Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungilla on 29.11.2002 solmittu toistaiseksi voimassa oleva sopimus ”ATK-järjestelmän toimittamisesta ja siihen liittyvistä palveluista”, joka koskee sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä Effican ylläpitoa (Dno SOTE 6297/18/2001). Palvelun nykyinen toimittaja on TietoEVRY Oy. Sopimuksen nykyinen arvo 48 kuukaudelle laskien on noin 1 640 000 euroa.
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 784/2021 tuli voimaan 1.11.2021. Asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon toimijat liittymään Kanta-palveluihin. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on Kanta-palvelu, joka mahdollistaa sähköisten sosiaalihuollon asiakastietojen aktiivisen käytön ja tietoturvallisen säilyttämisen. Liittymisen on tarkoitus tapahtua vuoden 2022 alussa.
Toimintaa ohjaa myös laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Lain tarkoituksena on toteuttaa yhdenmukaisia menettelytapoja käsiteltäessä sosiaalihuollon asiakasta koskevia tietoja ja siten edistää sosiaalihuollon tehtävien asianmukaista hoitamista.
Edellä mainittujen lakien mukainen Kanta-palveluihin liittyminen ja asiakastietojen kirjaaminen edellyttää muutoksia käytössä olevaan sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmään ja raportointiin sekä tietovarastointiin. Näitä muutoksia varten Tampereella on käynnistetty SosKanta-projekti vuonna 2020. Projektissa perustetaan Effica-järjestelmä uudestaan tyhjään tietokantaan, jotta se pystytään yhdistämään sosiaalipalvelujen valtakunnalliseen Kanta-arkistoon. Tämä toimenpide rikkoo Tampereen nykyisen sosiaalipalvelujen raportointiratkaisun, joka perustuu aikanaan kaupungin omana työnä rakentamaan rajattuun kyselykokonaisuuteen toiminnallisesta kannasta. Raportointi on kriittinen osa palvelujen operatiivista sekä tiedolla johtamista, joten uusi raportointiratkaisu tarvitaan välttämättä. Raportoinnin hankkimatta jättämisestä seuraisi se, että toiminnan johdolla ei olisi käytössä sitä tietoa, jota se tarvitsee tuloksellisen johtamisen toteuttamiseksi. Myös hyvinvointialueen valmistelun näkökulmasta tilanne, jossa Tampereella ei ole toimivaa raportointia, olisi kestämätön.
Efficaan on saatavilla laajennuksena Fakta tietovarasto -komponentti. TietoEVRY Oyj on 15.9.2021 antanut tarjouksen (Tarjous 2122973), joka sisältää käyttöoikeuden Fakta-tietovarastoon ja sen rajapintaan. Valmistelussa on todettu, että seuraavat tarjotut tietokantakuutiot eivät ole Tampereelle tarpeellisia:
- Resurssikustannus
- Maahanmuutto
- Tilasto-organisaatio
- Ajanvaraus
- Kysely-kuutio
- Yhteydenotot
Hankinnan arvonlisäveroton arvo laskettuna 48 kuukaudelle on 413 600 euroa.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki 1397/2016) 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan keinotekoisesta kaventamisesta
Suorahankinnan tekniset perustelut
Tampereen kaupungin nykyinen sosiaalipalvelujen raportointiratkaisu perustuu aikanaan kaupungin omana työnä rakentamaan rajattuun kyselykokonaisuuteen toiminnallisesta tietokannasta. Toteutus on toimivanakin suppeampi kuin tämän hetken tiedolla johtamisen tarve edellyttää, eikä ratkaisulla ole järjestelmätoimittajan tukea. Kaupungilla ei ole enää omassa organisaatiossa niitä henkilöitä tai sitä osaamista, jolla nykyinen ratkaisu on aikanaan toteutettu. Nykyisen ratkaisun kopioiminen olisi mahdollista muttei sen laajentaminen.
Tampereen kaupunki pyysi TietoEVRY:ltä tarvittavia kuvauksia Effica-järjestelmän tietokannasta raportointiratkaisun kilpailuttamiseksi. TietoEVRY on todennut kuvausten olevan liikesalaisuus, joita se ei anna ulkopuolisten käyttöön. Kolmansien toimijoiden on mahdollista kytkeytyä Effica-järjestelmän tietokantaan TietoEVRYn toimittaman Fakta-tietovaraston rajapinnan kautta.
Tampereen kaupungin ja TietoEVRY:n välinen sopimus Effica-järjestelmästä (Dno SOTE 6297/18/2001) ei velvoita järjestelmätoimittajaa avaamaan pääsyä järjestelmän toiminnalliseen tietokantaan tai avustamaan sinne toteutettujen ratkaisujen rakentamisessa. Ilman järjestelmätoimittajan antamaa rajapintakuvausta tai järjestelmätoimittajan tarjoamaa tukea, toiminnallisen tietokannan takaisinmallintaminen on erittäin kompleksista, mikäli se on edes realistisesti tehtävissä. Raportoinnin ylläpidossa ei myöskään ole kyse vain kertaluontoisesta toimenpiteestä, vaan raportointia täytyy ylläpitää vastaamaan toiminnallisen tietokannan rakenteita, jotka voivat muuttua muun muassa velvoittavien lakimuutosten vuoksi. Tällainen velvoite sosiaalipalvelujen Kantaan liittymisestä rikkoi Tampereen nykyisen raportointijärjestelmän. Tällaisten muutosten päivittäminen tilanteessa, jossa varsinaisen järjestelmän toimittajalla ei ole avustamisvelvoitetta, ovat erittäin vaikeita. Tämän vuoksi kolmannen tahon rakentama raportoinnin järjestelmä ei olisi sillä tavoin vakaa tai tuettu, mitä kaupungin tarpeet edellyttävät.
Suorahankinnan yksinoikeudelliset perustelut
Raportointiratkaisun rakentaminen perustuu datan ekstraktointiin ja jalostamiseen sosiaalihuollon Effican tuotantotietokannasta. Tämä tietokantarakenne on TietoEVRY:n liikesalaisuus.
Edellä todetuin perustein hankinnan voi toteuttaa vain TietoEVRY Oyj eikä muita vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole mahdollista käyttää. Kyse ei ole hankinnan keinotekoisesta kaventamisesta, vaan syyt suorahankinnan käyttämiselle ovat todelliset ja perustellut edellä todetulla tavalla.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungin tietohallintoyksiköstä.
Esitetään, että TietoEVRY:n kanssa solmitaan toistaiseksi voimassa oleva hankintasopimus Effican Fakta-tietovarastosta.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Anssi Rummukainen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.