Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungilla käyttöönotetaan parhaillaan kaupunkitasoisesti yhteistä yritysasiakkuuksienhallintajärjestelmää (yritys-CRM). Järjestelmän kehitystyö ja käyttöönotot on aloitettu työllisyys- ja kasvupalveluissa vuonna 2021 käynnistyneessä Elinvoima ja kilpailukyky -salkun Yritys-crm-järjestelmän määrittely ja hankinnan valmistelu -projektissa, jossa järjestelmän käyttöönottoa on tarkoitus laajentaa konsernihallintoon ja kaupunkiympäristön palvelualueelle.
Järjestelmän käyttöönottojen edetessä on tunnistettu tarve muodostaa kaupunkitasoisesti yhteinen yritysasiakkuusienhallinnan toimintasuunnitelma, jossa määritellään yritysasiakkuuksienhallintaan sekä järjestelmän käyttöön ja jatkokehittämiseen liittyvät vastuutahot ja prosessit, kuvataan ohjeet tiedon ylläpitoon ja jakamiseen sekä muodostetaan kaupunkitasoisesti yhteinen yritysasiakkuuksienhallinnan visio. Toimintasuunnitelman rakentaminen on keskeinen osa kaupunkitasoista projektia ja sen toteuttaminen luo edellytykset järjestelmän ja siihen liittyvien prosessien sujuvalle ylläpidolle, hyödyntämiselle ja jatkokehittämiselle projektien päättymisen jälkeen. Jotta voidaan varmistaa toimintasuunnitelman sisällön kattavuus käyttäjien tarpeita painottaen, tulee projektin tueksi hankkia palvelumuotoilun asiantuntijapalvelua.
Hankinnassa hyödynnetään Tampereen kaupungin puitejärjestelyä palvelumuotoilun asiantuntijapalvelujen hankinnasta sopimuskaudelle 3.12.2018 - 2.12.2022 (TRE:3402/02.07.01/2018). Kansallisen kynnysarvon alittavat yksittäiset toimeksiannot tilaaja tilaa palvelun puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti parhaiten sijoittuneilta palveluntuottajilta toimeksi annettavan työn luonteen vaatima erityisosaaminen, referenssit, aikataulullinen saatavuus ja reklamaatiot huomioiden. Hankinnassa hyödynnetään puitesopimuksen koria 1 (erityisosaamista liiketoiminnan, palvelujen, tilojen tai asuinympäristöjen muotoilusta).
Tarjous pyydettiin palvelumuotoilun asiantuntijapalvelujen puitejärjestelyn korissa 1 sijalle 1 sijoittuneelta Hellon Oy:ltä.
Hellon Oy antoi 21.10.2022 tarjouksen kaupunkitasoisesta toimintasuunnitelmasta yritysasiakkuuksien hallintaan ja yhdenmukaiseen datan hyödyntämiseen. Hellon Oy:n asiantuntijat toimivat osana projektiryhmää tukemalla toimintasuunnitelman sisällön ja työn toteutuksen suunnittelua, toteuttamalla haastatteluita sekä fasilitoimalla työpajoja. Niiden pohjalta Hellon Oy dokumentoi toimintasuunnitelman visuaaliseksi raportiksi. Toimeksianto sisältää enintään 30 henkilötyöpäivää. Henkilötyöpäivän arvonlisäveroton hinta on 980 euroa. Laskutus tapahtuu toteutuneiden henkilötyöpäivien mukaan. Toimeksiantosopimus on määräaikainen päättyen 28.2.2023.
Tilauksen arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 30 000 euroa.
Projekti rahoitetaan tietohallintoyksikön kaupunkisalkulle allokoimasta keskitetystä ict-kehittämismäärärahasta.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektipäällikkö, jonka vakanssia tällä hetkellä hoitaa Taina Lehmuskoski. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT- hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.