TRE:7017/07.01.03/2022
Hallintojohtaja Jukka Varonen:
Kansallisarkisto on pyytänyt lausuntoa päätösluonnoksesta Julkishallinnon toimijoiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys. Lausunto on pyydetty jättämään Lausuntopalvelun kautta 4.11.2022 mennessä.
Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta julkaisi 5.7.2022 suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä. Kansallisarkisto on päättänyt oma-aloitteisesti antaa määräyksen henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen suosituksiin sisältyvien asikirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä eli arkistoinnista. Tavoitteena on määrätä mahdollisimman kattavasti kaikkien toimijoiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tehtävien ja toimintaprosessien ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista. Tavoitteena on myös saada arvonmääritys ja arkistointi vastaamaan voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä, jotka soveltuvat digitaaliseen toimintaympäristöön ja sähköiseen arkistointiin.
Valmistelemassaan lausunnossa Tampereen kaupungin asiakirjahallinto näkee hyvänä, että päätösluonnoksessa on määritelty ohjeistukselle selkeä soveltamisaika. Kuitenkin nyt tehtävä päätös ei korvaa kokonaisuudessaan samasta aiheesta aikaisemmin voimassa ollutta päätöstä, joten alalla joudutaan soveltamaan kahta yhtäaikaista ohjeistusta. Tämä lisää virheriskiä. Asiakirjahallinto toivoo myös, että pysyvästi säilytettävien ja määräajan säilytettävien asiakirjojen ja tietoaineistojen ohjeistus löytyisi jatkossa yhdestä paikasta, vaikka toimivalta asioissa kuuluu kahdelle eri viranomaiselle. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevat yksityiskohtaiset kommentit on koottu liitteenä olevaan lausuntoon.
Hallintosäännön 36 §:n mukaan konsernijohtajan toimivaltaan kuuluu muiden kuin kaupunginhallituksen tai pormestarin toimivaltaan kuuluvien lausuntojen antaminen.
Kansallisarkistolle annetaan liitteenä oleva Tampereen kaupungin lausunto julkishallinnon toimijoiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä.