Päätöksen perustelut
Henkilöstöjohtaja Niina Pietikäinen:
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimeksiannosta tarjouksia koskien digitaalisten hyvinvointivalmennusten hankintaa.
Hankintaa ei jaettu osiin, koska hankinta muodosti yhden yhtenäisen hankintakokonaisuuden.
Hankinta toteutetaan palveluhankintana toistaiseksi voimassaolevalle sopimuskaudelle. Sopimuskausi pyritään käynnistämään mahdollisimman pian hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Hankinnassa toteutetaan viiden palveluntuottajan puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisen muun erityisen palvelun hankinta, joka toteutettiin hankintalain 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä.
Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palveluun 4.4.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Hankinnan asiakirjoihin tehtiin korjausilmoitus 22.04.2022. Korjausilmoituksessa täsmennettiin hankinnassa käytettävän tarjouspyynnön liitteenä olleiden JYSE-palveluehtojen uusinta päivitysversiota. Tarjouksen jättivät määräaikaan, 2.5.2022 klo 15.00 mennessä, seuraavat 16 yritystä: Cotone Hyvinvointi Oy (y-tunnus: 3173147-1), Digital Health Solutions Oy (y-tunnus: 2616698-1), Finla Työterveys Oy (y-tunnus: 2728510-6), Freia Oy (y-tunnus: 3147573-8), Hehku Wellness Oy (y-tunnus: 2900263-2), IhanaElo Oy (y-tunnus: 2846722-7), Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1006550-2), Kuortaneen Urheiluopistosäätiö sr (y-tunnus: 0180124-8), Lab-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2630644-6), A2 International Oy (y-tunnus: 2605211-6), M&M Kokonaisvaltainen Valmennus Oy (y-tunnus: 3149443-7), Motivire Oy (y-tunnus: 2766425-3), Movendos Oy (y-tunnus: 2518387-8), Sportyfly Oy (y-tunnus: 2594763-9), Suomen Terveystalo Oy (y-tunnus: 1093863-3) ja Varalan säätiö sr (y-tunnus: 0155689-5).
Kuortaneen Urheiluopistosäätiö sr oli ilmoittanut tarjouksellaan Varalan säätiö sr:n voimavara-alihankkijakseen. Muualta tarjouksesta oli pääteltävissä, että kyseinen tieto oli virheellinen. Hankintayksikkö lähetti 3.6.2022 Kuortaneen Urheiluopistosäätiölle asiaa koskevan täsmennyspyynnön. Kuortaneen Urheiluopistosäätiön määräaikaan toimittaman hyväksytyn selvityksen perusteella hankinnassa ei hyödynnetä voimavara-alihankintaa.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Kaikki toimitetut tarjoukset vastasivat asetettuja ehtoja.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin ainoastaan halvinta hintaa, koska laatu oli otettu huomioon hankinnalle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa. Tarjousten vertailuhintana käytettiin tarjottua arvonlisäverotonta hyvinvointivalmennuksen ryhmäkohtaista kuukausihintaa. Vertailuhinnan perusteella tarjoajat asetettiin sijajärjestykseen siten, että edullisimman vertailuhinnan antanut tarjoaja sijoittui ensimmäiseksi.
Alla on esitetty tarjousten vertailuhinnat ja niiden perusteella muodostettu sijajärjestys:
1. Motivire Oy; 495,00 €
2. Kuortaneen Urheiluopistosäätiö sr; 667,41 €
3. Varalan säätiö sr; 850,00 €
4. Cotone Hyvinvointi Oy; 1 222,00 €
5. Freia Oy; 1 250,00 €
6. Suomen Terveystalo Oy; 1 321,33 €
7. IhanaElo Oy; 1 717,00 €
8. FinlaTyöterveys Oy; 1 743,00 €
9. Movendos Oy; 1 790,00 €
10. Sportyfly Oy; 1 800,00 €
11. Lab-ammattikorkeakoulu Oy; 1 998,89 €
12. Hehku Wellness Oy; 2 195,00 €
13. Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy; 2 659,00 €
14. A2 International Oy; 3 200,00 €
15. M&M Kokonaisvaltainen valmennus Oy; 7 080,00 €
16. Digital Health Solutions Oy; 14 280,00 €
Tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti palveluntuottajaksi valitaan sijajärjestyksessä viisi (5) parhaiten sijoittunutta tarjoajaa.
Viisi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa olivat Motivire Oy, Kuortaneen Urheiluopistosäätiö sr, Varalan säätiö sr, Cotone Hyvinvointi Oy ja Freia Oy, jotka esitetään valittavaksi sopimuskumppaneiksi.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö voi tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen soveltuvuusvaatimusten tarkistamista. Hankintasopimusta ei kuitenkaan voida tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuusvaatimuksia.
Varmistuakseen soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä hankintayksikkö toimitti 11.5.2022 täsmennyspyynnön ilmoitettuja referenssitietoja koskien Motivire Oy:lle sekä Varalan säätiö sr:lle. Molemmat tarjoajat toimittivat hyväksyttävän täsmennyksen asetettuun määräaikaan mennessä. Näin ollen kaikki valittavaksi esitettyjen tarjousten tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset lukuun ottamatta Cotone Hyvinvointi Oy:n tarjousta, jossa ilmoitettua referenssiä ei oltu toteutettu vaaditun määräajan puitteissa.
Cotone Hyvinvointi Oy:n tarjous esitetään hylättäväksi tarjouskilpailusta soveltuvuusvaatimusten täyttymättä jäämisen vuoksi. Tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti puitejärjestely perustetaan viiden parhaimman tarjouksen tarjoajan kanssa. Cotone Hyvinvointi Oy:n hylkäyksen vuoksi viidenneksi parhaan tarjouksen teki Suomen Terveystalo Oy, jota esitetään valittavaksi puitejärjestelyn sopimuskumppaniksi. Suomen Terveystalo Oy täytti tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Hankintayksikkö on tarkastanut ennen hankintapäätöstä hyväksytysti myös valittavaksi esitettyjen yritysten tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset.
Asiakirjojen julkisuus
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tuomi Logistiikka Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Asiantuntijoina hankinnassa toimivat Tampereen kaupungin kaupunkiympäristön palvelualueen henkilöstö- ja hallintopäällikkö Riikka Kolkkala sekä konsernihallinnosta henkilöstösuunnittelija Katja Nieminen ja hallintopäällikkö Turunen Heli.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo toistaiseksi voimassaolevalle sopimuskaudelle on sitoumuksetta noin 1,5 milj. euroa 48 kuukauden aikana, eli noin 375 000 euroa vuodessa.
Hallintosäännön 36 §:n 27)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää yhteishankittavista tuoteryhmistä ja tuotteista sekä niihin liittyvistä toimintatavoista, sopimuksista ja sitoumuksista.