Päätöksen perustelut
Tietohallintojohtaja Maria Nikkilä:
Hansel Oy pyysi Tampereen kaupungin tietohallintoyksikön toimeksiannosta tarjouksia asiakaslähtöisen kehittämisen asiantuntijapalvelusta 1.1.2023 - 31.12.2024 sopimuskaudeksi. Hankintaan sisältyy optioehto, jonka mukaan sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella (2) yhden (1) vuoden optiokaudella.
Kyseessä on puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Puitejärjestely on jaettu kahteen osa-alueeseen:
- Osa-alue 1 Palvelumuotoilun asiantuntijapalvelut
- Osa-alue 2 Käyttökokemuksen asiantuntijapalvelut
Puitejärjestelyn kumpaankin osa-alueeseen valitaan enintään viisi (5) palveluntuottajaa.
Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 14.9.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-portaalissa.
Määräaikaan 17.10.2022 klo 12:00 mennessä osa-alueelle 1 (palvelumuotoilun asiantuntijapalvelut) tarjouksen jätti seuraavat 39 tarjoajaa:
- Adventure Club Helsinki Oy
- Alpha Design Partners Oy
- Ambientia Oy
- CGI Suomi Oy
- Deloitte Consulting Oy
- Digia Finland Oy
- Digitalist Finland Oy
- Eezy Flow Oy
- Embassy of Design Oy
- Exove Design Oy
- Futurice Oy
- Geniem Oy
- Gesund Partners Oy
- Gofore Lead Oy
- Gofore Oyj
- Hellon Oy
- Huld Oy
- Innolink Group Oy
- Knowit Solutions Oy
- KPMG Oy Ab
- Kuudes Kerros Helsinki Oy
- Laurea Ammattikoulu Oy
- LINK Design and Development Oy
- Minutor Oy
- NHG Finland Oy
- Nordkapp Creative Oy
- North Patrol Oy
- Palvelumuotoilu Palo Oy
- Pentagon Design Oy
- Ramboll Finland Oy
- Ryhmittymä Et May Oy ja Monsita Oy
- Ryhmittymä Kolmas Persoona Oy, ON Muotoilu Oy ja Tmi Elise Maria
- Ryhmittymä Pro Rautio Oy ja Brado Oy
- Ryhmittymä Spinnrock Oy ja Intolead Oy
- Ryhmittymä Vision Factory Oy ja Fraktio Oy
- Sitowise Oy
- Tamora Oy
- Tieto Finland Oy
- Vincit Oyj
- WSP Finland Oy
- Y4 Works Oy
Osa-alueelle 2 (käyttökokemuksen asiantuntijapalvelut) tarjouksen jätti määräaikaan mennessä seuraavat 22 tarjoajaa:
- Adventure Club Helsinki Oy
- Alpha Design Partners Oy
- Ambientia Oy
- CGI Suomi Oy
- Deloitte Consulting Oy
- Digitalist Finland Oy
- Exove Design Oy
- Futurice Oy
- Geniem Oy
- Gofore Oyj
- Hellon Oy
- Huld Oy
- Knowit Solutions Oy
- Kuudes Kerros Helsinki Oy
- LINK Design and Development Oy
- NHG Finland Oy
- North Patrol Oy
- Pentagon Design Oy
- Sitowise Oy
- Tieto Finland Oy
- Vincit Oyj
- Ryhmittymä Vision Factory Oy ja Fraktio Oy
Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset avattiin sähköisesti 17.10.2022 klo 12.24.
Tarjoajien soveltuvuus tarkastettiin tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella.
Seuraaville yrityksille lähetettiin soveltuvuutta koskeva täsmennyspyyntö:
- Adventure Club Helsinki Oy (lainmukaisten velvoitteiden hoitaminen)
- Alpha Design Partners Oy (referenssit)
- Ambientia Oy (referenssit)
- Deloitte Consulting Oy (referenssit)
- Eezy Flow Oy (referenssit)
- Exove Oy (referenssit)
- Gesund Partners Oy (lainmukaisten velvoitteiden hoitaminen, referenssit)
- Innolink Group Oy (lainmukaisten velvoitteiden hoitaminen, referenssit)
- Link Design and Development Oy (referenssit)
- NHG Finland Oy (referenssit)
- Ramboll Finland Oy (referenssit)
- Ryhmittymä Et May Oy ja Monsita Oy (referenssit)
- Ryhmittymä Kolmas Persoona Oy, ON Muotoilu Oy ja Tmi Elise Maria (lainmukaisten velvoitteiden hoitaminen)
- Ryhmittymä Spinnrock Oy ja Intolead Oy (referenssit)
- Ryhmittymä Vision Factory Oy ja Fraktio Oy (lainmukaisten velvoitteiden hoitaminen)
- Tamora Oy (referenssit)
Kaikki täsmennykset saapuivat vastaukselle annettuun määräaikaan mennessä.
Seuraavien yritysten ei todettu täyttävän tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia:
- KPMG Oy Ab
- Minutor Oy
- Ryhmittymä Ryhmittymä Pro Rautio Oy ja Brado Oy
Kyseisille tarjoajille lähetetään erilliset poissulkuperusteet.
Muiden tarjoajien todettiin täyttävän tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset eikä niitä koskenut hankintalain 80 § ja 81 § mukaiset poissulkuperusteet.
Tarjoajien soveltuvuustarkistuksen jälkeen tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus.
Seuraaville yrityksille osa-alueella 1 lähetettiin tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuutta koskeva täsmennyspyyntö:
- Alpha Design Partners Oy (asiantuntijat)
- Deloitte Consulting Oy (asiantuntijat)
- Digia Finland Oy (asiantuntijat)
- Digitalist Finland Oy (asiantuntijat)
- Exove Oy (asiantuntijat)
- Futurice Oy (asiantuntijat)
- Gesund Partners Oy (asiantuntijat)
- Gofore Lead Oy (asiantuntijat)
- Hellon Oy (asiantuntijat)
- Huld Oy (asiantuntijat)
- Innolink Group Oy (asiantuntijat)
- Kuudes Kerros Helsinki Oy (asiantuntijat)
- Laurea ammattikorkeakoulu Oy (asiantuntijat)
- Link Design and Development Oy (asiantuntijat)
- NHG Finland Oy (asiantuntijat)
- Nordkapp Creative Oy (asiantuntijat)
- North Patrol Oy (asiantuntijat)
- Pentagon Design Oy (asiantuntijat)
- Ramboll Finland Oy (asiantuntijat)
- Ryhmittymä Spinnrock Oy ja Intolead Oy (asiantuntijat)
- Ryhmittymä Vision Factory Oy ja Fraktio Oy (asiantuntijat)
- Sitowise Oy (asiantuntijat)
- Tieto Finland Oy (asiantuntijat)
- WSP Finland Oy (asiantuntijat)
- Y4 Works Oy (asiantuntijat)
Kaikki täsmennykset saapuivat vastaukselle annettuun määräaikaan mennessä.
WSP Finland Oy:n tarjous osa-alueella 1 todettiin tarjouspyynnön ehtojen vastaiseksi. WSP Finland Oy:lle lähetetään erilliset poissulkuperustelut.
Muut tarjoukset osa-alueella 1 todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Seuraaville yrityksille osa-alueella 2 lähetettiin tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuutta koskeva täsmennyspyyntö:
- Alpha Design Partners Oy (asiantuntijat)
- Ambientia Oy (asiantuntijat)
- CGI Suomi Oy (asiantuntijat)
- Deloitte Consulting Oy (asiantuntijat)
- Digitalist Finland Oy (asiantuntijat)
- Exove Oy (asiantuntijat)
- Futurice Oy (asiantuntijat)
- Gofore Oyj (asiantuntijat)
- Hellon Oy (asiantuntijat)
- Huld Oy (asiantuntijat)
- NHG Finland Oy (asiantuntijat)
- North Patrol Oy (asiantuntijat)
- Pentagon Design Oy (asiantuntijat)
Kaikki täsmennykset saapuivat vastaukselle annettuun määräaikaan mennessä.
Seuraavien yritysten tarjoukset osa-alueella 2 todettiin tarjouspyynnön ehtojen vastaisiksi:
- Huld Oy (asiantuntijat)
- Ryhmittymä Vision Factory Oy ja Fraktio Oy
Kyseisille tarjoajille lähetetään erilliset poissulkuperusteet.
Muut tarjoukset osa-alueella 2 todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Lopuksi tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset vertailtiin osa-alueittain tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti. Tarjousten vertailussa käytettiin seuraavia tarjouspyynnössä ilmoitettuja valintaperusteita:
- Hinta: asiantuntijatyön hinta, painoarvo 30 pistettä
- Molemmilla osa-alueilla 1 ja 2 hinta vertailtiin tarjoajan antaman henkilötyöpäivän kattohinnan perusteella
- Halvin hinta saa täydet 30 hintapistettä ja muut hinnat pisteytetään suhteessa halvimpaan hintaan seuraavalla kaavalla: halvin hinta / tarjouksen hinta * 30
- Laatu, painoarvo 70 pistettä jakautuen seuraaviin:
- Laatu 1: Asiantuntijoiden kokemus ja osaaminen, painoarvo 35 pistettä
- Vertailtiin molemmilla osa-alueilla 1 ja 2 toimittajan asiantuntijalomakkeella antamien tietojen perusteella.
- Pisteytysperusteet oli kuvattu asiantuntijalomakkeilla.
- Lomakepisteiden maksimimäärä on 12 pistettä per asiantuntija eli yhteensä 36 pistettä.
- Parhaat yhteenlasketut lomakepisteet kerännyt tarjoaja saa täydet 35 laatupistettä ja muut tarjoajat pisteytetään suhteessa parhaaseen seuraavalla kaavalla: parhaan tarjoajan yhteenlasketut lomakepisteet / tarjoajan yhteenlasketut lomakepisteet * 35
- Laatu 2: Tarjouksen kuvaukset, painoarvo 35 pistettä
- Vertailtiin molemmilla osa-alueilla 1 ja 2 toimittajan tarjoukseensa liittämien kuvausten perusteella.
- Pisteytysperusteet oli kuvattu tarjouspyynnön kohdassa "Hankinnan kohteen tietojen syöttö".
- Kuvauspisteiden maksimimäärä on osa-alueittain 3 pistettä per kuvaus eli yhteensä 9 pistettä.
- Parhaat yhteenlasketut kuvauspisteet kerännyt tarjoaja saa täydet 35 laatupistettä ja muut tarjoajat pisteytetään suhteessa parhaaseen seuraavalla kaavalla: parhaan tarjoajan yhteenlasketut kuvauspisteet / tarjoajan yhteenlasketut kuvauspisteet * 35
Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ja pisteytyksen perustelut ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevista vertailu- ja perustelutaulukoista (liitteet 1-3). Tarjoajan hintavertailusta ja laatuvertailusta saamat pisteet laskettiin yhteen. Tarjoajien kokonaisvertailupisteet ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta (liitteet 1.1 ja 1.2). Eniten vertailupisteitä saaneet viisi tarjoajaa valitaan puitejärjestelytoimittajiksi.
Edellä kuvatun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset tehneet esitetään valittavaksi sopimuskumppaneiksi seuraavasti:
Osa-alue 1 Palvelumuotoilun asiantuntijapalvelut
- CGI Suomi Oy (Y-tunnus 0357502-9)
- Digitalist Finland Oy (Y-tunnus 08652492)
- Futurice Oy (Y-tunnus 1623507-4)
- Pentagon Design Oy (Y-tunnus 1049233-6)
- Ryhmittymä Kolmas Persoona Oy (Y-tunnus 2329276-3), ON Muotoilu Oy (Y-tunnus 3174184-8) ja Tmi Elise Maria (Y-tunnus 2435017-9)
Osa-alue 2 Käyttökokemuksen asiantuntijapalvelut
- CGI Suomi Oy (Y-tunnus 0357502-9)
- Futurice Oy (Y-tunnus 1623507-4)
- Gofore Oyj (Y-tunnus 1710128-9)
- Pentagon Design Oy (Y-tunnus 1049233-6)
- Vincit Oyj (Y-tunnus 2113034-9)
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Päätöksen liitteet 4.1-4.6 ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24.1 §:n 20-kohdan perusteella. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Hansel Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi.
Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintayksikkö ottaa valittuihin toimittajiin yhteyttä sopimusten viimeistelemiseksi.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 600 000 euroa vuodessa eli 2 200 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen optioiden käytön.
Hankintaa on valmistellut Tampereen kaupungin tietohallintoyksikön ja Hansel Oy:n asiantuntijoista koostuva työryhmä.
Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään projektipäällikkö Elina Tervi.
Hallintosäännön 36 § 26)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää yhteishankittavista tuoteryhmistä ja tuotteista sekä niihin liittyvistä toimintatavoista, sopimuksista ja sitoumuksista.