Päätöksen perustelut
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin toimeksiannosta tarjouksia sisäisen tarkastuksen palveluista kahden vuoden sopimuskaudeksi. Hankintaan sisältyi mahdollisuus jatkaa sopimuksia kahden vuoden optiokaudella.
Kyseessä oli kolmen palveluntuottajan puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Hankittava palvelu sisältää vuosisuunnitelman mukaiset tarkastus- ja arviointipalvelut, konsultointipalvelut, ICT-tarkastukset ja muut erityistarkastukset.
Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 2.3.2022. Tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Hankinnan tavoitteena oli varmistaa sisäisen tarkastuksen palveluiden korkea laatu, jota turvattiin edellyttämällä hankintaan osallistuvilta yrityksiltä ja nimetyiltä asiantuntijoilta vähimmäisvaatimuksena kokemusta sisäisen tarkastuksen toimeksiannoista. Hankintaa ei jaettu osiin, koska tarkastuspalvelut on tarkoituksenmukaista hankkia yhtenä kokonaisuutena.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 25.3.2022 klo 12.00 mennessä seuraavat kaksi (2) yritystä:
- IA Insight Oy (2812590-5)
- KPMG Oy Ab (1805485-9)
IA Insight Oy ilmoitti tarjouksessaan käyttävänsä voimavara-alihankkijoina:
- Revisium Oy:tä (2503826-7) ja IA Insight Public Oy:tä (3236041-4)
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Varmistuakseen em. pykälän toteutumisesta hankintayksikkö pyysi selvityksen IA Insight Oy:ltä. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa. Hankintayksikön on hylättävä tarjous, jos tarjouksen poikkeuksellisen alhainen hinta tai kustannukset johtuvat 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyömisestä. IA Insight Oy toimitti asetettuun määräaikaan mennessä hyväksytyn selvityksen asiaa koskien.
Tarjouspyynnössä edellytettiin nimettyjen henkilöiden osoittamista tarjousvaiheessa. Nimetyllä päävastuullisella tarkastajalla tuli olla kolme (3) sisäisen tarkastuksen referenssiä, jotka täyttivät tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset.
Hankintayksikkö tarkasti kaikki tarjouksilla ilmoitetut henkilöreferenssit. Tarkastusten perusteella ilmeni, että IA Insight Oy:n tarjous ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia. IA Insight Oy:n tarjous esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena. IA Insight Oy:lle toimitetaan päätöksen yhteydessä luottamuksellinen perusteluliite. Perusteluliite on salassa pidettävä viranomaisen asiakirja viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n kohdan 20 perusteella.
KPMG Oy:n tarjous vastasi tarjouspyynnön vaatimuksia.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnöllä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
- Hinta, max. 70 vertailupistettä
- Laatu, max. 30 vertailupistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet jakautuivat osioihin seuraavasti:
- Päävastuullinen tarkastaja, €/h (max. 20 vertailupistettä)
- Tarkastaja, €/h (max. 20 vertailupistettä)
- Avustava tarkastaja, €/h (max. 10 vertailupistettä)
- Lakiasiantuntija, €/h (max. 5 vertailupistettä)
- Tietosuoja- ja tietoturva-asiantuntija, €/h (max. 5 vertailupistettä)
- IT-asiantuntija, €/h (max. 10 vertailupistettä)
Kussakin osiossa pyydettiin yksi hinta, joka olisi toiminut kyseisen osion vertailuhintana. Kussakin osiossa, vertailuhinnaltaan edullisin tarjous olisi saanut osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet olisi laskettu siten, että edullisimman tarjouksen vertailuhinta (X) olisi jaettu kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottu osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaisvertailupisteet jakautuivat osioihin seuraavasti:
- Kokemus vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin (max. 15 vertailupistettä)
- Tutkintovaatimukset vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin (max. 15 vertailupistettä)
Päävastuullisen tarkastajan väärinkäyttöselvitysten kokemusta olisi pisteytetty seuraavasti:
- Nimetyllä päävastuullisella tarkastajalla on vaatimukset täyttävä väärinkäyttöselvityksen referenssi (Kyllä = 5 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä)
Päävastuullisen tarkastajan raportoinnin kokemusta olisi pisteytetty seuraavasti:
- Nimetyllä päävastuullisella tarkastajalla on vaatimukset täyttävä kokemus asiakasorganisaation hallitukselle, hallituksen jaostolle tai muulle vastaavalle toimielimelle raportoinnista (Kyllä = 5 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä).
Nimettyjen henkilöiden tarkastuskokemusta olisi pisteytetty seuraavasti:
- Vähintään yhdellä tarkastustiimiin nimettävällä henkilöllä (nimetty päävastuullinen tarkastaja, nimetty tarkastaja, nimetty tarkastaja, avustava tarkastaja) on vähintään yksi vaatimukset täyttävä referenssi tarkastuksesta, jossa sisäisen tarkastuksen tarkastuskohteena on ollut yksityisen ja julkisen sektorin yhteishanke (Public Private Partnership) kuten allianssi- tai elinkaarihanke. (Kyllä = 2,5 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä).
- Vähintään yhdellä tarkastustiimiin nimettävällä henkilöllä (nimetty päävastuullinen tarkastaja, nimetty tarkastaja, nimetty tarkastaja, avustava tarkastaja) on vähintään yksi vaatimukset täyttävä referenssi tarkastuksesta, jossa sisäisen tarkastuksen tarkastuskohteena on ollut ilmasto- tai ympäristöriskien hallinta. (Kyllä = 2,5 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä).
Nimettyjen henkilöiden tutkintoja vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin olisi pisteytetty seuraavasti:
- Useammalla kuin yhdellä tarkastustiimiin nimettävällä henkilöllä (nimetty päävastuullinen tarkastaja, nimetty tarkastaja, nimetty tarkastaja, avustava tarkastaja) on CIA-tutkinto (Kyllä = 5 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä).
- Vähintään yhdellä tarkastustiimiin nimettävällä henkilöllä (nimetty päävastuullinen tarkastaja, nimetty tarkastaja, nimetty tarkastaja, avustava tarkastaja) on CISA-tutkinto (Kyllä = 5 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä).
- Vähintään yhdellä tarkastustiimiin nimettävällä henkilöllä (nimetty päävastuullinen tarkastaja, nimetty tarkastaja, nimetty tarkastaja, nimetty avustava tarkastaja)on rahoitus- ja sijoitusalan koulutus (Kyllä = 5 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä)
Vertailupisteet olisi pyöristetty tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella. Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet olisi laskettu yhteen. Kolme kokonaisvertailupisteiltään parasta tarjoajaa olisi valittu sopimuskumppaniksi
Koska hankintaan saapui ainoastaan yksi tarjouspyynnön mukainen tarjous, ei vertailua voitu toteuttaa tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjottujen sisäisen tarkastuksen palveluiden soveltuvuudesta ja vaatimusten täyttymisestä varmistuttiin tarkastelemalla tarjouksessa ilmoitettuja tietoja tarjouspyynnössä ilmoitettujen vaatimusten suhteen.
Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa huomioitiin tarjottu kokonaishinta. Oikeasta hintatasosta varmistuttiin tarkastelemalla aiempien vastaavien hankintojen hintatasoa. Annetut hinnat hyväksyttiin markkinahintojen mukaisina. Edellä mainitun perusteella esitetään, että KPMG Oy Ab valitaan puitejärjestelyn sopimuskumppaniksi.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn tarjoajan soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Tarjoaja on toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja ne on tarkastettu hyväksytysti.
Valittavaksi esitettävän on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. IA Insight Oy:lle toimitettu päätöksen perusteluliite on kuitenkin salassa pidettävä viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n kohdan 20 perusteella. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tuomi Logistiikka Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi Tuomi Logistiikka Oy:n kilpailutusasiantuntija Elina Takku. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat tarkastuspäällikkö Heini Ruski ja Tuomi Logistiikka Oy:n hankinta-asiantuntijatyöryhmä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimusta käyttää vain Tampereen kaupunki. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii tarkastuspäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Heini Ruski. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 225 000 euroa vuodessa eli 900 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen mahdollisen option käytön.
Hallintosäännön 36 §:n 28)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon palvelujen hankinnasta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.