Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin strategia- kehittämisyksikön suhdetoiminta- ja markkinointitiimi vastaa kaupunkimarkkinoinnin kaupunkitasoisesta strategisesta ohjauksesta ja kaupungin yhteisten poikkileikkaavien markkinointiaineistojen toteuttamisesta toimijoiden yhteiskäyttöön sekä vastaa Tampereella järjestettävien merkittävien kaupunkitapahtumien ja kv. tapahtumien markkinoinnin tukemisesta. Lisäksi suhdetoiminta ja markkinointi voi toteuttaa kohdennettuja markkinointikampanjoita erikseen sovittuihin kohteisiin.
Suhdetoiminta- ja markkinointitiimi tekee säännöllistä yhteistyötä kaupunkimarkkinoinnin yhtenäisyyden vahvistamiseksi kaupungin eri yksiköiden ja markkinointia toteuttavien kaupungin yhtiöiden kanssa. Tampereen matkailumarkkinoinnista vastaa Visit Tampere Oy, jolta Tampereen kaupunki tilaa vuosittain matkailun kehittämiseen ja markkinointiin liittyvät toimenpiteet. Elinvoima- ja osaamislautakunnan 26.1.2022 hyväksymässä palvelusopimuksessa on todettu, että kaupunkimarkkinoinnin toimenpiteitä voidaan lisäksi yhteisestä sopimuksesta tilata erillisrahoituksella Tampereen kaupungin suhdetoiminnan ja markkinoinnin tiimin kautta.
Tampereella toteutetaan kansainvälinen Tampere Smart City Week kesäkuussa 2022. Tapahtuma on Tampereen kaupungin tapahtuma, jonka käytännön järjestelyistä vastaa Business Tampere Oy kaupungin ja yhtiön välisen sopimuksen mukaisesti. Kaupunkimarkkinointi on ollut mukana määrittelemässä tapahtman visuaalista ilmettä ja pääviestejä sekä rahoittanut tapahtuman markkinoinnin toteuttamista vuonna 2021. Tapahtuma oli alun perin suunniteltu toteutettavaksi alkuvuodesta 2022, mutta vallitsevan COVID19-tilanteen vuoksi tapahtuman ajankohtaa siirrettiin kesään. Tapahtuman siirto edellyttää aiemmin toteutetun markkinointimateriaalin päivittämisen vuodenaikaan ja ajankohtaan sopivaksi sekä uusia markkinointitoimenpiteitä, joilla houkutellaan tapahtumaan uusia osallistujia ja kasvatetaan tapahtuman näkyvyyttä sekä tietoisuutta uudesta ajankohdasta. Muutostöistä ja uusista toimenpiteistä aiheutuvia kustannuksia ei ole huomioitu aiemmissa suunnitelmissa.
Suhdetoiminta- ja markkinointitiimi pyysi tarjousta Visit Tampere Oy:ltä Tampereen Smart City Weekin markkinoinnin muutostöiden ja uusien toimenpiteiden toteuttamisesta.
Visit Tampere on laatinut tarjouksen toteutettavista toimenpiteistä. Saatu tarjous on esitelty elinvoima- ja osaamislautakunnalle ajankohtaiskatsauksessa 9.3.2022. Edellä kuvatun mukaisesti suhdetoiminta- ja markkinointitiimi tilaa Visit Tampere Oy:ltä Tampere Smart City Weekin toimenpiteitä liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti. Tilauksen kokonaiskustannus on maksimissaan 15 000 euroa (alv 0 %). Kustannukset laskutetaan toteutuneiden kustannusten mukaisesti.
Visit Tampere Oy on Tampereen kaupungin sidosyksikkö, jonka perusteella toimenpiteiden toteuttaminen voidaan tilata Visit Tampere Oy:ltä ilman kilpailutusta. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 15 §:n perusteella lakia ei sovelleta sidosyksikköhankintoihin.
Visit Tampere Oy on vastannut tapahtuman aiemmista markkinointitoimenpiteistä, jonka vuoksi on tarkoituksenmukaista hankkia muutostyöt ja lisätoimenpiteet samalta toimijalta. Sopimus Tampere Smart City Weekin toimenpiteiden toteuttamisesta esitetään tehtäväksi Visit Tampere Oy:n kanssa (Y-tunnus: 2590746-9).
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö Iina Ojala.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii markkinointisuunnittelija, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Katri Rauvola. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta maksimissaan 15 000 euroa. Lopullinen summa tarkentuu toteutuneiden toimenpiteiden perusteella.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.