Päätöksen perustelut
Tuomi Logistiikka Oy kilpailutti Tampereen kaupungin konsernihallinnon tietohallintoyksikön toimeksiannosta digitaalisen arkistojärjestelmän hankinnan. Hankinta kilpailutettiin toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle. Sopimuskausi pyritään käynnistämään mahdollisimman pian hankintapäätöksen saatua lainvoiman.
Hankintaa ei jaettu osiin, sillä se ei ollut riskien- ja sopimushallinnan kannalta tarkoituksenmukaista.
Hankinta sisälsi pakolliset optiot koskien lisätallennustilaa sekä Yksa-integraation toteutusta ja ylläpitoa.
Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 21.10.2021 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Hankintailmoitukseen tehtiin korjausilmoitus, joka lähetettiin julkaistavaksi 16.11.2021. Korjausilmoituksella korjattiin liitteessä oleva kaavavirhe.
Tarjouksen jätti määräaikaan 24.11.2021 klo 12.00 mennessä seuraavat viisi tarjoajaa:
- CGI Suomi Oy (Y-tunnus 0357502-9)
- Disec Oy (Y-tunnus 2050571-9)
- Telia Finland Oyj (Y-tunnus 1475607-9)
- Triplan Oy (Y-tunnus 2628857-5)
- Visma Consulting Oy (Y-tunnus 1988069-3)
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen:
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.
CGI Suomi Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnön vaatimuksia ehdottomien vaatimusten osalta. Disec Oy:n tarjous oli puutteellinen vaadittujen dokumenttien osalta. CGI Suomi Oy sekä Disec Oy esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta.
Jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa.
Telia Finland Oyj:lle lähetettiin täsmennyspyyntö koskien varsinaisen tarjousdokumentin ja ESPD-lomakkeen välistä ristiriitaa. Telia Finland Oyj toimitti hyväksyttävän selvityksen asetettuun määräaikaan mennessä. Täsmennyspyyntö tehtiin, jotta voitiin varmistua menettelyn oikeellisuudesta. Täsmennyspyyntöön saadun vastauksen perusteella Telia Finland Oyj:n tarjous täytti tarjouspyynnön vaatimukset.
Myös Triplan Oy:n ja Visma Consulting Oy:n tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu:
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatu -suhdetta seuraavin painotuksin:
- Hinta, maksimipisteet 30 vertailupistettä
- Laatu, maksimipisteet 70 vertailupistettä
Hinnan pisteytys tehtiin vertailemalla tarjottuja vertailuhintoja. Vertailuhinta muodostettiin kaavalla, jossa laskettiin yhteen arvioidun käytön perusteella painotetut hintarivit. Edullisimman vertailuhinnan antanut tarjous sai vertailuun hinnan maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten hinnat suhteutettiin tähän hintaan kaavalla: (edullisin annettu vertailuhinta / pisteytettävän tarjouksen vertailuhinta) * hinnan maksimivertailupisteet.
Laadun pisteet jakaantuvat osioittain seuraavasti:
Osio 1: Vaatimukset, maksimipisteet 28 vertailupistettä
Osio 2: Käytettävyyden arviointi, maksimipisteet 21 vertailupistettä
Osio 3: Projektisuunnitelma, maksimipisteet 21 vertailupistettä
Laadun jokainen osio arvioitiin erikseen. Osiossa 1 tarjousten pisteytys perustui annettuihin kyllä/ei-vastauksiin. Kyllä-vastauksista sai rivikohtaisesti raakapisteitä (maksimipisteet 149 raakapistettä). Osion 2 arviointi on kuvattu liitteellä 2 – Pisteet ja perustelut – Käytettävyysarviointi. Osion 3 arviointi on kuvattu liitteellä 3 – Projektisuunnitelmien pisteytystaulukko.
Laadun kokonaispisteet saatiin laskemalla yhteen osioiden vertailupisteet. Kustakin osiosta parhaat raakapisteet saanut tarjous sai osion maksimivertailupisteet. Muut tarjoukset suhteutettiin parhaisiin pisteisiin kaavalla: (vertailtavan tarjouksen osion raakapisteet / osion parhaan tarjouksen raakapisteet) * osion vertailupisteet.
Lopulliset kokonaisvertailupisteet muodostettiin laskemalla yhteen hinnan vertailupisteet ja laadun eri osioista saadut vertailupisteet. Tarjoukset asetettiin paremmuusjärjestykseen kokonaisvertailupisteiden perusteella.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet olivat seuraavat:
- Telia Finland Oyj: 99,70 vertailupistettä
- Triplan Oy: 81,50 vertailupistettä
- Visma Consulting Oy: 76,00 vertailupistettä
Tarkempi tarjousten vertailu hintoineen ja pisteineen on kuvattu päätöksen liitteissä olevilla vertailutaulukoilla. Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Telia Finland Oyj kokonaisvertailupisteillä 99,70. Telia Finland Oyj esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen:
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen poissulkemisperusteisiin (hankintalain 80 § ja 81 §) tai soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkistamista. Hankintalain 79 §:n 2 mom. mukaan sopimusta ei voi tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka olisi tullut sulkea menettelystä 80 §:n nojalla tai joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn tarjoajan soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Telia Finland Oyj täytti tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Telia Finland Oyj:n tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset on tarkistettu hyväksytysti ennen hankintapäätöstä VastuuGroup.fi -palvelusta. Telia Finland Oyj:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava hyväksyttävät rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote ja yhteisösakko-ote).
Hankinnan arvioitu kokonaisarvo sitoumuksetta on neljältä ensimmäiseltä vuodelta noin 700 000 euroa sisältäen mahdollisten optioiden käytön. Hankinnan arvioitu arvo sitoumuksetta ensimmäiseltä vuodelta on noin 274 000 euroa sisältäen käyttöönoton. Tämän jälkeen hankinnan arvioitu vuosiarvo on sitoumuksetta noin 142 000 euroa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintapäätös perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa, josta niitä voi tarvittaessa tiedustella (hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi).
Hankinnan valmistelijoina toimi moniammatillinen työryhmä.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT- hankinnoista, ICT- sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta sekä Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.