Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungilla on käytössä CGI Suomi Oy:n toimittamana Titania suunnittelu- ja laskentajärjestelmä. Järjestelmän - aiemmalta tuotenimeltään MD-Tyko 2000 - toimittamisesta ja siihen liittyvistä palveluista on 10.4.2001 solmittu sopimus silloisen toimittajan Novo Group Oyj:n kanssa (Dnro: 7076/2000). Sopimuksen nykyinen arvo 48 kuukaudelle laskien on 543 976 euroa.
Nykyinen järjestelmä sisältää Titanian massalaskentaosiot työvuorojen suunnittelua varten. Tällä hetkellä suunnittelu- ja toteumaseurantaprosessit sisältävät paljon manuaalista työtä, mistä johtuen työvuorosuunnitteluprosessi on kankea ja vie paljon aikaa. Tarpeena on vähentää manuaalisen työn määrää, sujuvoittaa työvuorosuunnitteluprosessi ja digitalisoida työaikatietojen käsittely.
Titaniaan on saatavilla laajennuksena Sähköinen asiointi -ohjelmistopalvelu. CGI Suomi Oy on 30.8.2021 antanut tarjouksen (Tarjous T10250702), joka sisältää käyttöoikeudet seuraaviin Titanian Sähköisen asioinnin osioihin:
- Perusosat, käyttöönottoprojektin arvonlisäveroton kertahinta
89 000 euroa
- Perusosat, arvonlisäveroton jatkuvien palvelujen yhteishinta
59 128 euroa/vuosi
- Työpanoksen kohdistaminen ja julkaisu tietokantaan
- Työvuorotoiveet
- Suunnitellun ja toteutuneen työajan tarkastelu henkilön, suunnittelupisteen ja organisaation näkökulmista
- Toteumatietojen kirjaus
- Raportointi (työaikatietojen raportointi yksittäisen henkilön, suunnittelupisteen, lähijohdon ja hallinnon näkökulmista)
- Optiot
- Yhteisöllinen työvuorosuunnittelu, arvonlisäveroton hinta
14 844 euroa/vuosi
- Sähköinen vahvistaminen ja hyväksyminen sekä arkistointegraatio, arvonlisäveroton hinta 14 844 euroa/vuosi
- Varahenkilöstö ja siihen liittyvä tekstiviestipalvelu, arvonlisäveroton hinta 16 713 euroa/vuosi
- Kertakirjautuminen, arvonlisäveroton hinta 11 167 euroa/vuosi
- HR Mukana - Titania (mobiilisovellus), arvonlisäveroton hinta 14 889 euroa/vuosi.
Lisähankinnan arvonlisäveroton arvo laskettuna 48 kuukaudelle ja sisältäen käyttöönottoprojektin, perusosat ja optiot on 615 340 euroa.
Lisähankinnan arvo ei mahdollista sen tekemistä sopimusmuutoksena.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki 1397/2016) 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan keinotekoisesta kaventamisesta
Suorahankinnan tekniset perustelut
Titanian Sähköinen asiointi -ohjelmistopalvelu integroituu Tampereen kaupungilla käytössä olevaan Titania Suunnittelu ja laskenta -järjestelmään ollen kiinteä osa sitä. Titanian sähköinen asiointi käyttää perusjärjestelmän taustarekistereitä. Sovellusten välisissä integraatioissa eri toimintojen työnkulut toimivat synkronoidusti keskenään huolehtien tiedon eheydestä. Sovellusten käyttämät käsitteet ovat yhteneväiset ja sähköisen asioinnin raportit ja työaikaan liittyvät päättelyt perustuvat perusjärjestelmän määrityksiin. Teknisesti integraatiototeutus perustuu sekä tilannekohtaisesti määritettyihin SOAP-integraatiosanomiin (tietojen lähetys, muutosten päivitys, lukitussanomat) että puhtaan XML:n lähettämiseen https-rajapinnan yli. Sovellusten väliset avainnukset ovat osin yhteisiä. Sähköisen asioinnin toiminnallisuuksien toteuttaminen Titaniasta erillisenä, toisen toimittajan ratkaisuna aiheuttaisi merkittävän riskin teknisestä yhteensopimattomuudesta ja tiedon eheyden menettämisestä sekä toisi kohtuuttomia haasteita erillisten sovellusten ylläpitoon.
Suorahankinnan yksinoikeudelliset perustelut
Titania Suunnittelu ja laskenta -järjestelmä on CGI Suomi Oy:n kehittämä. Järjestelmän immateriaalioikeudet kuuluvat CGI Suomi Oy:lle. CGI Suomi Oy ei voi liikesalaisuuksiensa säilyttämiseksi ja immateriaalioikeuksiensa turvaamiseksi sallia sähköisen asioinnin vaatimaa laajaa pääsyä toiselle toimittajalle immateriaalioikeuksilla suojattuun tuotteeseensa.
Edellä todetuin perustein hankinnan voi toteuttaa vain CGI Suomi Oy eikä muita vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole mahdollista käyttää. Kyse ei ole hankinnan keinotekoisesta kaventamisesta, vaan syyt suorahankinnan käyttämiselle ovat todelliset ja perustellut edellä todetulla tavalla.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungin tietohallintoyksiköstä.
Esitetään, että CGI Suomi Oy:n kanssa solmitaan toistaiseksi voimassa oleva hankintasopimus Titania Suunnittelu- ja laskenta -järjestelmän sähköinen asiointi -ohjelmistopalvelusta.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sami Kari. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.