Päätöksen perustelut
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin tietohallinnon toimeksiannosta tarjouksia Liferay-portal ylläpito-, tuki- ja kehityspalveluiden hankinnasta kolmen vuoden sopimuskaudeksi. Sopimuskausi alkaa 1.1.2022, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös saa lainvoiman joulukuun 2021 aikana. Sopimusta on mahdollista jatkaa yhden vuoden mittaisella optiokaudella.
Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 19.10.2021 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Kilpailun aikaansaamiseksi tieto tarjouskilpailusta lähetettiin kuudelle (6) alan yrittäjälle hankintailmoituksen julkaisun jälkeen.
Hankinnasta lähetettiin korjausilmoitus julkaistavaksi HILMA-palveluun 10.11.2021. Korjausilmoituksella hankintayksikkö tarkensi tavoitehinnan laskentaa.
Hankintaa ei oltu jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Tarjouksen jätti määräaikaan 17.11.2021 klo 12:00 mennessä yksi yritys: Valamis Group Oy (Y-tunnus 1867943-7).
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 104 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö pyysi Valamis Group Oy:lta täsmennystä tavoitehinnan ja ylläpidon kiinteän kuukausimaksun hinnoitteluun liittyen. Täsmennyspyynnöllä haluttiin varmistua tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuudesta. Valamis Group Oy toimitti hyväksyttävän selvityksen täsmennyspyyntöön asetettuun määräaikaan mennessä. Valamis Group Oy:n tarjous täytti tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Tarjouskilpailuun saatiin vain yksi tarjous, joten tarjousvertailua ei voitu tehdä.
Mikäli tarjousvertailu olisi tehty, olisi kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetty parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
- Hinta, max. 60 vertailupistettä
- Laatu, max. 40 vertailupistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet olisivat jakautuneet seuraavasti osioihin:
- Tavoitehinta, max. 30 vertailupistettä
- Yksikköhinnat, max. 30 vertailupistettä
Osiossa "Tavoitehinta" pyydettiin yksi hinta, joka olisi toiminut kyseisen osion vertailuhintana.
Osio "Yksikköhinnat" jakautui seuraaviin alaosioihin:
- Ylläpito- ja tukipalvelut (max. 15 vertailupistettä)
- Ylläpito- ja tukipalveluiden kiinteä kuukausimaksu (max. 7,5 vertailupistettä)
- Ylläpito- ja tukipalveluiden tuntihinta (max. 7,5 vertailupistettä)
- Jatkokehittäminen (max. 15 vertailupistettä)
Ala-osioissa "Ylläpito- ja tukipalveluiden kiinteä kuukausimaksu" sekä "Ylläpito- ja tukipalveluiden tuntihinta" pyydettiin kummassakin yksi hinta, joka olisi toiminut kyseisen alaosion vertailuhintana. Ala-osiossa "Jatkokehittäminen" vertailuhinta olisi muodostunut kyseisessä alaosiossa annettujen yksikköhintojen summana.
Kussakin kohdassa, vertailuhinnaltaan edullisin tarjous olisi saanut osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten kohdan vertailupisteet olisi laskettu siten, että edullisimman tarjouksen vertailuhinta (X) olisi jaettu kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottu kohdan maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaispisteet jakautuivat seuraavasti osioihin:
- Nimettyjen henkilöiden vähimmäisvaatimukset ylittävä kokemus, max. 10 vertailupistettä
- Nimetty ohjelmistokehittäjä 1, max. 5 vertailupistettä
- Ylläpito- ja tukipalveluiden siirron referenssi (On=2,5 vertailupistettä, Ei ole=0 vertailupistettä)
- Monitoimittajaympäristössä tuotetun palvelun referenssi (On=2,5 vertailupistettä, Ei ole=0 vertailupistettä)
- Nimetty ohjelmistokehittäjä 2, max. 5 vertailupistettä
- Ylläpito- ja tukipalveluiden siirron referenssi (On=2,5 vertailupistettä, Ei ole=0 vertailupistettä)
- Monitoimittajaympäristössä tuotetun palvelun referenssi (On=2,5 vertailupistettä, Ei ole=0 vertailupistettä)
- Jatkuvien palveluiden kuvaus, max. 30 vertailupistettä
Jatkuvien palveluiden kuvauksen suunniteltu arviointi ja pisteytys on kuvattu tarkemmin hankintapäätöksen Liitteellä 1. Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet olisi laskettu yhteen.
Valamis Group Oy:n tarjouksen hinnoittelu ja laatu on tarkastettu. Hintojen markkinahintojenmukaisuudesta on varmistuttu mm. edellä mainitun täsmennyspyynnön perusteella. Valamis Group Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Valamis Group Oy täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Valamis Group Oy on ennen hankintapäätöstä toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tuomi Logistiikka Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi hankintavastaava Carita Isomäki. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat ICT-palveluvastaava Terhi Suuronen, projektisuunnittelija Laila Aimo, ICT-päällikkö Juha Kihlakaski, hankinta-asiantuntija Tiina Launiainen ja viestintäsuunnittelija Anna-Maria Rauhala.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Terhi Suuronen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 98 700 euroa vuodessa eli noin 395 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option käytön.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.