Päätöksen perustelut
Rakennusvalvonnan asiakirjat ovat pysyvästi sähköisesti säilytettäviä 1.1.2017 vireille tulleista asioista alkaen. CGI Suomi Oy:n toimittama Facta toimii rakennusvalvonnan asianhallinnan pääjärjestelmänä, jonka kautta hallinnoidaan asiakirjojen siirtymistä järjestelmästä toiseen. Asianhallintaan osallistuvat seuraavat järjestelmät: Lupapiste asiointi, Facta, Lupapiste käyttöarkisto ja Donna pysyväisarkisto. CGI Suomi Oy on toimittanut Facta-Lupapiste-Donna-integraation Facta-kuntarekisteriin rakennusvalvonnan asiakirjoille ja salassa pidettävien dokumenttien käsittelyn ja näyttämisen ratkaisun.
Lupapisteen käyttöarkistossa on ajalta 1.1.2017–30.11.2021 noin 2300 kpl lupaa, joiden asiakirjat odottavat vielä arkistointia. Arkistointia odottaa myös joukko työnjohtaja-asioiden asiakirjoja. Asiakirjojen arkistointi halutaan toteuttaa massa-ajona, koska henkilötyönä asiakirjojen siirto Lupapisteen käyttöarkistosta Donnaan vaatii kohtuuttomasti työaikaa.
Kaupunkiympäristön palvelualueen kaupunkiympäristön rakennuttamisen ja ylläpidon palveluryhmä pyysi CGI Suomi Oy:ltä tarjousta rakennusvalvonnan dokumenttien massalatauksesta Lupapisteestä Factaan ja dokumenttien massa-arkistoinnista Factasta Donnaan.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1)-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Tarjous päädyttiin pyytämään CGI Suomi Oy:ltä siitä syystä, että se Facta-järjestelmän ja Factan Lupapiste- ja Donna-integraatioiden toimittajana omaa parhaan teknisen kyvykkyyden hankinnan toteuttajaksi.
CGI Suomi Oy:ltä saadun tarjouksen arvonlisäveroton hinta on 17 475 euroa.
Tarjous täyttää tekniset vaatimukset ja tarjouksen arvioidaan olevan myös hinnaltaan edullinen.
Sopimus rakennusvalvonnan dokumenttien massalatauksesta Lupapisteestä Factaan ja dokumenttien massa-arkistoinnista Factasta Donnaan esitetään tehtäväksi CGI Suomi Oy:n (y-tunnus 0357502-9) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Henna Mäkilä. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.