Päätöksen perustelut
Tuomi Logistiikka Oy pyysi tarjouksia Tampereen kaupungin toimeksiannosta kiinteistöasiantuntijapalveluiden hankinnasta. Hankittava palvelu sisältää tilaajan omistamien rakennusten ja maa-alueiden myynti- ja vuokraustoimeksiantoja, arviointipalveluita sekä kiinteistökehittämisen asiantuntijapalveluita. Hankinta kilpailutettiin 36 kuukauden sopimuskaudelle. Hankintasopimusta on mahdollista jatkaa 12 kuukauden optiokaudella.
Hankinta oli jaettu osiin seuraavasti:
Osa-alue 1: Kiinteistöjen myynti
Osa-alue 2: Kiinteistöjen vuokraus
Osa-alue 3: Kiinteistöarviointipalvelut
Osa-alue 4: Kiinteistökehittämisen asiantuntijapalvelut
Hankinnassa perustetaan osa-aluekohtaisesti kolmen palveluntuottajan puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 1 400 000 euroa sisältäen mahdollisen optiokauden. Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on sitoumuksetta noin 350 000 euroa/vuosi.
Hankintamenettelynä on hankintalain (1397/2016) 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus, jonka perusteella käytettiin nopeutettua menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palveluun 13.09.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Tarjouksia jätettiin määräaikaan 29.9.2022 klo 12.00 mennessä osa-alueittain seuraavasti.
Osa-alue 1: Catella Property Oy 2214835-6, GEM Property Oy 2785218-2, Huoneistokeskus Oy 1831315-2, Jones Lang Lasalle Finland Oy 1961620-0, Newsec Advisory Finland Oy 2259752-2, Reagle Oy 2825600-8
Osa-alue 2: Catella Property Oy 2214835-6, Newsec Advisory Finland Oy 2259752-2, Reagle Oy 2825600-8, Retta Services 0871684-7
Osa-alue 3: Catella Property Oy 2214835-6, Colliers Finland Oy 0420052-8, Fincap Kiinteistövarainhoito Oy 2772104-3, GEM Valuation Oy 2917036-1, Jones Lang Lasalle Finland Oy 1961620-0, Newsec Advisory Finland Oy 2259752-2, Reagle Oy 2825600-8, Retta Services Oy 0871684-7, Welado Oy 2168039-1
Osa-alue 4: FCG Finnish Consulting Group Oy 1940671-3, Harristo Oy 3230957-1, Jones Lang LaSalle Finland Oy 1961620-0, Newsec Advisory Finland Oy 2259752-2
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Hankintalain 96 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Varmistuakseen em. pykälän toteutumisesta hankintayksikkö toimitti Colliers Finland Oy:lle osa-aluetta 3 yksittäistä hintariviä koskevan selvityspyynnön 30.9.2022. Tarjoaja toimitti selvityksen asetettuun määräaikaan mennessä. Selvityksellä tarjoaja muutti tarjouksessaan antamaansa hintaa ko. hintariville. Hankintalain 96 §:n mukaisesti ”Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.” Tarjoajan antaman selvityksen perusteella oli selvää, ettei tarjoaja tosiasiallisesti pysty tuottamaan palvelua tarjouksessaan antamalla hinnalla.
Lähtökohtana julkisissa hankinnoissa on annetun tarjouksen lopullisuus. Tarjousta ei saa jälkikäteisesti parantaa tai tehdä siihen merkittäviä muutoksia. Täysin uuden, tarjouksessa annetusta merkittävästi poikkeavan hinnan hyväksyminen vaarantaisi tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimuksen. Näin ollen tarjoajan antamaa selvitystä ei voida pitää hankintalain mukaisena.
Colliers Finland Oy:n osa-alueeseen 3 tekemä tarjous oli poikkeuksellisen alhainen. Colliers Finland Oy:n osa-alueeseen 3 tekemä tarjous esitetään hylättäväksi poikkeuksellisen alhaisen hinnan takia.
Hankintalain 74 §:n mukaan hankintayksikön on mahdollista pyytää tarjoajia toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tarjousten puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Täsmennyksillä varmistetaan tarjousten hankinta-asiakirjojen mukaisuus, keskenään vertailukelpoiset tarjoukset sekä tarjousvertailun tasapuolisuus. Hankintayksikkö toimitti 30.9.2022 Harristo Oy:lle osa-aluetta 4 ja Jones Lang LaSalle Finland Oy:lle osa-alueita 3 ja 4 koskien täsmennyspyynnön koskien esitettyjen referenssien tarjouspyynnön mukaisuutta. Tarjoajat toimittivat täsmennykset asetettuun määräaikaan mennessä ja hankintayksikkö hyväksyi annetut täsmennykset.
Catella Property Oy:n, FCG Finnish Consulting Group Oy:n, FinCap Kiinteistövarainhoito Oy:n, GEM Property Oy:n, GEM Valuation Oy:n, Harristo Oy:n, Huoneistokeskus Oy:n, Jones Lang LaSalle Finland Oy:n, Newsec Advisory Finland Oy:n, Reagle Oy:n, Retta Services Oy:n ja Welado Oy:n tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja etenevät tarjousten vertailuvaiheeseen.
Tarjousten vertailu
OSA-ALUE 1 Kiinteistöjen myynti
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
1. Hinta, max. 45 vertailupistettä
2. Laatu, max. 15 vertailupistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet jakautuivat osioihin seuraavasti:
provisioprosentti % (max. 25 vertailupistettä)
vähimmäispalkkio € (max. 20 vertailupistettä)
Provisioprosentti pyydettiin ilmoittamaan porrastetusti myytävän kiinteistön arvon mukaan ja vähimmäispalkkiossa pyydettiin ilmoittamaan yksi luku, joka toimi kyseisen osion vertailulukuna. Kussakin osiossa vertailuluvultaan pienin tarjous sai osion maksimispisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että edullisimman tarjouksen vertailuluku (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuluvulla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaisvertailupisteet jaettiin seuraavasti:
- Kokemus vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin
Kiinteistöjen myyntiin valittu henkilö (max. 15 vertailupistettä)
Tarjoajaa pyydettiin ilmoittamaan kussakin osiossa kokemusvuodet vähimmäisvaatimukset ylittävin osin. Kokemusvuosien lukumäärä toimi osion vertailulukuna. Kussakin osiossa vertailuluvultaan suurin luku sai osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että korkeimman tarjouksen vertailuluku (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuluvulla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet)
Pisteet ja vertailupisteet pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella.
Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet laskettiin yhteen. Kokonaisvertailupisteiltään parhaat tarjoajat (kolme) valittiin osa-alueen puitesopimuskumppaneiksi.
OSA-ALUE 2 Kiinteistöjen vuokraus
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
1. Hinta, max. 25 vertailupistettä
2. Laatu, max. 15 vertailupistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet jaettiin seuraavasti:
Välityspalkkion kuukausien määrä kahden desimaalin tarkkuudella (max. 25 vertailupistettä)
Välityspalkkiossa pyydettiin ilmoittamaan yksi luku, joka toimi kyseisen osion vertailulukuna. Vertailuluvultaan pienin tarjous sai osion maksimispisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että edullisimman tarjouksen vertailuluku (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuluvulla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaisvertailupisteet jaettiin seuraavasti:
- Kokemus vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin
Vuokravälitykseen nimetty asiantuntija A2 (max. 15 vertailupistettä)
Tarjoajaa pyydettiin ilmoittamaan kussakin osiossa kokemusvuodet vähimmäisvaatimukset ylittävin osin. Kokemusvuosien lukumäärä toimi osion vertailulukuna. Kussakin osiossa, vertailuluvultaan suurin luku sai osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että korkeimman tarjouksen vertailuluku (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuluvulla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet)
Pisteet ja vertailupisteet pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella.
Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet laskettiin yhteen. Kokonaisvertailupisteiltään parhaat tarjoajat (kolme) valittiin osa-alueen puitesopimuskumppaneiksi.
OSA-ALUE 3 Kiinteistöarviointipalvelut
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
1. Hinta, max. 70 vertailupistettä
2. Laatu, max. 30 vertailupistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet jakautuivat osioihin seuraavasti:
- Vanhempi asiantuntija (max. 15 vertailupistettä)
- Nuorempi asiantuntija (max. 20 vertailupistettä)
- Suunnittelija (max. 20 vertailupistettä)
- Avustaja (max. 15 vertailupistettä)
Kussakin osiossa pyydettiin yksi hinta, joka toimi kyseisen osion vertailuhintana. Kussakin osiossa vertailuhinnaltaan edullisin tarjous sai osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että edullisimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaisvertailupisteet jaettiin seuraavasti:
- Kokemus vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin Kiinteistöarviointiin valittu henkilö (max. 30 vertailupistettä)
Tarjoajaa pyydettiin kussakin osiossa ilmoittamaan kokemusvuodet vähimmäisvaatimukset ylittävin osin. Kokemusvuosien lukumäärä toimi osion vertailulukuna. Kussakin osiossa vertailuluvultaan suurin luku sai osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että korkeimman tarjouksen vertailuluku (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuluvulla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet)
Pisteet ja vertailupisteet pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella.
Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet laskettiin yhteen. Kokonaisvertailupisteiltään parhaat tarjoajat (kolme) valittiin puitesopimuskumppaneiksi.
OSA-ALUE 4 Kiinteistökehittämisen asiantuntijapalvelut
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
1. Hinta, max. 70 vertailupistettä
2. Laatu, max. 30 vertailupistettä
Hinnan kokonaisvertailupisteet jakautuivat osioihin seuraavasti:
- Vanhempi asiantuntija (max. 15 vertailupistettä)
- Nuorempi asiantuntija (max. 20 vertailupistettä)
- Suunnittelija (max. 20 vertailupistettä)
- Avustaja (max. 15 vertailupistettä)
Kussakin osiossa pyydettiin yksi hinta, joka toimi kyseisen osion vertailuhintana. Kussakin osiossa vertailuhinnaltaan edullisin tarjous sai osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että edullisimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet).
Laadun kokonaisvertailupisteet jaettiin seuraavasti:
- Kokemus vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin
Kiinteistökehittämiseen valittu henkilö (max. 30 vertailupistettä)
Tarjoajaa pyydettiin ilmoittamaan kokemusvuodet vähimmäisvaatimukset ylittävin osin. Kokemusvuosien lukumäärä toimi osion vertailulukuna. Vertailuluvultaan suurin luku sai osion maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten osion vertailupisteet laskettiin siten, että korkeimman tarjouksen vertailuluku (X) jaettiin kyseisen tarjouksen vertailuluvulla (Y) ja kerrottiin osion maksimipisteillä (X/Y*maksimipisteet)
Pisteet ja vertailupisteet pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella.
Lopuksi hinnan ja laadun vertailupisteet laskettiin yhteen. Kokonaisvertailupisteiltään parhaat tarjoajat (kolme) valittiin puitesopimuskumppaneiksi.
Tarkempi osa-aluekohtainen vertailu on kuvattu päätöksen liitteellä 1 vertailutaulukko.
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tekivät osa-alueittain seuraavat tarjoajat, joita esitetään valittavan osa-aluekohtaisten puitejärjestelyiden sopimuskumppaneiksi:
Osa-alue 1: 1. Huoneistokeskus Oy 2. Newsec Advisory Finland Oy 3. Catella Property Oy
Osa-alue 2: 1. Retta Services Oy 2. Catella Property Oy 3. Newsec Advisory Finland Oy
Osa-alue 3: 1. Fincap Kiinteistövarainhoito Oy 2. Welado Oy 3. Retta Services Oy
Osa-alue 4: 1. Harristo Oy 2. Newsec Advisory Finland Oy 3. FCG Finnish Consulting Group Oy
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen poissulkemisperusteisiin (hankintalain 80 § ja 81 §) tai soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkistamista. Hankintalain 79 §:n 2 mom. mukaan sopimusta ei voi tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka olisi tullut sulkea menettelystä 80 §:n nojalla tai joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitettyjen tarjoajien soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä pois lukien hankintalain mukaiset rikosrekisteriotteet. Kaikki valittavaksi esitetyt tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Valittavaksi esitettävien tarjoajien tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset on tarkistettu Vastuu Groupista. Kyseisten tarjoajien on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tuomi Logistiikka Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi Tuomi Logistiikka Oy:n kilpailutusasiantuntija Tiina Vilkuna. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat Ari Kilpi, Maria Saarinen, Niko Suoniemi, Henri Lievonen ja Virpi Ekholm.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen toimintasääntö on vahvistettu johtaja Rantasen päätöksellä 16.6.2022 § 69. Hallintosäännön 37 § 4 kohdan mukaista palvelualueen johtajalle määrättyä päätösvaltaa on delegoitu kiinteistöjohtajalle.