Päätöksen perustelut
Hankinnan kohteena oli sisäisen tarkastuksen palveluhankinta, joka kohdistuu sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman mukaiseen kahteen erilliseen tarkastukseen.
Palvelu hankitaan pienhankintana, sillä kaupunki valmistelee parhaillaan Tuomi Logistiikka Oy:n kanssa yhteishankintaa sisäisen tarkastuksen palveluista, jota koskevan sopimuksen voimassaolo alkaa arviolta toukokuussa 2022. Ennen sopimuksen voimaanastumista sisäisen tarkastuksen palvelut joulukuusta 2021 alkaen hankitaan pienhankintoina, joiden yhteenlaskettu arvo alittaa hankintalain kansallisen kynnysarvon.
Kyseessä on näin ollen kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, eikä hankintaan sovelleta lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista. Hankintamenettely on toteutettu kuitenkin laissa mainitun rajoitetun menettelyn kaltaisena.
Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse kuudelle palveluntarjoajalle 31.12.2021 ja tarjouksia liitteineen pyydettiin sähköpostitse 17.1.2022 klo 12.00 mennessä.
Tarjouspyynnön mukaan toteutettavat tarkastukset ovat palkanlaskentapalvelun poikkeamien hallinta sekä Tampereen Vesi Liikelaitoksen hankintojen hallintaa koskeva seurantatarkastus.
Tarjoukset pyydettiin seuraavilta tarjoajilta:
- Tvenda Oy
- PwC Suomi
- Deloitte Finland
- BDO Oy
- EY Suomi
- Talvea
Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa: BDO Oy ja PwC Suomi. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti hinnaltaan edullisin tarjous. Tarjoajan tuli antaa tarjouksessaan päivähinta (euroa/htp), jolla se sitoutuu tuottamaan molemmat tarkastukset, joihin on varattu yhteensä 20 henkilötyöpäivää.
BDO Oy:n tarjouksen arvonlisäveroton päivähinta on 1 320 euroa/henkilötyöpäivä. PwC Suomen tarjouksen arvonlisäveroton päivähinta on 1 600 euroa/henkilötyöpäivä. PwC Suomi Oy:n tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen, sillä tarjoukseen oli kirjattu varaus oikeudesta neuvotella yksittäisistä sopimusehdoista.
Edellä mainitun perusteella BDO Oy:tä (y-tunnus 2776089-4) esitetään toteuttajaksi. Tarkastuksista on mahdollista laskuttaa tilaajalta tarjouspyynnön mukaisesti yhteensä korkeintaan 20 henkilötyöpäivää ja korkeintaan puoli päivää raportoinnista kaupunginhallitukselle, mikäli raportoinnista sovitaan erikseen. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on siis yhteensä enintään 27 060 euroa.
Valittu tarjoaja on toimittanut kaikki tarjouspyynnön mukaiset liitteet. Valittu tarjoaja täyttää asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjoajan nimeämät asiantuntijat täyttävät asetetut vähimmäisvaatimukset.
Hankinnasta laaditaan sopimus määräajaksi. Tarkastuksen on tarjouspyynnön mukaan arvioitu kestävän enintään 30.7.2022 asti. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintapäätös sitoo kaupunkia vasta kun sopimus on allekirjoitettu tai tilaus tehty.
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hallintosäännön (voimaan 1.8.2021) 36 §:n mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon palvelujen hankinnasta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty. Konsernijohtaja allekirjoittaa myös hankintasopimuksen.