TRE:4736/02.07.01/2022
Tampereen kaupunki on uusimassa arkistointijärjestelmäänsä vuoden 2023 aikana. Nykyiseen arkistointijärjestelmään (myöhemmin Donna) on arkistoitu SAP-järjestelmästä tuotettuja printtilistoja. Näitä on Donnassa arkistoituna noin 80 000 kappaletta ja säilytysajaksi on määritetty 10 vuotta. Aineistot on talletettu Donnaan SAP Archive Link -käyttöliittymällä ”SAP-formaatissa” ja niiden käsittely muuta kautta ei ole mahdollista. Tulevaan arkistojärjestelmään ei rakenneta SAP Archive Link -käyttömahdollisuutta.
CGI Suomi Oy on tehnyt ehdotuksen ratkaisusta, jolla aineistot saadaan siirrettyä Donnasta takaisin SAP-järjestelmään ja arkistoiduksi siellä. Samassa yhteydessä aineistot konvertoidaan .pdf-formaattiin, jolloin ne ovat yleisesti luettavissa käytettävissä olevilla työvälineillä. Ratkaisu perustuu SAP Content Server -tuotteen hyödyntämiseen ja mahdollistaa uuden arkistojärjestelmän tultua käyttöön aineistojen arkistoinnin sinne .pdf-formaatissa. SAP-Donna -linkki suljetaan ja uudet printtilistat ohjataan käyttöönoton jälkeen Donnan sijaan Content Serverille. Content Server sisältyy Tampereen kaupungin SAP-lisensseihin.
Tampereen kaupungin ja CGI Suomi Oy:n välillä on 21.12.2018 allekirjoitettu toistaiseksi voimassa oleva sopimus Tampereen kaupungin SAP-järjestelmän käyttäjähallinnasta, sovelluspalveluista ja tietovarastoinnin ja raportoinnin palveluista. Sopimuksen ehtoja sovelletaan tähän tilaukseen.
Esitetään tilattavaksi CGI Suomi Oy:ltä edempänä kuvatun mukaisesti Content Server asennus ja Donnaan arkistoidun SAP-aineiston palautustyö. Arvioidut arvonlisäverottomat kustannukset ovat 14.6.2022 tarjouksen mukaisesti sopimuksen hinnoilla 18 956 euroa. Laskutus tapahtuu toteutuneen mukaisesti.
Asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Toimittajan tarjous on salassa pidettävä ko. lain 24 § kohta 20 perusteella.
Päätösvallan peruste: Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.
Tilataan CGI Suomi Oy:ltä SAP Content Server asennus ja Donnaan arkistoidun SAP-aineiston palautustyö uudelle Content Serverille.
Tilauksesta aiheutuvat arvonlisäverottomat kustannukset, yhteensä arviolta 18 956 euroa, kohdennetaan Arkisto 2.0 -projektin rakenneosalle K1130_ICT_21_10.