Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki pyysi tarjouksia palvelustrategian valmistelusta. Palvelustrategiassa tavoitteena on tarkastella Pirkanmaan yhteisen työmarkkina-alueen osalta kunnille siirtyvien palvelujen tuottamista, organisoitumista ja järjestämistä osana kuntien muuta palveluekosysteemiä ja kumppanuuksia. Hankinta toteutettiin Hansel Oy:n Johtamisen ja kehittämisen konsultointi 2021-2025 (DPS) -dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Hansel Oy:n hankintojen tuki toteutti kilpailutusprosessin.
Kilpailutettava sopimus on määräaikaisena voimassa allekirjoituksesta 30.4.2023 saakka ja päättyy ilman erillistä irtisanomista.
Hankintamenettelynä oli rajoitettu menettely dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Hankintailmoitus julkaistiin 7.10.2022 dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille tarjoajaehdokkaille.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei ollut kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaista.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 31.10.2022 klo 12.00 mennessä seuraavat tarjoajat:
Broad Scope Management Consulting Oy (Y-tunnus 2434526-5)
FCG Finnish Consulting Group Oy (Y-tunnus 1940671-3)
Owal Group Oy (Y-tunnus 2520269-6)
Tamora Oy (Y-tunnus 2314396-0)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjoajien soveltuvuus on tarkastettu dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymisen yhteydessä osallistumishakemusten perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
Broad Scope Management Consulting Oy:n, FCG Finnish Consulting Group Oy:n sekä Owal Group Oy:n tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tamora Oy:n tarjous todettiin tarjouspyynnön vastaiseksi.
Perustelut
Sovellettavat lainkohdat
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.
Tarjouspyyntö ja Tamora Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjouspyynnön kohdassa ”Hankinnan kuvaus” on muun ohella todettu seuraavaa:
”Hankintayksikkö pyytää tarjoustanne asiantuntijapalveluista palvelustrategian laadintaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.”
”Hankinnan kohteen kuvaus ja vähimmäisvaatimukset on kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.”
Edelleen tarjouspyynnön liitteen 4 ”Asiantuntijat” välilehden ”Asiantuntijat” solussa B19 on asetettu asiantuntijalle seuraava pakollinen vähimmäisvaatimus:
”Asiantuntijoista vähintään yhdellä (1) tulee olla kokemusta kuntapalvelujen (hyväksytään myös hyvinvointialueuudistukseen liittyvien) uudistushankkeiden taloudellisten vaikutusten arvioinnista. Kokemusta tulee olla vähintään kolmesta (3) hankkeesta /projektista, joissa kussakin asiantuntija on tehnyt työtä vähintään 5 htp.”
Tamora Oy on tarjouksensa liitteessä ”Asiantuntijat Tamora Oy” ilmoittanut solussa D19 nimetylle asiantuntijalle viisi (5) eri kokemusta soluun E19.
Hankintayksikkö toteaa, että tarjouspyynnössä on vaadittu kokemusta kuntapalveluiden uudistushankkeiden vaikutusten arvioinnista. Lisäksi on todettu, että kuntapalveluiden uudistushankkeiden taloudellisten vaikutusten arvioinnin lisäksi hyväksytään myös kokemus hyvinvointialueuudistukseen liittyvästä taloudellisten vaikutusten arvioinnista.
Hankintayksikkö katsoo, että Tamora Oy:n asiantuntijalle ilmoittama kokemus ei ilmoitettujen kokemusten 1, 2 ja 3 osalta täytä pakollisia vähimmäisvaatimuksia. Kohdassa ”Kuvaus vähimmäisvaatimuksen täyttymisestä” on todettu, että ”kuvauksesta tulee ilmetä asiantuntijan ilmoitettu kokemus ja osaaminen sillä tasolla, että hankintayksikkö pystyy todentamaan vähimmäisvaatimuksen täyttymisen”.
Ilmoitettujen kokemusten 1, 2 ja 3 osalta hankintayksikkö ei ole voinut tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla todentamaan vähimmäisvaatimuksen täyttymistä sen osalta, että kokemukset ovat koskeneet kuntapalvelujen tai hyvinvointialueuudistukseen liittyvien uudistushankkeiden taloudellisten vaikutusten arviointia. Lisäksi ilmoitetun kokemuksen 3 osalta ilmenee, että kokemus on syntynyt valtion organisaatiolle eikä ole kohdistunut kuntaan taikka hyvinvointialueuudistukseen.
Edellä mainituin perustein hankintayksikkö katsoo, ettei Tamora Oy:n tarjouksen liitteessä ”Asiantuntijat Tamora Oy” solussa D19 nimetyn asiantuntijan kokemus täytä pakollista vähimmäisvaatimusta. Koska asiantuntija ei täytä tarjouspyynnössä asiantuntijalle asetettua edellä esitettyä pakollista vähimmäisvaatimusta, on Tamora Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastainen.
Johtopäätös
Edellä esitetyn tavoin Tamora Oy:n tarjous ei ole täyttänyt tarjouspyynnössä asetettua pakollista vähimmäisvaatimusta ja tarjous on siten ollut tarjouspyynnön vastainen.
Näin ollen Tamora Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena eikä tarjousta hyväksytä tarjousten vertailuun tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.
Tarjousten vertailu
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka muodostuu tarjouspyynnön mukaisesti hinnasta (painoarvo 40 pistettä) sekä laadullisista kriteereistä (painoarvo 60 pistettä).
Laadullinen vertailuperuste 1: Asiantuntijoiden kokemus ja/tai osaaminen, enintään 30 pistettä
Laadullinen vertailuperuste 2: Asiakaskohtaisen toteuttamissuunnitelman tai vastaavan ominaisuudet, enintään 30 pistettä.
Hintavertailu
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että hintavertailu toteutetaan hintalomakkeen vertailuhinnan solun F14 mukaisesti tarjouspyynnössä ilmoitetulla kaavalla.
Tarjoajien vertailuhinnat ja kaavan mukaiset hintapisteet olivat seuraavat:
Broad Scope Management Consulting Oy: vertailuhinta 85 800,00 euroa, 40 hintapistettä
Owal Group Oy: vertailuhinta 114 000,00 euroa, 30,11 hintapistettä
FCG Finnish Consulting Group Oy: vertailuhinta 121 200,00 euroa, 28,32 hintapistettä.
Laatuvertailu
Laadullinen vertailuperuste 1: Asiantuntijoiden kokemus ja/tai osaaminen
Vastaavan asiantuntijan kokemus ja osaaminen arvioidaan tarjoajan ”Asiantuntijat"- lomakkeella (tarjouspyynnön liite 4) antamien tietojen perusteella. Vertailuperusteen pisteytys on kuvattu liitteessä ”Asiantuntijat".
Tarjoajat saivat laadullisesta vertailuperusteesta 1 seuraavasti pisteitä:
Broad Scope Management Consulting Oy: 30 laatupistettä.
FCG Finnish Consulting Group Oy: 30 laatupistettä.
Owal Group Oy: 30 laatupistettä.
Laadullinen vertailuperuste 2: Asiakaskohtaisen toteuttamissuunnitelman tai vastaavan ominaisuudet
Tarjoajan tulee toimittaa vertailua varten tarjoamansa palvelun työsuunnitelma erillisellä liitteellä. Suunnitelmassa on annettava seuraavat tiedot:
1. Kuvaus tarjoajan keskeisistä toimista ja sisällöistä
2. Työsuunnitelman toteutukseen osallistuvien asiantuntijoiden roolit ja vastuut sekä miten heidän resurssinsa on käytettävissä
3. Tarkennettu aikataulu ja suunnitelma työn osittamisesta
4. Kuvaus työn lopputuloksesta (miten vastaa tilaajan vaatimiin sisältöihin ja tavoitteisiin)
Suunnitelman enimmäispituus on viisi (5) A4 sivua.
Työsuunnitelmassa arvostetaan seuraavia tekijöitä ja niistä saa pisteitä seuraavasti:
Pisteytettävä ominaisuus 1: Työsuunnitelman selkeys
15 pistettä: Työsuunnitelmassa on kuvattu erittäin selkeästi selvityksen tuottamiseen liittyvät vaiheet ja vaiheiden tehtävät on konkretisoitu erittäin selkeästi sekä aikataulu on kuvattu yksityiskohtaisesti
10 pistettä: Työsuunnitelmassa on kuvattu melko selkeästi selvityksen tuottamiseen liittyvät vaiheet, vaiheiden tehtävät on konkretisoitu melko selkeästi ja aikataulu on kuvattu kohtalaisella tasolla
5 pistettä: Työsuunnitelmassa on kuvattu tyydyttävästi selvityksen tuottamiseen liittyvät vaiheet, vaiheiden tehtävät on konkretisoitu tyydyttävästi ja aikataulu on kuvattu tyydyttävästi
0 pistettä: Työsuunnitelman selkeyttä ei voida arvioida
Pisteytettävä ominaisuus 2: Toteutettavuus
15 pistettä: Työsuunnitelmassa esitettävän selvityksen toteutusmallin arvioidaan toimivan ja tukevan erittäin hyvin selvityksen perusteella tavoiteltavia tavoitteita.
10 pistettä: Työsuunnitelmassa esitettävän selvityksen toteutusmallin arvioidaan toimivan ja tukevan melko hyvin selvityksen perusteella tavoiteltavia tavoitteita.
5 pistettä: Työsuunnitelmassa esitettävän selvityksen toteutusmallin arvioidaan toimivan ja tukevan tyydyttävästi selvityksen perusteella tavoiteltavia tavoitteita.
0 pistettä: Työsuunnitelman toteutettavuutta ei voida arvioida
Tarjoajat saivat työsuunnitelmasta pisteitä seuraavasti:
Pisteytettävä ominaisuus 1: Työsuunnitelman selkeys
Broad Scope Management Consulting Oy: 10 pistettä
FCG Finnish Consulting Group Oy: 10 pistettä
Owal Group Oy: 15 pistettä
Owal Group Oy:n työsuunnitelmassa on kuvattu erittäin selkeästi selvityksen tuottamiseen liittyvät vaiheet ja vaiheiden tehtävät on konkretisoitu erittäin selkeästi sekä aikataulu on kuvattu yksityiskohtaisesti. Työsuunnitelma vastaa hankinnan kohteen kuvausta erittäin hyvin ja suunnitelma on konkretisoitu erittäin selkeästi. Työsuunnitelmasta käy tarkoituksenmukaisella tavalla ilmi eri osioiden keskeinen sisältö ja aikataulutus, joiden perusteella työskentelyn eteneminen on helposti hahmotettavissa. Työsuunnitelmassa on huomioitu työskentelyn lähtökohtia monipuolisesti.
Broad Scope Management Consulting Oy:n työsuunnitelmassa on kuvattu melko selkeästi selvityksen tuottamiseen liittyvät vaiheet, vaiheiden tehtävät on konkretisoitu melko selkeästi. Työsuunnitelmassa jää kuitenkin hieman epäselväksi joidenkin työvaiheiden tehtävät ja niiden jäsennys. Työsuunnitelma on suppeammin kuvattu ja hankinnan lopputulos jää yleiselle tasolle.
FCG Finnish Consulting Group Oy:n työsuunnitelmassa on kuvattu melko selkeästi selvityksen tuottamiseen liittyvät vaiheet, vaiheiden tehtävät on konkretisoitu melko selkeästi. Työsuunnitelmassa jää kuitenkin hieman epäselväksi joidenkin työvaiheiden tehtävät ja niiden jäsennys. Työsuunnitelma on suppeammin kuvattu ja hankinnan lopputulos jää yleiselle tasolle.
Pisteytettävä ominaisuus 2: Toteutettavuus
Broad Scope Management Consulting Oy: 5 pistettä
FCG Finnish Consulting Group Oy: 5 pistettä
Owal Group Oy: 15 pistettä
Owal Group Oy:n työsuunnitelmassaan esittämän selvityksen toteutusmalli arvioidaan toimivan ja tukevan erittäin hyvin selvityksen perusteella tavoiteltavia tavoitteita (Pirkanmaan yhteisen työmarkkina-alueen osalta kunnille siirtyvien palvelujen tuottamista, organisoitumista ja järjestämistä osana kuntien muuta palveluekosysteemiä ja kumppanuuksia). Työsuunnitelman perusteella tilaaja saa erittäin selkeän ja konkreettisen kuvan työvaiheista, niiden sisällöistä sekä osatavoitteista ja –tuloksista. Työsuunnitelman perusteella tilaajalle syntyy erittäin hyvä kuva siitä, että kokonaisuus palvelee hankinnan tavoitteita ja antaa erinomaiset edellytykset päätöksenteon pohjaksi jatkoratkaisujen osalta.
Broad Scope Management Consulting Oy:n työsuunnitelmassa esitettävän selvityksen toteutusmallin arvioidaan toimivan ja tukevan tyydyttävästi selvityksen perusteella tavoiteltavia tavoitteita. Työsuunnitelma on yleisellä tasolla ja sen konkretisointi suhteessa palvelustrategian tavoitteisiin jää osin epäselväksi. Työsuunnitelmassa jää yleiselle tasolle esimerkiksi asiakaslähtöisten ja kustannustehokkaiden palvelujen konkretisointi osana palvelustrategiaa sekä palvelun tuottamistapojen vertailu. Työsuunnitelman perusteella kokonaisuuden pystyy hahmottamaan kohtalaisesti.
FCG Finnish Consulting Group Oy:n työsuunnitelmassa esitettävän selvityksen toteutusmallin arvioidaan toimivan ja tukevan tyydyttävästi selvityksen perusteella tavoiteltavia tavoitteita. Työsuunnitelmasta puuttuu asiakaslähtöisten ja kustannustehokkaiden palvelujen konkretisointi osana palvelustrategiaa sekä palvelun tuottamistapojen vertailu. Työsuunnitelmassa jää yleiselle tasolle esimerkiksi asiakaslähtöisten ja kustannustehokkaiden palvelujen konkretisointi osana palvelustrategiaa sekä palvelun tuottamistapojen vertailu. Työsuunnitelman perusteella kokonaisuus on hahmotettavissa, mutta sisältö jää karkeammalle tasolle.
Laatupisteet yhteensä
Broad Scope Management Consulting Oy: 45 pistettä
FCG Finnish Consulting Group Oy: 45 pistettä
Owal Group Oy: 60 pistettä
Vertailun lopputulos
Tarjoajien yhteenlasketut vertailupisteet olivat seuraavat:
Owal Group Oy 90,11 pistettä
Broad Scope Management Consulting Oy 85,00 pistettä
FCG Finnish Consulting Group Oy 73,32 pistettä
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Owal Group Oy.
Owal Group Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana ovat toimineet koordinaattori Outi Koivisto ja hallintopäällikkö Atte Viinikka sekä asiantuntijat Hansel Oy:stä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii työllisyysjohtaja. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvioitu laajuus on 120 henkilötyöpäivää ja valittavan tarjoajan tarjouksen mukainen henkilötyöpäivän arvonlisäveroton hinta on 950 euroa . Palvelustrategian hankinnan sopimuksen arvonlisäveroton arvo sitoumuksetta on näin ollen 114 000 euroa.
Työllisyysjohtajan päätösvalta perustuu hallintosäännön § 37 kohtaan 4) Irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta sekä sopimusten hyväksymisestä lautakunnan palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.