Päätöksen perustelut
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin elinvoima ja kilpailukyky palvelualueen toimeksiannosta tarjouksia koskien Tapahtumatekniikan palveluiden hankintaa.
Osatarjouksia ei hyväksytty, vaan tarjoajien tuli tarjota pyydettyä kokonaisuutta Tapahtumatekniikan palveluista. Hankintaa ei jaettu osiin, koska hankinta muodosti yhden yhtenäisen hankintakokonaisuuden.
Kyseessä on palveluhankinta neljän vuoden sopimuskaudeksi. Sopimuskausi alkaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman, mutta kuitenkin aikaisintaan 1.5.2022. Kyseessä on 3 palveluntuottajan puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisen muun erityisen palvelun hankinta. Hankintamenettelynä oli hankintalain 42 §:n mukainen puitejärjestely. Menettely toteutettiin hankintalain yleisten periaatteiden mukaisesti ja siinä huomioitiin avoimuus, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä asetettujen vaatimusten suhteellisuus.
Tarjousvaiheessa tilaaja julkaisi tarjouspyynnön, jonka perusteella tarjoajia pyydettiin jättämään tarjouksensa. Hankintayksikkö tarkisti saatujen tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarjousajan päätyttyä. Määräaikaan mennessä saatujen tarjouspyynnönmukaisten tarjousten perusteella tehtiin vertailu kohdassa "Tarjousten vertailu" kuvatun mukaisesti. Vertailun perusteella laaditaan hankintapäätös, jossa kolme parhaat kokonaisvertailupisteet saanutta tarjoajaa esitetään valittavaksi hankinnan palveluntuottajiksi. Valittavaksi esitettyjen tarjoajien soveltuvuus tarkistetaan hankintamenettely- ja yhteisösakko-otteita lukuunottamatta ennen hankintapäätöksen tekoa. Hankintamenettely- ja yhteisösakko-otteet tarkistetaan ennen sopimuksen laadintaa.
Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 03.02.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouksen jättivät määräaikaan 25.02.2022 klo 13.00 mennessä seuraavat 4 yritystä: Creative Technology Finland Oy (y-tunnus: 0952922-6), Oy Aku’s Factory Ltd (y-tunnus: 2238644-2), Profilight Oy (y-tunnus: 2324313-6) ja Rajupaja Oy (y-tunnus: 2956784-4).
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Varmistuakseen tarjousten tarjouspyynnönmukaisuudesta hankintayksikkö pyysi 18.03.2022 Profilight Oy:ltä täsmennystä tarjouksessa ilmenneeseen ristiriitaan. Profilight Oy toimitti hyväksyttävän selvityksen täsmennyspyyntöön asetettuun määräaikaan mennessä. Lisäksi hankintayksikkö lähetti 18.03.2022 täsmennyspyynnön Oy Aku’s Factory Ltd:lle liittyen tarjouksessa ilmenneeseen ristiriitaan. Oy Aku’s Factory Ltd toimitti hyväksyttävän selvityksen täsmennyspyyntöön asetettuun määräaikaan mennessä.
Hankintalain (1397/2016) 96 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Hankintayksikkö lähetti 18.03.2022 Creative Technology Finland Oy:lle, Oy Aku’s Factory Ltd:lle, Profilight Oy:lle ja Rajupaja Oy:lle täsmennyspyynnön koskien poikkeuksellisen alhaisia hintoja tarjouksella. Creative Technology Finland Oy, Oy Aku’s Factory Ltd, Profilight Oy ja Rajupaja Oy toimittivat hyväksyttävät selvitykset täsmennyspyyntöihin asetettuun määräaikaan mennessä.
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät näin ollen tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on käytetty parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
- Hinta, maksimipisteet 60 pistettä
- Laatu, maksimipisteet 40 pistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet (max. 60 vertailupistettä) jakautuivat seuraaviin palvelukokonaisuuksiin:
- Bränditapahtuma 1 (max. 40 vertailupistettä)
Mainitun palvelukokonaisuuden vertailupisteet jakautuivat seuraavasti:
a) Lavarakenne (max. 5 vertailupistettä)
b) Äänentoistojärjestelmä (max. 5 vertailupistettä)
c) Valotekniikka (max. 5 vertailupistettä)
d) Kuvatekniikka (max. 5 vertailupistettä)
e) LED-screenit (max. 5 vertailupistettä)
f) Henkilötyöaika (max. 5 vertailupistettä)
g) Kuljetukset (max. 5 vertailupistettä)
h) Kokonaishinta (max. 5 vertailupistettä)
- Bränditapahtuma 2 (max. 20 vertailupistettä)
Mainitun palvelukokonaisuuden vertailupisteet jakautuivat seuraavasti
a) Äänentoistojärjestelmä (max. 3,33 vertailupistettä)
b) Kuvatekniikka (max. 3,33 vertailupistettä)
c) Projisointipinnat (max. 3,33 vertailupistettä)
d) Henkilötyöaika (max. 3,33 vertailupistettä)
e) Kuljetukset (max. 3,33 vertailupistettä)
f) Kokonaishinta (max. 3,33 vertailupistettä)
Hintavertailussa kunkin osion vertailupisteet laskettiin seuraavasti: hinnaltaan edullisin tarjous sai osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että edullisimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaisvertailupisteet (max. 40 vertailupistettä) jakautuivat seuraaviin kokonaisuuksiin:
- Pisteytettävä referenssi (max. 10 vertailupistettä)
- Työturvallisuus ja työhyvinvointi (max. 15 vertailupistettä)
- Asiakastyytyväisyyskysely (max. 15 vertailupistettä)
Pisteytettävästä referenssistä vertailupisteet jaettiin seuraavasti:
- Toimeksiannon kohteena on tapahtuma, jossa valaistusta on käytetty kaupunkitilassa
näyttävästi. Tässä yhteydessä näyttävällä valaistuksella tarkoitetaan julkiseen
kaupunkipintaan heijastettavaa staattista tai liikkuvaa valoa tai videoprojisointia.
- Toimeksiannossa käytetty valaistus on ollut olennainen ja merkittävä osa toteutusta
- Tapahtuma on toteutettu aikavälillä 25.02.2017-25.02.2022.
Kyllä = 10 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä.
Työturvallisuuden ja työhyvinvoinnin kokonaisuuden vertailupisteet jakautuivat seuraavasti:
- Työturvallisuuskoulutus (max 10 vertailupistettä)
- Työhyvinvointi (max. 5 vertailupistettä)
Työturvallisuuskoulutusta koskevassa osiossa tarjoajan pisteet laskettiin seuraavasti:
Tarjoaja ilmoitti tarjouksellaan, montako koulutustuntia se sitoutuu järjestämään sopimuskauden aikana. Lisäksi tarjoaja ilmoitti kuinka monelle henkilölle koulutusta sitoudutaan järjestämään. Se, kuinka monelle henkilölle koulutusta järjestetään, määritteli millä kertoimella tarjoajan ilmoittama tuntimäärä kerrottiin. Kertoimet olivat seuraavanlaiset:
- 1hlö = kerroin 1
- 2 hlö = kerroin 2
- 3 hlö = kerroin 3
- 4 hlö = kerroin 4
- 5 hlö tai enemmän = kerroin 5
Tarjoajan ilmoittama koulutustuntien määrä kerrottiin yllä olevan taulukon osoittamalla kertoimella.
Osion vertailupisteet laskettiin seuraavasti. Pisteiltään korkein tarjous sai osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä (10 vertailupistettä). Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että kyseisen tarjouksen pistemäärä (X) jaettiin korkeimman tarjouksen pistemäärällä (Y) ja kerrottiin osion maksimivertailupisteillä (X/Y*maksimivertailupisteet).
Työhyvinvointia koskevassa osiossa vertailupisteitä sai seuraavasti:
- Tarjoaja huomioi työvuorosuunnittelulla riittävän vapaapäivien ja lepoaikojen toteutumisen.
Kyllä = 5 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä.
Asiakastyytyväisyyttä arvioitiin tarjoajan aiemmin tuottaman palvelun osalta. Arvioinnissa käytettiin viisiportaista Likert-asteikkoa: 0=heikko tai ei arvioitavissa; 1=täysin eri mieltä; 2=jokseenkin eri mieltä; 3=ei samaa eikä eri mieltä; 4=jokseenkin samaa mieltä; 5=täysin samaa mieltä sekä kyllä/ei -vastauksia. Arviointiasteikolla 0-5 arvioitavista kohdista kertyi saadun arvosanan mukaisesti 0-5 pistettä. Yhdestä kyselystä maksimipistemäärä oli 50 pistettä. Kahdesta kyselystä saadut pisteet laskettiin yhteen, josta muodostui tarjoajan kokonaispistemäärä. Siten yhden tarjoajan asiakastyytyväisyydestä kokonaisuudessa saatava maksimipistemäärä oli 100 pistettä. Osiosta saadut vertailupisteet (max. 15 vertailupistettä) laskettiin siten, että kyseisen tarjouksen asiakastyytyväisyydestä saadut pisteet (x) jaettiin parhaan tarjouksen asiakastyytyväisyydestä saaduilla pisteillä (y) ja kerrottiin asiakastyytyväisyyden maksimivertailupisteillä (x/y*XX).
Pisteet ja vertailupisteet pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella noudattaen yleisiä pyöristyssääntöjä.
Lopulliset tarjoajakohtaiset kokonaisvertailupisteet muodostettiin laskemalla yhteen kaikki vertailupisteet (hinta + laatu). Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoukset asetettiin paremmuusjärjestykseen kokonaisvertailupisteiden perusteella. Tarjoajien kokonaisvertailupisteet olivat seuraavat:
1. Profilight Oy: 90,74 pistettä
2. Creative Technology Finland Oy: 73,79 pistettä
3. Rajupaja Oy: 64,00 pistettä
4. Oy Aku’s Factory Ltd: 57,94 pistettä
Tarjousten tarkempi vertailu on kuvattu liitteellä 1.
Edellä mainitun perusteella kolme kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa olivat Profilight Oy, Creative Technology Finland Oy ja Rajupaja Oy. Sopimuskumppaneiksi esitetään valittavaksi Profilight Oy, Creative Technology Finland Oy ja Rajupaja Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Profilight Oy, Creative Technology Finland Oy ja Rajupaja Oy täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Profilight Oy, Creative Technology Finland Oy ja Rajupaja Oy ovat ennen hankintapäätöstä toimittaneet hyväksytysti tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. Profilight Oy:n, Creative Technology Oy:n ja Rajupaja Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-otteet.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 1,6 milj. euroa, eli noin 400 000 euroa vuodessa.
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Tarvittaessa asiakirjoja voi tiedustella Tuomi Logistiikka Oy/Heini Kuoppamäki.
Asiantuntijoina hankinnassa toimivat Tampereen kaupungin tapahtumatuottaja Matilda Salminen sekä tapahtuma-asiantuntija Marko Stenström.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hallintosäännön 37 §:n kohdan 4) mukaan palvelualueen johtaja päättää irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.