Päätöksen perustelut
Yritys-CRM-järjestelmän määrittely ja hankinnan valmistelu -projektissa hankitulle yritysasiakkuudenhallinnan CRM-järjestelmälle (TRE:4191/02.07.01/2021) tarvitaan vuoden 2022 alusta ylläpito-, tuki- ja kehityspalvelut. Projektia on rahoitettu vuonna 2020 tietohallinnon keskitetystä ICT-kehittämismäärärahasta 40 000 eurolla (TRE:2345/02.05.00/2020) elinvoiman ja kilpailukyvyn salkun johtoryhmän 25.3.2020 käsittelyn mukaisesti sekä 130 000 eurolla vuonna 2021 (TRE:869/02.05.00 /2021 ja TRE:4583/02.05.00/2021) elinvoiman ja kilpailukyvyn salkun johtoryhmän 20.1.2021 sekä 9.6.2021 käsittelyn mukaisesti. Vuoden 2021 projektin kokonaiskustannusarvio on koko toteutusajalta 420 000 euroa. Projekti ei saa ulkopuolista rahoitusta.
Yritys-CRM-järjestelmä otetaan käyttöön vuoden 2022 alusta työllisyys- ja kasvupalveluissa, Tampereen seudun ammattiopisto Tredussa sekä elinkeinopalveluissa MVP-tasoisena (minimum viable product). Vuoden 2022 aikana järjestelmän ottavat käyttöön myös Business Tampere sekä Visit Tampere. Tulevina vuosina on suunnitteilla myös muita Tampereen kaupunkikonsernin yksiköiden käyttöönottoja. Yhteisellä yritysasiakkuudenhallinnan järjestelmällä tavoitellaan asiakastiedon hyödyntämistä asiakkaan ja organisaation tarpeisiin kaupunkitasoisesti kestävällä ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Yritysasiakastiedon systemaattinen hyötykäyttö organisaation sisällä edistää palveluprosessien tehostamista sekä toiminnan ennakointia, vaikuttavuutta ja asiakaslähtöisyyttä. Uusi järjestelmä myös vähentää käytössä olevien järjestelmien määrää, yksiköiden siirtyessä uuteen yhteiseen järjestelmään.
Kuntien Tiera Oy:ltä pyydettiin tarjous Yritys-CRM-järjestelmän ylläpito-, tuki- ja kehityspalveluiden tuottamisesta D365-ympäristöön (Microsoft Dynamics). Kuntien Tieran antamaan tarjoukseen sisältyy järjestelmän ylläpito-, tuki- ja kehityspalveluiden tuottaminen Microsoftin Dynamics CRM -järjestelmään ajalla 01.02.2022 - 31.12.2024. Kuntien Tiera Oy:n alihankkijana hankinnassa on Innofactor Oyj. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on enintään 500 000 euroa. Laskutus tapahtuu toteutuman mukaan.
Kuntien Tiera Oy on kunta-asiakkaidensa omistama, voittoa tavoittelematon yhtiö. Tieran yhtiöjärjestyksessä määrätään, että yhtiö toimii julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä, kuntien ja kuntasektorin hankintayksiköiden yhteistyön välineenä, ja että yhtiö palvelee julkisen edun edellyttämän julkisen palvelun toteuttamista. Kuntien Tiera Oy:n hallintoelimissä on mukana omistajien keskeisiä viranhaltijoita. Kaikki Tieran osakkeenomistajat käyttävät Tierassa hankintalain tarkoittamalla tavalla määräysvaltaa yhtiöjärjestyksen, yhtiökokouksen, ohjausryhmien, nimitysvaliokunnan ja hallituksen kautta. Tampereen kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakkeenomistaja.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Kuntien Tiera Oy tuottaa hankittavat palvelut Tampereen kaupungille sidosyksikköaseman perusteella. Kuntien Tiera Oy on kilpailuttanut lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisesti Sharepoint- ja Dynamics 365 -palvelut. Hankinnassa perustettiin puitejärjestely, jossa Sharepoint- ja Dynamics 365 -palveluja voidaan käyttää joko Kuntien Tiera Oy:n omaan käyttöön tai Tiera voi käyttää palvelua tuottaakseen palvelua omistaja-asiakkailleen. Kilpailutettu D365-kokonaisuus sisältää käyttöönottopalvelut, jatkuvat palvelut ja ylläpidon tuen, kehitys- ja asiantuntijatyöt sekä koulutuspalvelut. Kuntien Tiera Oy valitsi palvelujen ensisijaiseksi toimittajaksi Innofactor Oyj:n.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Terhi Suuronen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.7.2021 § 90) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999).