Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunginkirjasto pyysi tarjouksia Kansanvallan uljas linnake – kirjaston demokratiatyön perusparannus -hankkeen palvelumuotoilusta. Kyseessä oli puitejärjestelyn (TRE:3402/02.07.01/2018) sisäinen kevennytty kilpailutus (nk. minikilpailutus), johon seuraavilla yrityksillä oli mahdollisuus osallistua:
1. Hellon Oy (Y-tunnus 2135725-2)
2. Et May Oy (Y-tunnus 2856148-3)
3. Pentagon Design Oy (Y-tunnus 1049233-6)
4. Kolmas Persoona Oy (Y-tunnus 2329276-3)
Aluehallintovirasto edellyttää, että kaikista vähintään 20 000 euroa (+ alv.) maksavista yksittäisistä hankinnoista pyydetään tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palveluntoimittajalta.
Tampereen kaupunginkirjasto järjesti hankinnasta kaikille tarjoajille avoimen infotilaisuuden 11.4.2022 klo 10:00-11:30 Teamsin välityksellä.
Hankinta sisälsi seuraavat palvelut:
1. Kansanvallan uljas linnake -projektin palvelumuotoilun toteutus:
- ryhmäprosessin suunnittelu, fasilitointi, analyysi ja dokumentointi yhteistyössä kirjaston palkkaaman hankekoordinaattorin (08/2022 - 07/2023) ja kirjaston työryhmän kanssa
- eri kohderyhmiä edustavien osallistujien rekrytointi sekä kirjaston asiakkaista että ei-asiakkaista
- kirjaston henkilökunnan sparraus tai mentorointi siihen, että he osaavat itse jatkossa käyttää yhteiskehittämisen menetelmiä kuntalaisten kanssa, kun demokratiatyötä juurrutetaan osaksi kirjaston toimintaa hankkeen jälkeen.
-
Tarjouksen jättivät määräaikaan 13.5.2022 klo 23.59 mennessä seuraavat yritykset:
1. Pentagon Design Oy (1049233-6)
2. Kolmas Persoona Oy (2329276-3)
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi: Molemmat tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjouspyynnössä ilmoitettiin kiinteä hinta 35 000 € (ilman ALV). Valintaperusteena on laadultaan paras kiinteähintainen tarjous.
Laatua arvioitiin työsuunnitelmasta ilmenevän laadun perusteella seuraavilla vertailuperusteilla:
1. Hankkeen toimintaympäristön ymmärrys
2. Hankkeessa käytettäväksi ehdotettujen menetelmien soveltuvuus ja tarjoajan esille tuoma kyky käytännön toteutukseen
3. Toteutuksen laajuus ja laatu
4. Aiempi kokemus vastaavista hankkeista kirjasto- tai kulttuuripalvelujen kehittämisessä ja/tai demokratian ja osallisuuden kehittämishankkeissa. Arvioitiin referenssien perusteella.
Jokaisen neljän vertailuperusteen täyttymistä arvioitiin kokonaisuutena asteikolla 0-2, max 8 vertailupistettä:
|
|
Pisteet
|
|
Mikään vertailuperusteen alakohdista a.-d. ei täyty
|
0
|
|
Vertailuperusteen alakohdat a.-d. täyttyvät osittain
|
1
|
|
Kaikki vertailuperusteen alakohdat a.-d. täyttyvät erinomaisesti ja vakuuttavasti
|
2
|
Pentagon Design Oy:n tarjous sai yhteensä 5 pistettä.
Kolmas Persoona Oy:n tarjous sai yhteensä 8 pistettä.
Vertailutaulukko on liitteenä.
Edellä mainittuun perustuen esitetään, että sopimus palvelumuotoilun hankinnasta tehdään Kolmas Persoona Oy:n kanssa.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on yhteensä 35 000 €.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat Tampereen kaupunginkirjaston ja Jyväskylän kaupunginkirjaston asiantuntijat. Hankinnan valmistelijana toimi suunnittelija Lepe Parviainen.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kirjastopalvelujohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Niina Salmenkangas. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Kirjastopalvelujohtajan päätösvalta perustuu sivistyspalvelujen palvelualueen johtajan päätökseen toimivallan siirtämisestä 1.1.2021 alkaen (26.2.2021 § 12).