Päätöksen perustelut
Strategiajohtaja Reija Linnamaa ja riskienhallinta- ja turvallisuusjohtaja Jouni Perttula:
Konsernijohtaja teki 11.11.2022 viranhaltijapäätöksen § 143 diaarinro TRE:4151/02.07.01/2022 vakuutusmeklaripalveluiden hankinnasta. Vakuutusmeklaripalvelut sisältävät Tampereen kaupungin lakisääteisten ja vapaaehtoisten vakuutuksien (tapaturma-, omaisuus-, keskeytys-, vastuu-, matka-, ajoneuvo-, vene- ja kuljetusvakuutukset) hallinnoinnin ja kilpailutuksen.
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin toimeksiannosta tarjouksia vakuutusmeklaripalveluiden hankinnasta toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle. Hankintaa ei oltu jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista. Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo toistaiseksi voimassaolevalle sopimuskaudelle on sitoumuksetta 150 000 euroa 48 kuukauden aikana, eli noin 37 500 euroa vuodessa sisältäen mahdollisten lisäoptioiden käytön.
Hankintamenettelynä oli julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) (jäljempänä ”Hankintalaki”) 32 §:n mukainen nopeutettu avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 30.9.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Määräaikaan 17.10.2022 klo 12 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat kolme (3) yritystä: Justia Oy (y-tunnus 2698928-3), Novum Oy (y-tunnus 1445101-3) ja Rewenda Oy (y-tunnus 0986763-9).
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Konsernijohtajan yllä mainitun viranhaltijapäätöksen § 143 mukaan sopimus Tampereen kaupungin vakuutusmeklaripalveluiden hankinnasta tehdään Rewenda Oy:n kanssa.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn tarjoajan soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Tarjoaja on toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja ne on tarkastettu hyväksytysti. Rewenda Oy täytti tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) 132 § 1 momentissa säädetään hankintaoikaisun tekemisestä. Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Edellä mainitun lain 133 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta.
Justia Oy (jatkossa Justia) on tehnyt hankintapäätöksestä hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen. Hankintaoikaisun vireille tulosta on ilmoitettu niille, joita asia koskee. Hankintaoikaisua koskeva vaatimus on tämän päätöksen liitteenä (Liite 1).
Hankintaoikaisuvaatimuksessaan Justia pyytää tarkistamaan Rewenda Oy:n tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarjouspyynnössä asetettujen ehdottomien vaatimusten puitteissa sekä tarvittaessa oikaisemaan päätöstä hankintalain mukaisesti. Justia esittää käsityksenään, että Rewenda Oy ei täytä tarjouspyynnössä edellytettyjä ehdottomia soveltuvuusvaatimuksia tietosuojan ja salassapitovelvollisuuden osalta.
Perusteluissaan Justia tuo esiin, että Rewenda Oy kuuluu tytäryhtiönä ruotsalaiseen Söderberg & Partners -konserniin. Justian näkemyksen mukaan kaupungin tarjoajille asettamat tarjouspyynnön vaatimukset mm. noudatettavan tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyn osalta eivät mahdollista sitä, että hankintayksikön asiakastietoja vakuutus- ja vahinkoasioissa voisivat käsitellä tai saada tietoonsa samoissa tiloissa tai yhteisissä sähköisissä järjestelmissä toimivien muidenkin konserniyritysten edustajat kuin tarjoajayrityksen työntekijät.
Lisäksi Justia mainitsee, että Rewenda Oy:n sähköiset asiakaspalvelut tuotetaan ja toteutetaan osaksi tai kokonaan konserniin kuuluvien yhtiöiden omistamien ja hallinnoimien sähköisten järjestelmien kautta, minkä vuoksi tarjouksen ulkopuolisilla yrityksillä on mahdollisuus päästä käsiksi hankintayksikön luottamuksellisiksi ja salassa pidettäviksi nimeämiin asiakastietoihin.
Vielä Justia vetoaa siihen, että erilliset vakuutusmeklariyritykset työskentelevät Rewenda Oy:n työntekijöiden ohella osin samoissa tiloissa ja käyttävät konsernin yhteisiä sähköisiä järjestelmiä, joten Rewenda Oy ei omassa toiminnassaan voi täyttää kilpailutuksessa asetettuja salassapitoa ja tietosuojaa koskevia tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia luottamuksellisten tietojen käsittelyn osalta.
Lopuksi Justia pyytää myös tarkistamaan, onko Rewenda Oy tarjonnut yhteyshenkilöksi ja nimetyiksi asiantuntijoiksi palveluksessaan olevia työntekijöitä vai onko kyseessä ollut alihankinta ja mistä Söderberg Partners -konsernin toimipisteestä nimetyt asiantuntijat palvelevat.
Saapuneen hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta hankintayksikkö on tarkastanut hankinnan dokumentit uudelleen.
Hankintamenettelyn lähtökohtana on tarjousten lopullisuus. Tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä ja tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää, että tarjouksia arvioidaan sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetetussa määräajassa.
Rewenda Oy:n tarjous täytti tarjouspyynnön vaatimukset. Hankintayksikkö on tarkastanut myös Rewenda Oy:n soveltuvuuden ja todennut sen täyttävän tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Yleisen hankintaoikeudellisen periaatteen ja vakiintuneen oikeuskäytännön (esim. MAO H269/2022, MAO H263/2021, H190/2019, MAO 851/17) mukaan tarjoaja vastaa tarjouksestaan. Hankintayksiköllä on oikeus luottaa tarjoajan tarjouksessaan antamiin tietoihin ja vastaavasti annettu tarjous sitoo tarjoajaa, joka myös vastaa tarjouksessaan antamiensa tietojen paikkansapitävyydestä. Tarjouksen antamalla tarjoaja sitoutuu toteuttamaan hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.
Rewenda Oy on tarjouksessaan vastannut kyllä kysymykseen siitä, onko tarjous tarjouspyynnön mukainen. Kuten tarjouspyynnössä selvennetään, tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudella tarkoitetaan sitä, että tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetettuihin ehtoihin ei ole tarjouksessa tai sen liitteissä tehty varaumia, lisäyksiä tai poistoja, eivätkä annettu tarjous tai sen liitteet sisällä ristiriitaisia tietoja tarjouspyynnön ja sen liitteiden vaatimuksiin nähden. Niin ikään Rewenda on kyllä-vastauksella vakuuttanut, että se sitoutuu liitteenä 1 olevaan sopimusluonnokseen, sen liitteisiin ja niissä asetettuihin ehtoihin.
Rewenda Oy on siten tarjouksessaan sitoutunut tuottamaan palvelun sopimuksen mukaisesti. Mikäli palvelu ei sopimuskaudella ole sopimuksen mukaista, puuttuu hankintayksikkö asiaan sopimuksen mukaisin keinoin.
Edellä esitetyn perusteella hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä, eikä asiaan ole tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Justia Oy:n hankintaoikaisua koskeva vaatimus esitetään hylättäväksi.
Hallintosäännön 36 § 28)-kohdan mukaisesti konsernijohtaja päättää konsernihallinnon palvelujen hankinnasta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.