Päätöksen perustelut
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin kirjastopalveluiden toimeksiannosta tarjouksia pääkirjasto Metson kahvilatoiminnasta kahden vuoden sopimuskaudeksi. Sopimuskausi alkaa 1.1.2022, olettaen että hankintapäätös saa lainvoiman joulukuun 2021 aikana. Käyttöoikeussopimusta on mahdollista jatkaa kolmen vuoden optiokaudella.
Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä käyttöoikeussopimus. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 20.10.2021 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Hankintayksikkö korjasi 1.11.2021 tarjousten jättämisen määräajan vastaamaan hankintalain 121 §:n vaatimuksia.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska hankinta muodosti yhden yhtenäisen hankintakokonaisuuden.
Tarjouksen jätti määräaikaan 15.11.2021 klo 12:00 mennessä yksi yritys: Vinedu Oy (0935345–1).
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 104 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Tarjouskilpailuun osallistunut tarjous täytti tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Tarjouskilpailuun saatiin vain yksi tarjous, joten tarjousvertailua ei voitu tehdä.
Mikäli tarjousvertailu olisi tehty, olisi kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetty parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
- Hinta, max. 50 vertailupistettä
- Laatu, max. 50 vertailupistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet olisivat jakautuneet seuraavasti osioihin:
- Ostoskori, max. 15 vertailupistettä
- Kokouspaketit, max. 15 vertailupistettä
- Vuokra, max. 20 vertailupistettä
Osiossa Ostoskori kokonaisvertailuhinta olisi muodostunut seuraavasti painotettujen yksikköhintojen summana:
- Pieni kahvi *15
- Iso kahvi *15
- Erikoiskahvi latte *15
- Erikoiskahvi cappuccino *15
- Pussitee *15
- Kaakao *5
- Virvoitusjuoma *20
- Vesipullo *10
- Pillimehu *20
- Suolainen piirakkapala tai vastaava *5
- Täytetty juusto-/leikkelesämpylä *5
- Täytetty kasvissämpylä *5
- Täytetty juusto-/leikkeleruisleipä *5
- Täytetty kasvisruisleipä *5
- Makea piirakkapala tai vastaava *5
- Korvapuusti tai vastaava *5
- Salaattilounas *15
- Keittolounas *10
Osiossa Kokouspaketit kokonaisvertailuhinta olisi muodostunut seuraavasti painotettujen yksikköhintojen summana:
- Kokouspaketti 1 *2
- Kokouspaketti 2 *2
- Kokouspaketti 3 *1
Osiossa Vuokra kokonaisvertailuhinta olisi ollut tarjottu vuokra.
Hintavertailussa vertailupisteet olisi laskettu kunkin osion (Ostoskori, Kokouspaketit, Vuokra) osalta seuraavasti: Kokonaisvertailuhinnaltaan edullisin tarjous olisi saanut osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet olisi laskettu siten, että edullisimman tarjouksen kokonaisvertailuhinta (X) jaettiin kyseisen tarjouksen kokonaisvertailuhinnalla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaispisteet olisivat jakautuneet seuraavasti osioihin:
- Vastuullisuus, max. 30 vertailupistettä
- Asiakaslähtöisyys, max. 18 vertailupistettä
- Muut, max. 2 vertailupistettä
Osiossa Vastuullisuus vertailupisteitä olisi saanut seuraavasti:
- Palveluntuottaja kiinnittää sopimuskaudella erityistä huomiota kahvin/teen/kaakaon alkuperään ja painotetaan vastuullista tuotantoa (Kyllä = 7,5 pistettä, Ei = 0 pistettä)
- Palveluntuottaja kiinnittää sopimuskaudella erityistä huomiota lähi- ja luomuruokaan ja pyrkii kasvattamaan näiden osuutta tarjonnassaan siinä määrin kuin se on tarkoituksenmukaista eikä nosta olennaisesti hintoja. Lähiruualla tarkoitetaan tuoretta ruokaa, joka kulkee kuluttajalle lyhyen matkan vain muutaman toimijan kautta. (Kyllä = 7,5 pistettä, Ei = 0 pistettä)
- Palveluntuottaja kannustaa sopimuskaudella asiakkaita kestävään kulutukseen ja ruokatuotantoon painottamalla kasvisruoka- ja vegaanivaihtoehtoja kahvilan ruokalistalla ja lisäämällä eri tavoin niiden menekkiä. (Kyllä = 7,5 pistettä, Ei = 0 pistettä)
- Palveluntuottaja korostaa sopimuskaudella aitoa vuoden kierron mukaista kausiruokaa tarjonnassaan ja viestinnässään, sekä vahvistaa asiakkaiden ymmärrystä ruoan tuotannon ja luonnonolosuhteiden välisestä riippuvuudesta. (Kyllä = 7,5 pistettä, Ei = 0 pistettä)
Osiossa Asiakaslähtöisyys vertailupisteitä olisi saanut seuraavasti:
- Palveluntuottaja kehittää tuotevalikoimaa sopimuskaudella aktiivisesti asiakaspalautteen perusteella (huomioiden, että valikoima täyttää sille asetetut vaatimukset ja sisältää vähintään Ostokori-kohdassa luetellut tuotteet). (Kyllä = 8 pistettä, Ei = 0 pistettä)
- Palveluntuottaja kiinnittää sopimuskaudella erityistä huomiota siihen, että valikoimassa on aina vähintään muutamia markkinahintaan nähden huomattavasti edullisempia tuotteita tarjolla. (Kyllä = 10 pistettä, Ei = 0 pistettä)
Osiossa Muut vertailupisteitä olisi saanut seuraavasti:
- Valikoimassa on tarjolla pussiteen lisäksi haudutettu tee. (Kyllä = 2 pistettä, Ei = 0 pistettä)
Vertailupisteet olisi pyöristetty tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella. Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet olisi laskettu yhteen.
Vinedu Oy:n tarjous oli hinnoiltaan ja laadultaan hyväksyttävä. Vinedu Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen poissulkemisperusteisiin (hankintalain 80 § ja 81 §) tai soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkistamista. Hankintalain 79 §:n 2 mom. mukaan sopimusta ei voi tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka olisi tullut sulkea menettelystä 80 §:n nojalla tai joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Vinedu Oy täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Vinedu Oy on ennen hankintapäätöstä toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. Vinedu Oy:n on ennen käyttöoikeussopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyotteet) ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tuomi Logistiikka Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi hankintavastaava Carita Isomäki. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat kirjastopalvelujohtaja Niina Salmenkangas, kokoelmapäällikkö Maarit Helen ja taloussuunnittelija Maaret Kastelli.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kirjastopalvelujohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Niina Salmenkangas. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 2 000 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option käytön. Hankintayksikkö on laskenut käyttöoikeussopimuksen kokonaisarvon arvioimalla sopimuksensaajan sopimuksen voimassaoloaikana tuottaman liikevaihdon ilman arvonlisäveroa.
Tampereen kaupungin Sivistyspalvelujen palvelualueen toimintasäännön liitteenä olevan delegointimatriisin mukaan kirjastopalvelujohtaja päättää irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta sekä sopimusten hyväksymisestä lautakunnan palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.