vaiheesta parhaat vertailupisteet saanutta tarjousta valittaisiin mukaan menettelyn toisen vaiheen haastattelukierrokselle. Koska saatuja tarjouspyynnönmukaisia tarjouksia oli vähemmän, ei ensimmäisen vaiheen karsintaa suoritettu. Kaikkien vertailussa huomioitujen tarjousten osalta ilmoitettiin tarjoajakohtaisesti tarjouksen ensimmäisestä vaiheesta saadut vertailupisteet sekä kyseisen tarjouksen sijoittuminen ensimmäisen vaiheen vertailun sijajärjestyksessä. Muiden vertailussa huomioitujen tarjousten saamia pisteitä tai sijajärjestystä ei ilmoitettu.
Menettelyn toisessa vaiheessa hankintayksikön työryhmä suoritti valittujen tarjoajien kanssa tarjoajakohtaisen haastattelukierroksen teams -kokouksena. Haastattelujen perusteella suoritettiin tarjousten arviointi haastattelukierroksen osalta. Vertailun perusteella laadittiin hankintapäätös, jossa parhaat kokonaisvertailupisteet saanut tarjoaja esitettiin valittavaksi hankinnan palveluntuottajaksi.
Tampereen kaupungin elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen johtajan yllä mainitun viranhaltijapäätöksen 18.06.2021 § 117 mukaan hankintasopimus koskien Joulutorin tuotannon hankintaa tehdään Event Company Rami Lehtinen Oy:n kanssa.
Julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) 132 § 1 momentissa säädetään hankintaoikaisun tekemisestä. Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Edellä mainitun lain 133 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta.
2. Hankintamenettely
Tapahtumapalvelu Järjestys katsoo hankintaoikaisupyynnössään, että nyt kyseessä oleva hankinta olisi kilpailutettu EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Näin ei kuitenkaan ole, vaan menettely on toteutettu liitteen E mukaisena muun erityisen palvelun hankintana. Tämä kilpailutustapa eroaa muodollisilta vaatimuksiltaan merkittävästi EU - kynnysarvon ylittävistä hankinnoista, ja on menettelynä huomattavasti joustavampi. Tapahtumapalvelu Järjestys on vedonnut vastineessaan laajalti hankintalain 67, 93 ja 94 pykäliin, mutta nämä pykälät koskevat ainoastaan EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja, eivätkä siten tule millään tavalla sovellettavaksi tässä hankinnassa.
Liitteen E mukaiset muiden erityisten palvelujen hankinnat tulee hankintalain 109 §:n mukaisesti kilpailuttaa menettelyllä, joka on lain 3§:n periaatteiden mukainen eli avoin, syrjimätön ja tasapuolinen. Siten laki mahdollistaa menettelyllisen väljyyden, jota nyt puheena olevassa hankinnassa on sovellettu. Hankintalain 113.1 §:n mukaisesti tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Nyt kyseessä oleva hankinta on ollut sitä koskevien hankintalain menettelysäännösten mukainen.
3. Laadun arviointi ja vertailuperusteet
Vertailuperusteiden sanamuodot
Tapahtumapalvelu Järjestys vetoaa hankintaoikaisupyynnössään tarjouspyynnön liitteessä 3 Laadunarviointi esitettyihin vertailuperusteisiin, joiden se katsoo olevan ympäripyöreitä tai tulkinnanvaraisia. Erityisesti Tapahtumapalvelu Järjestys nostaa esiin liitteen 3 kirjaukset ”hyvät toteutusratkaisut” sekä ”tyylikkyys ja aitous”. Tarkemmin kyse on seuraavista liitteen 3 kohdista:
Arviointikriteeri 1: Kirjallinen toteutussuunnitelma
Alustava alue- ja tilasuunnitelma
Kuvattu alue- ja tilasuunnitelma on suunniteltu sujuvaksi sekä turvalliseksi. Suunnitelmassa on esitelty hyvät toteutusratkaisut liikkumiseen (sekä alueen sisällä, että sinne tultaessa ja poistuttaessa), huoltoon ja muuhun logistiikkaan. Alue- ja tilasuunnitelmassa on huomioitu myös maisemointi sekä alueen asettelun sopivuus Keskustorin historialliseen miljööseen.
Somistussuunnitelma
Somistussuunnitelma ilmentää erinomaisesti Joulutorille asetettuja tavoitteita. Somistussuunnitelman toteutusratkaisut ilmentävät aitoutta sekä tyylikkyyttä ja ne muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.
Tarjouspyynnön liite 1 Palvelukuvaus on laadittu syventämään hankintayksikön tavoitteita ja suunnitelmaa hankinnan kohteelle. Tutustumalla liitteeseen 1 Palvelukuvaus tarjoajat ovat saaneet kattavasti syventävää tietoa muun muassa alue- ja tilasuunnitelmasta sekä somistussuunnitelmasta. Tarjouspyynnön liitteenä 6 on ollut aluekartta vuodelta 2020.
Alustavan alue- ja tilasuunnitelman arviointikriteerin sananmuoto ”suunnitelmassa on esitelty hyvät toteutusratkaisut liikkumiseen (sekä alueen sisällä, että sinne tultaessa ja poistuttaessa), huoltoon ja muuhun logistiikkaan” on tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisen informaation (erityisesti liitteet 1 ja 6) valossa selkeä ja hankintayksikkö katsoo, että kriteeri on alalla ammattimaisesti toimiville tarjoajille ymmärrettävä ja se mahdollistaa vertailukelpoisten tarjousten antamisen.
Somistussuunnitelmaa on tarjouspyynnön liitteen 1 Palvelukuvaus kohdassa 1) Joulutorin tavoitteet avattu seuraavasti:
Joulutorin toteutuksessa tulee kiinnittää erityistä huomiota joulun tunnelman ja elämyksellisyyden rakentamiseen ja toteuttamiseen. Visuaalisesti Joulutorin toteutuksen tulee olla tunnelmallinen, joulunaikaa ilmentävä ja houkutteleva yhtenäinen kokonaisuus. Visuaalisen toteutuksen tulee ilmentää aitoutta ja tyylikkyyttä.
Hankintayksikkö katsoo, että somistussuunnitelman arviointikriteerin sananmuoto ”tyylikkyys ja aitous” on tarjouspyyntöasiakirjojen informaation valossa (erityisesti liite 1) alalla ammattimaisesti toimiville tarjoajille selkeä, ja että se mahdollistaa vertailukelpoisten tarjousten antamisen.
Vertailun sanallinen arviointi
Tapahtumapalvelu Järjestys katsoo hankintaoikaisupyynnössään, että tarjousten vertailu on toimitettu virheellisesti tarjouspyynnön liitteessä 3 Laadunarviointi Arviointikriteerin 1 kohdan Alustava alue- ja tilasuunnitelma osalta. Vertailuperuste kuuluu seuraavasti:
Kuvattu alue- ja tilasuunnitelma on suunniteltu sujuvaksi sekä turvalliseksi. Suunnitelmassa on esitelty hyvät toteutusratkaisut liikkumiseen (sekä alueen sisällä, että sinne tultaessa ja poistuttaessa), huoltoon ja muuhun logistiikkaan. Alue- ja tilasuunnitelmassa on huomioitu myös maisemointi sekä alueen asettelun sopivuus Keskustorin historialliseen miljööseen.
Tapahtumapalvelu Järjestys on saanut kyseisestä vertailuperusteesta yhden pisteen ja tarjouskilpailun voittaja kaksi pistettä maksimipistemäärän ollessa kaksi pistettä.
Tapahtumapalvelu Järjestyksen saamia pisteitä on arvioitu sanallisesti seuraavasti:
Annetut tavoitteet täyttyvät kattavasti. Kuvattu alue- ja tilasuunnitelma tarjoaa hyviä toteutusratkaisuja liikkumiseen alueen sisällä. Suoraviivaiset liikkumisratkaisut aiheuttavat haasteita alueen läpikulun ja kävijöiden viipymän suhteen.
Voittaneen tarjoajan saamia pisteitä on arvioitu sanallisesti seuraavasti:
Annetut tavoitteet täyttyvät kattavasti. Kuvattu alue- ja tilasuunnitelma on sujuva ja tukee toteutusratkaisuillaan liikkumista alueen sisällä. Tämä tukee kaupallista toimintaa ja nostaa kävijöiden viipymää alueen sisällä. Toteutusratkaisut liikkumiseen ovat Joulutorin kannalta toimivia.
Hankintaoikaisupyynnössään Tapahtumapalvelu Järjestys katsoo, että arviointikohtaa ei ole vertailtu tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien mukaisesti, kun siinä on huomioitu kävijöiden viipymää joulutorin alueella. Hankintayksikkö katsoo, että vertailuperusteen annettu sananmuoto ”toteutusratkaisut liikkumiseen alueen sisällä” sekä viittaus liikkuvuuden sujumiseen sisältävät myös kävijöiden viipymisen arvioinnin. Joka tapauksessa vertailuperuste on mahdollistanut hankintalain 113 § mukaisesti vertailukelpoisten tarjousten antamisen ja hankintayksikkö on arvioinut molempia saapuneita tarjouksia samoilla kriteereillä täten varmistaen tarjoajien tasa-arvoisen ja syrjimättömän kohtelun.
Tapahtumapalvelu Järjestys katsoo hankintaoikaisupyynnössään, että tarjousten vertailu on toimitettu virheellisesti tarjouspyynnön liitteen 3 Laadun arviointi arviointikriteerin 3 kohdan Verkostot osalta. Vertailuperuste kuuluu seuraavasti:
Tarjoaja ymmärtää kattavasti tapahtumatuotannon kokonaisuuden ja hahmottaa tärkeimmät sidosryhmät. Sidosryhmät, vastuunjako sekä ehdotetut ratkaisut soveltuvat tilaajan tarpeeseen ja hankinnan kohteeseen erittäin hyvin. Tarjoaja osoittaa laaja-alaista osaamista ja kokemusta verkostoissa toimimisesta ja viranomaisyhteistyöstä.
Tapahtumapalvelu Järjestys on saanut kyseisestä vertailuperusteesta yhden pisteen, ja tarjouskilpailun voittaja kaksi pistettä maksimipistemäärän ollessa kaksi pistettä.
Tapahtumapalvelu Järjestyksen saamaa pistemäärää on arvioitu sanallisesti seuraavin perustein:
Tarjoaja hahmottaa tärkeimmät sidosryhmät ja osoittaa osaamista ja kokemusta verkostoissa toimimisesta. Tarjoaja ehdottaa myös hyviä ratkaisuja nykyisten verkostojen laajentamiseksi.
Voittaneen tarjoajan saamaa pistemäärää on arvioitu sanallisesti
seuraavin perustein:
Tarjoaja hahmottaa erinomaisesti tärkeimmät sidosryhmät. Tarjoajalla on olemassa olevat erittäin laajat ja monipuoliset kauppiasverkostot. Ehdotetut ratkaisut ja roolit soveltuvat tilaajan tarpeeseen erittäin hyvin. Tarjoaja osoittaa laaja-alaista osaamista ja kokemusta sidosryhmäverkostoissa toimimisesta.
Hankintaoikaisupyynnössään Tapahtumapalvelu Järjestys katsoo vertailutaulukon sanamuodosta ilmenevän, että hankintayksikkö olisi yhtenä tekijänä ottanut pisteytyksessä huomioon tarjoajalla jo olemassa olevien kauppiasverkostojen laajuuden ja ettei verkostojen laajuuden huomioiminen ole tarjouspyynnön mukainen vertailuperuste. Hankintayksikkö ei jaa Tapahtumapalvelu Järjestyksen näkemystä asiassa. Vertailuperusteen mukaisesti on arvioitu sitä, osoittaako tarjoaja laaja-alaista osaamista ja kokemusta verkostoissa toimimisesta. Voittanut tarjoaja on osoittanut laajamittaista kokemusta asiasta, kun taas Tapahtumapalvelu Järjestykseltä vastaavaa kokemusta ei ole ollut, mutta Tapahtumapalvelu Järjestys on kuitenkin osoittanut ehdotuksia siitä, kuinka se voisi verkostojaan laajentaa.
Turvallisuussuunnitelma
Tarjouspyynnön liitteen 3 Laadun arviointi Arviointikriteerin 1 kohdassa 2 Turvallisuussuunnitelma hankintayksikkö on ilmoittanut vertailuperusteen seuraavasti:
Turvallisuussuunnitelmassa on huomioitu kattavasti turvallisuuden eri osa-alueet sekä turvallisuusnäkökulmat. Turvallisuussuunnitelma ottaa huomioon myös ympäröivät toiminnot (esim. suojatiet, joukkoliikenne).
Turvallisuussuunnitelman sisältöä avataan tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2, Toteutussuunnitelman tehtävänanto. Dokumentista ilmenee, että tarjoajan on tullut laatia alustava toteutussuunnitelma Joulutorin tuotannon toteuttamiseksi. Arviointia varten suunnitelmassa on tullut olla kuvaus alustava turvallisuussuunnitelma.
Tapahtumapalvelu Järjestys ilmoittaa käsityksenään, ettei turvallisuussuunnitelmaa olisi mahdollista laatia annetuilla reunaehdoilla, sillä lukuisten viranomaismääräysten huomioiminen tekisi dokumentista automaattisesti pidemmän kuin tarjouspyyntö mahdollistaa. Hankintayksikkö painottaa, että tarjouspyynnöllä on edellytetty nimenomaisesti alustavaa turvallisuussuunnitelmaa joulutorin tuotannon toteuttamisessa, eikä sen siten ole pitänytkään sisältää kattavaa kuvausta viranomaismääräysten huomioimisesta.
Lisäksi Tapahtumapalvelu Järjestys katsoo, että sitä on kohdeltu asiassa syrjivästi.
Tapahtumapalvelu Järjestys on saanut kohdasta Turvallisuussuunnitelma yhden pisteen ja voittanut tarjoaja kaksi pistettä, maksimimäärän ollessa kaksi pistettä.
Tapahtumapalvelu Järjestyksen saamaa pistemäärää on perusteltu seuraavasti:
Turvallisuussuunnitelmassa on huomioitu turvallisuuden eri osa-alueet ja nostettu esiin yleisiä tapahtumajärjestämiseen ja turvallisuuteen liittyviä seikkoja. Tarjouksessa on keskitytty kuvaamaan mitä myöhemmin laadittava turvallisuussuunnitelma pitää sisällään, laaditun Joulutoria koskevan turvallisuussuunnitelman sijaan.
Voittaneen tarjoajan saamaa pistemäärää on perusteltu seuraavasti:
Turvallisuussuunnitelma huomioi kattavasti ja yksityiskohtaisesti Joulutorin turvallisuuden eri osa-alueet ja esittää konkreettisia toimia turvallisuuden eteen. Turvallisuussuunnitelman sisältöä on avattu suunnitelmassa.
Asiassa on vertailtu alustavaa turvallisuussuunnitelmaa Joulutorin tuotannon toteuttamiseksi. Kuten sanallisesta arviosta käy ilmi, voittaneen tarjoajan laatimaa turvallisuussuunnitelmaa on pidetty hankintayksikön kriteereihin paremmin sopivana, sillä siinä on nimenomaisesti käsitelty Joulutorin tuotannon turvallisuutta koskeva alustava turvallisuussuunnitelma. Tapahtumapalvelu Järjestyksen turvallisuussuunnitelma ei ole ollut nimenomaisesti Joulutorin tuotannon toteuttamista koskeva alustava turvallisuussuunnitelma, vaan siinä on tuotu esiin yleisiä tapahtumajärjestämiseen ja turvallisuuteen liittyviä seikkoja.
Lopuksi
Hankintayksikkö muistuttaa, että yksi hankintojen kilpailuttamisen kantavia periaatteita on, että hankintayksiköllä on harkintavaltaa paitsi vertailuperusteiden asettamisessa, myös niiden pisteytyksessä. Menettely ei saa olla kuitenkaan syrjivää ja pisteytyserojen on perustuttava tarjousten eroihin. Hankintayksikkö on nyt puheena olevassa asiassa vertaillut tarjoukset objektiivisesti ja vertailun perusteella tullut siihen lopputulokseen, että valitun tarjoajan tarjous vastaa hankintayksikön tarpeeseen parhaiten.
Tapahtumapalvelu Järjestys ei ole huomioinut hankintaoikaisupyynnössään, että nyt puheena oleva hankinta on kilpailutettu liitteen E mukaisena palveluhankintana eikä EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, ettei nyt puheena olevassa hankinnassa tule sovellettavaksi hankintalain EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat yksityiskohtaiset menettelysäännökset. Tämä antaa hankintayksikölle huomattavaa joustoa hankintamenettelyyn.
Hankintayksikön menettelytapa on ollut hankintalain säännösten mukainen. Hankinnassa ei ole tapahtunut menettelyvirhettä. Edellä mainituin perustein Tapahtumapalvelu Järjestyksen valitus on perusteeton ja se tulisi kokonaisuudessaan hylätä.