Päätöksen perustelut
Strategiajohtaja Reija Linnamaa ja suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö Iina Ojala:
Tampereen kaupunki teki suorahankinnan Raatihuoneen ravintolapalvelujen tuottamiseksi 9.3.2020 (konsernijohtaja 9.3.2020 § 37 Raatihuoneen ravintolapalveluiden suorahankinta, TRE:1805/02.07.01/2020). Hankintapäätöksestä julkaistiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 131 §:n mukainen suorahankintailmoitus HILMA-tietokannan kautta.
Päätöksen mukaisesti Raatihuoneen ravintolapalvelut hankittiin Särkänniemi Oy:ltä (0155085-6) sopimuskaudella 1.4.2020 - 31.3.2022. Päätöksen mukaan sopimuskautta on mahdollista jatkaa kahdella yhden vuoden optiokaudella. Tampereen kaupunki päättää optiokausien käyttöönotosta erillisellä päätöksellä. Optiokaudet on otettu huomioon hankinnan ennakoidun arvon laskennassa.
Särkänniemi Oy on tehnyt hinnan muuttamista koskevan esityksen optiokaudelle. Särkänniemi Oy on esittänyt, että mikäli tilaaja tekee palveluntuottajalle pyynnön tilaisuuden hoitamisesta alle sopimuksessa sovitun seitsemän vuorokauden määräajan ja tuottaja pystyy sen tuottamaan, tilaaja korvaa palveluntuottajalle ko. tilaisuuteen käytetyistä työtunneista +35 prosentin korotuksen.
Särkänniemi Oy:n esittämä hinnankorotus on katsottu tarkoituksenmukaiseksi. Voimassa olevan yhteistyösopimuksen aikana on todettu, että tilaisuuksien varmistumisaikataulu on entisestään lyhentynyt ja kaikkia edustustilaisuuksia ei pystytä vahvistamaan sopimuksen mukaisesti vähintään viikkoa ennen tilaisuutta. Yhteistyösopimuksen mukaisesti palveluntuottaja ei ole velvollinen tuottamaan alle viikon varoitusajalla tulevia tilaisuuksia. Palveluntuottaja on kuitenkin pyrkinyt palvelemaan tilaajaa myös näissä tilanteissa. On odotettavissa, että lyhyellä varoitusajalla tulevia tilaisuuksia tulee satunnaisesti myös jatkossa. Näitä tilaisuuksia on arvioitu toteutuvan keskimäärin kerran viikossa sesonkikuukausien aikana. Ennakoimattomat tilaisuudet aiheuttavat palveluntuottajalle ylimääräisiä kustannuksia, muun muassa raaka-aineiden ja työntekijäresurssin varmistaminen lyhyellä varoitusajalla.
Koska yhteistyösopimus Särkänniemi Oy:n kanssa on toiminut odotetusti, yhteistyötä esitetään jatkettavaksi optiokaudella 1.4.2022 - 31.3.2023. Optiokaudelle esitetään hyväksyttäväksi tuottajan esittämä hinnanmuutos, jonka mukaisesti lyhyellä varoitusalla tehtyjen tilaisuuksien osalta maksetaan +35 prosentin korotus työtuntien osalta.
Hinnan muutoksen arvo on vähäarvoinen ja jää alle 10 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta ja samalla muutoksen arvo alittaa hankintalain liitteen E kynnysarvon.
Hallintosäännön 36 § 28)-kohdan mukaisesti konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.