Päätöksen perustelut
Sivistyspalvelujen palvelualueen johtaja Lauri Savisaari ja tietohallintojohtaja Jarkko Oksala:
Espoo, Oulu, Tampere, Turku, Vantaa ja Kuntien Tiera Oy ovat solmineet DigiOne-yhteistyösopimuksen, jolla kaupungit ja Tiera ovat sopineet kasvatuksen ja koulutuksen DigiOne-palvelualustan rakentamisesta sekä yhteistyöstä, jolla palvelualusta ja sen ympärille muodostuva ekosysteemi toteutetaan (konsernijohtaja 2.11.2020 § 123). Jyväskylä ja Lahti ovat liittyneet yhteistyösopimukseen myöhemmin hankkeen aikana kumpikin omalla sopimuksellaan (konsernijohtaja 17.2.2021 § 20 ja 11.3.2021 § 24).
Yhteistyösopimus solmittiin vuonna 2020, jolloin kehittämisen puitteet määriteltiin ja jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen ylläpitomaksuista tehtiin arvio. Tavoitteena on laatia vuoden 2022 aikana mukana olevien kuntien ja Tieran välille asiakaskohtaiset palvelusopimukset hankkeen jälkeiselle ajalle DigiOne-palvelujen siirtyessä jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen. Näihin palveluihin sisältyvät DigiOne vaikutteiset palvelut Kodin ja koulun yhteistyön palvelu, Luku- ja työjärjestysten hallinnan palvelu sekä Hakemisen, dokumentoinnin ja päätöksenteon palvelu.
Vuoden 2020 aikana markkinakeskustelujen ja vuonna 2021 toteutettujen kilpailutusten myötä on määritetty tarkemmin haluttu palvelujen laatu- ja kustannustaso. Neuvottelumenettelynä toteutettujen kilpailutusten neuvotteluvaiheiden aikana on todettu tarve maksaa palvelujen tuottajille osasta tehtävästä kehitystyöstä, jota ne tulevat tekemään hankevaiheessa, sekä nostaa aiemmin arvioitua jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen ylläpitomaksun tavoitetasoa, jotta haluttu laatutaso voidaan saavuttaa. Kustannukset on käsitelty hankkeen ohjausryhmässä, jossa edelläkävijäkunnilla ja Tieralla on edustus.
DigiOne vaikutteisten palvelujen kehitystyötä koskevalla sopimuksella sovitaan palvelujen hankevaiheen kehitystyön kustannuksista, joista ei ole sovittu yhteistyösopimuksessa, sekä Tieran hankkeen aikaisesta palvelujen kehittämiseen liittyvistä velvollisuuksista. Sopimuksella täsmennetään palvelujen kehittämiseen liittyviä vastuita yhteistyösopimukseen nähden.
Osapuolet sopivat erikseen yhteistyösopimuksessa kuvatuin tavoin jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen ehdoista asiakaskohtaisessa palvelusopimuksessa, mm. palvelujen tuottamisesta ja ylläpitomaksujen määrästä. DigiOne vaikutteisten palvelujen kehitystyötä koskevassa sopimuksessa sovitut ylläpitomaksuun vaikuttavat erät oteaan huomioon asiakaskohtaista palvelusopimusta sovittaessa.
DigiOne vaikutteisten palvelujen kehitystyötä koskevalla sopimuksella kehitettäväksi sovittavat palvelut nostavat ylläpitomaksun yli yhteistyösopimuksessa aiemmin arvioidun lähtökohtaisen maksimitason 6,00 euroa/oppija/vuosi. Palvelujen arvioitu nostava vaikutus ylläpitomaksun maksimitasoon on 2,88 euroa/oppija/vuosi (yhteensä noin 466 000 euroa/vuosi/160 000 oppijaa) eli ylläpitomaksu on 8,88 euroa/oppija/vuosi.
Siltä osin kuin DigiOne vaikutteisten palvelujen kehitystyötä koskevassa sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan yhteistyösopimusta ja sen liitteitä mukaan lukien yhteistyösopimuksen hallintamalli.
Hallintosäännön 36 §:n 27)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää yhteishankittavista tuoteryhmistä ja tuotteista sekä niihin liittyvistä toimintatavoista, sopimuksista ja sitoumuksista sekä 31)-kohdan mukaan sopimusten hyväksymisestä, ellei muualla toisin määrätä.