TRE:7602/00.01.01/2020
Vt. hallintojohtaja Jukka Varonen:
Tampereen kaupungin sopimushallintaa koskevalla konsernimääräyksellä annetaan kaupungin sopimushallintaa koskevia yleisiä määräyksiä. Sopimushallinnalla tarkoitetaan määräyksessä kaikkien sopimusten laatimiseen ja toimeenpanemiseen liittyvien toimintojen järjestämistä ja seurantaa. Tampereen kaupungin käytännön toiminnassa solmitaan useita erityyppisiä sopimuksia. Kaikkia kaupungin sopimuksia koskevat tietyin osin kaikki samat keskeiset asiat. Konsernimääräyksen tarkoituksena on kuvata ne keskeiset asiat, toimintatavat ja ohjeet, joita kaupungin sopimuksia laadittaessa ja sopimuskaudella tulee ottaa huomioon. Keskeistä kaupungin sopimuksia laadittaessa on huomioida kaupungin kokonaisetu.
Tampereen kaupunki on ottanut käyttöön sopimusten hallintaan Efecten sopimushallintajärjestelmän. Efecten sopimushallintajärjestelmä toimii kaupungin sopimusrekisterinä sekä sopimushallintaan käytettävänä järjestelmänä.
Pääosaa Tampereen kaupungin sopimuksista hallinnoidaan Efecten sopimushallintajärjestelmässä, josta sopimukset siirtyvät automaattisesti myös arkistointijärjestelmään. Efecten sopimushallintajärjestelmästä löytyvät kaupungin kaikki voimassa olevat sopimukset lukuun ottamatta sopimuksia, joita hallinnoidaan muissa järjestelmissä tai jotka luonteensa puolesta eivät sovellu yleiseen sopimustenhallintajärjestelmään, kuten esimerkiksi yksityisten henkilöiden kanssa tehdyt sopimukset. Jotta sopimusrekisteri pysyy ajan tasalla, sopimukset tulee tekemisen jälkeen viedä viivytyksettä sopimuksen hallinnoinnissa käytettävään järjestelmään. Ostolaskuja sisältävissä sopimuksissa tulee sopimus viedä Efecteen viimeistään ennen ensimmäisen sopimukseen liittyvän laskun saapumista.
Konsernijohtajan päätöksellä 18.12.2020 § 159 hyväksyttyä ja 1.1.2021 voimaan tullutta konsernimääräystä Tampereen kaupungin sopimushallinnasta on tarpeen päivittää Efecten käyttöönoton johdosta. Päivitetty konsernimääräys tulee vaiheittain voimaan. Ensimmäisessä vaiheessa Efecten käyttöönottavien yksiköiden eli sosiaali- ja terveyspalveluiden palvelualueen, konsernihallinnon sekä Tampereen Vesi Liikelaitoksen osalta päivitetty konsernimääräys tulee voimaan 1.1.2022. Muiden yksiköiden osalta päivitetty korsernimääräys tulee voimaan 1.4.2022. Tähän ajankohtaan mennessä Efecte arvioidaan otetuksi käyttöön kaikissa kaupungin yksiköissä.
Tampereen kaupungin konsernijohtajan päätösvalta perustuu Tampereen kaupungin hallintosäännön 36 §:n 2) kohtaan, jonka mukaan konsernijohtaja päättää kaupungin hallintoon, taloudenhoitoon ja toimintaan liittyvistä konsernimääräyksistä ja merkittävistä ohjeista.
Konsernihallinnolle, palvelualueille ja liikelaitoksille annetaan konsernimääräys Tampereen kaupungin sopimushallinta, Dnro TRE:7602/00.01.01/2020. Konsernimääräys tulee voimaan sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelualueen, konsernihallinnon sekä Tampereen Vesi Liikelaitoksen osalta 1.1.2022 alkaen ja muiden kaupungin yksiköiden osalta 1.4.2022 alkaen.
Konsernijohtajan päätöksellä 18.12.2020 § 159 Dnro TRE:7602/00.01.01/2020 hyväksytty konsernimääräys kumotaan 1.4.2022 lukien.