Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki pyysi tarjouksia hankintojen hallinta- ja kilpailutusjärjestelmästä palveluna. Hansel Oy toimi kilpailutuksessa konsultatiivisessa roolissa.
Kilpailutettava sopimus on määräaikaisena voimassa 31.12.2024 saakka, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankinnan kohteen kuvauksen mukaan järjestelmää voidaan sopimuskaudella kehittää ja laajentaa uusilla maksullisilla toimittajan tarjoamilla ja yhdessä kehitetyillä lisäosilla ja palveluilla, jotka voivat koskea myös muita hankinnan elinkaaren vaiheita kuin ensivaiheessa hankittavan järjestelmän toiminnallisuudet.
Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta. Hankintailmoitus julkaistiin HILMA-palvelussa 25.5.2022 ja TED:ssä 27.5.2022. Tarjouspyyntö oli saatavilla Hilmassa hankintailmoituksen yhteydessä. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus Hilma-palvelussa 19.6.2022, jonka yhteydessä tarjouspyynnön liitteinä jo alun perin mainitut ja palvelusopimuksen liitteeksi tulevat JIT-ehdot sekä vastaukset hankintayksikölle esitettyihin kysymyksiin lisättiin tarjouspyynnön asiakirjoihin.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 28.6.2022 klo 12.00 mennessä seuraavat kaksi yritystä:
Cloudia Oy, Y-tunnus 1088146-2 ja
SC Software Oy, Y-tunnus 2594657-2
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.
Hankintayksikkö on tarkastanut molempien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Molemmat tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Osana tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistusta Cloudia Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö koskien tarjouksen muutamia kohtia, joista hankintayksikkö halusi vielä varmistua. Saatujen täsmennysten jälkeen molempien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien tarjousten katsottiin täyttävän tarjousten tarjouspyynnönmukaisuudelle asetut ehdot.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
Hinta, max. 25 vertailupistettä (25 %)
Laatu, max. 75 vertailupistettä (75 %), josta:
Laadullinen vertailutekijä 1 (Kehittämiskumppanuus): 35 pistettä ja
Laadullinen vertailutekijä 2 (Käytettävyys): 40 pistettä.
Hintavertailu
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että hintavertailu toteutetaan hintalomakkeen vertailuhinnan välilehden ”Vertailuhinta” solun C12 mukaisesti tarjouspyynnössä ilmoitetulla kaavalla.
Tarjoajien vertailuhinnat ja kaavan mukaiset hintapisteet olivat seuraavat:
Cloudia Oy: vertailuhinta 239 302,00 euroa, 25 hintapistettä
SC Software Oy, vertailuhinta 594 720,00 euroa, 10,06 hintapistettä
Laatuvertailu
Laadullinen vertailutekijä 1: Kehittämiskumppanuus
Kehittämiskumppanuutta arvioitiin tarjouspyynnön liitteellä 9 kuvatun mukaisesti. Tarjoajan on tullut valita kehittämistehtävistä se toteutusvaihtoehto, johon tarjoaja sitoutuu. Tarjoaja saa tarjouspyynnön kokonaisvertailuun kunkin tehtävän osalta vastauksen oikeuttaman pistemäärän. Neljästä kehittämistehtävästä oli mahdollista saada maksimissaan 35 pistettä.
Tarjoajat saivat kehittämiskumppanuudesta pisteitä seuraavasti:
Cloudia Oy: 25 pistettä
SC Software Oy: 35 pistettä
SC Software Oy on saanut pisteet ilmoittamiensa vaihtoehtojen mukaisesti. SC Software Oy oli ilmoittanut sitoutuvansa joka kohdassa eniten pisteitä tuottavaan vaihtoehtoon. Myös Cloudia Oy oli valinnut samat vaihtoehdot. Cloudia Oy on sitoutunut kehittämistehtävän 4: Vaativa muutos osalta vaihtoehtoon 1.
Liite 9, Kehittämistehtävä 4: Vaativa muutos: vaihtoehto 1:
Muutoksen suunnittelu käynnistetään hankintayksikön kanssa viiden (5) arkipäivän kuluessa tilauksesta. Tarjoaja tarjoaa aktiivisesti erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja tarjoajalla on omaa näkemystä myös hankintojen tietojohtamiseen sekä asiantuntemusta suunnittelun tueksi (tarjoajan tulee liittää vastaukseen viitatun henkilöstön CV / selvitys täyttymisestä, mikäli valitsee tämän vaihtoehdon). Toteutus tehdään yhdessä suunnitellulla aikataululla (15 pistettä).
Cloudia Oy:n tarjoukseen oli liitetty kahden asiantuntijan CV:t. Asiantuntijoiden CV:istä ei kuitenkaan käy ilmi, mikä nimettyjen henkilöiden CV:issä luetellusta kokemuksesta on sellaista, että osoittaisi kyseisessä kohdassa edellytetyn näkemyksen hankintojen tietojohtamiseen ja asiantuntemusta suunnittelun tueksi. Tästä johtuen hankintayksikkö on antanut Cloudia Oy:lle pisteet vastausvaihtoehdon 3 mukaisesti (5 pistettä). Kyseinen vaihtoehto vastaa muutoin vaihtoehtoa 1, mutta se ei edellytä tarjoajan omaa näkemystä hankintojen tietojohtamisesta tai asiantuntemuksesta suunnittelun tueksi.
Liite 9, kehittämistehtävä 4: Vaativa muutos: vaihtoehto 3:
Muutosten suunnittelu käynnistetään hankintayksikön kanssa viiden (5) arkipäivän kuluessa tilauksesta. Tarjoaja tekee tilaajan yksin määrittelemät muutokset. Toteutus tehdään yhdessä suunnitellulla aikataululla. (5 pistettä).
Laadullinen vertailutekijä 2: Käytettävyys
Käytettävyyden arviointi toteutettiin kummankin tarjoajan osalta 12.8. 2022 tarjouspyynnön liitteiden 13–15 mukaisesti. Käytettävyysarvioinnissa arvioitiin järjestelmän käytettävyyttä kolmen käyttötapauksen kautta sekä järjestelmän yleistä käytettävyyttä.
Tarjoajien käytettävyysarvioinnin arviointipisteet ja vertailupisteet olivat seuraavat:
Cloudia Oy: arviointipisteet 38 ja vertailupisteet 24,9
SC Software Oy: arviointipisteet 61 ja vertailupisteet 40
Käytettävyysarvioinnista annetut pisteet ja perustelut käyvät ilmi hankintapäätöksen liitteestä 1 (Pisteet ja perustelut _ Käytettävyysarviointi).
Vertailun tulokset
Tarjoajien yhteenlasketut vertailupisteet olivat seuraavat: Cloudia Oy 74,90 pistettä ja SC Software Oy 85,06 pistettä.
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki SC Software Oy.
SC Software Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi. Valittavaksi esitettävän on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimivat hankintapäällikkö Tanja Welin, kehittämispäällikkö Marika Pakkanen ja projektipäällikkö Outi Teittinen sekä asiantuntijoita Hansel Oy:stä. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat tietohallintosuunnittelija Tiina Launiainen ja projektipäällikkö Tiina Mäntylä-Vuorenoja sekä muita tietohallinnon asiantuntijoita. Käytettävyysarvioinnin toteutuksesta vastasi Gofore Oy, ja käytettävyysarviointiin osallistui kaupungin eri yksiköistä sekä
Gofore Oy:n käytettävyysasiantuntijoista koottu asiantuntijaryhmä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Pia Suominen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankintajärjestelmän käyttöönottoon liittyvät kertakustannukset ovat noin 240 000–280 000 euroa (alv 0 %) riippuen käyttöönottoprojektin jälkeen toteutettavien integraatioiden laajuudesta. Järjestelmän vuosittaiset käyttökustannukset ovat noin 70 000 euroa (alv 0 %). Hankintaan sisältyy lisäksi hankinnan kohteen jatkokehittäminen ja laajentaminen. Nämä toteutetaan 136 § 2 momentin kohdan 1 mukaisina hankintasopimuksen muutoksina, mistä syystä niitä ei ole huomioitu hankinnan arvossa.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta.