Päätöksen perustelut
Osana hankintojen kehittämisen ja digitalisoinnin tiekarttaa käynnistyi syyskuussa 2022 Tilaaminen ja hankintojen talousdata -projekti. Projektin tavoitteena on löytää ratkaisuja tilauksesta maksuun -prosessin sujuvoittamiseksi ja parantaa hankintojen tiedolla johtamista. Molempien osa-alueiden haasteena ovat tällä hetkellä mm. datan saatavuus ja laatu. Projektissa toteutetaan ulkopuolisena asiantuntijatyönä selvitys, jonka tulosten pohjalta kaupunki tekee päätöksen projektin jatkosta ja tulevista kehittämistoimista. Selvitys toteutetaan vuoden 2022 loppuun mennessä ja sen tuloksena tulee syntyä: 1. kuvaus tilauksesta maksuun -prosessin nykytilasta sekä vaihtoehdoista tilaamisen toimintamalliksi ja ratkaisuiksi, 2. kuvaus hankintojen talouden tilannekuvasta sekä vaihtoehtoisista ratkaisuista datan saatavuuden ja laadun parantamiseksi.
Tampereen kaupungin hankintapalvelut pyysi tarjouksia neljältä hankintatoimen kehittämisen asiantuntijapalvelun puitetoimittajalta toimeksiannon toteuttamiseksi. Tarjousta pyydettiin lisäksi sidosyksikkö Istekki Oy:ltä. Selvityksen toteuttamiseen asiantuntijapalveluna on varattu 30 000 euroa, mikä ilmoitettiin myös tarjouspyynnössä. Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse seuraaville tarjoajille:
- Ernst & Young Oy (2204039-6)
- Gofore Oy (1710128-9)
- KPMG Oy (1805485-9)
- VALOR Partners Oy (2414724- 2)
- Istekki Oy (2292633-0)
Tampereen kaupungin hankintapalvelut tapasi kaikki tarjouksen jättämisestä kiinnostuneet toimittajat ja kävi heidän kanssaan tarkentavat keskustelut ennen lopullisen tarjousten jättämistä.
Tarjouksen jättivät määräaikaan mennessä seuraavat yritykset (Y-tunnus yrityksen nimen perässä):
- Gofore Oy (1710128-9)
- KPMG Oy (1805485-9)
- VALOR Partners Oy (2414724- 2)
Tarjoukseen pyydettiin liittämään toteutussuunnitelma selvityksen tekemiseksi. Toteutussuunnitelma arvioitiin tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien perusteella: 1. toteutuksen vaiheistus ja sisältö, 2. suunnitelman realistisuus, toteuttamiskelpoisuus ja tarkoituksenmukaisuus 3. asiantuntijoiden osaaminen ja 4. toteutuksen laajuus suhteessa annettuun budjettiin.
Hankintatoimen kehittämisen asiantuntijapalvelun puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti alle 60 000 euron hankinnassa voidaan puitejärjestelyn sisällä tilata palvelua hankintatarpeen kannalta soveltuvimmalta toimittajalta. Tarjousten perusteella soveltuvin kumppani Tilaaminen ja hankintojen talousdata -projektissa tehtävän esiselvityksen toteuttamiseksi on VALOR Partners Oy. Heidän tarjouksensa oli selkeästi kohdistettu selvityksen molempien osa-alueiden keskeisiin teemoihin, sisälsi konkreettisia toimenpiteitä tulosten saavuttamiseksi ja on toteuttamiskelpoinen annetussa aikataulussa. Selvityksen asiantuntijoilla on kokemusta vastaavista toimeksiannoista ja soveltuva osaaminen.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on yhteensä 30 000 euroa.
Tilauksesta laaditaan toimeksiantosopimus. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Outi Teittinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT- sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.