Päätöksen perustelut
Vuosina 2019-2020 tehtyjen esiselvitysten perusteella on tunnistettu useita yritysasiakkuudenhallinnan kehittämiseen liittyviä kaupunkitasoisia tarpeita. Asiakastiedon keräämiseen, hallintaan tai hyödyntämiseen ei ole ollut käytössä asiakkuudenhallinnan kokonaisratkaisua, joka tukisi yritysten palvelukokemuksen kehittämistä kaupungin palveluissa. Asiakastieto on hajallaan eri järjestelmissä, ja kokonaiskuvaa yritysten asioinnista ei pystytä riittävällä tarkkuudella muodostamaan. Kaupungin elinvoiman ja kilpailukyvyn turvaamiseen tähtäävän, ja yritysten toimintaedellytysten kehittämiseen liittyvän CRM-järjestelmän hankinta on todettu välttämättömäksi. Yritys-CRM-kehitystyö käynnistettiin Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueella työllisyys- ja kasvupalveluissa Yritys-CRM-järjestelmän määrittely ja hankinnan valmistelu -projektissa. Vuoden 2022 loppuun mennessä järjestelmä on otettu käyttöön työllisyys- ja kasvupalveluissa, elinkeinopalveluissa, Tredussa, Business Tampereessa ja Visit Tampereessa.
Kaupunkitasoisessa Yritysasiakastiedon hallinnan kehittäminen yritys-CRM-tietojärjestelmän avulla -projektissa käynnistetään yritys-CRM-järjestelmään kytkeytyvä markkinoinnin- ja tapahtumahallinnan työkalun käyttöönotto strategia- ja kehittämisyksikön suhdetoiminta- ja markkinointitiimissä, elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen tapahtumapalveluissa sekä pormestarin esikunnassa. Projektissa tehdään myös yritys-CRM-järjestelmän ominaisuuksien määrittelyä elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueella kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -yksikössä sekä kaupunkiympäristön palvelualueella (kaupunkiympäristön suunnittelu) järjestelmän tulevien käyttöönottojen pohjaksi.
Kuntien Tiera Oy on kuntien, kuntayhtymien, hyvinvointialueiden ja kuntaomisteisten yhtiöiden omistama osakeyhtiö, joka tarjoaa omistajilleen tietohallinnon ja tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluja. Kuntien Tiera Oy toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Tampereen kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakkeenomistaja.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Kuntien Tiera Oy on kilpailuttanut D365-kumppanit ja kilpailutuksen pohjalta solminut hankintasopimuksen Innofactor Software Oy:n Sharepoint ja Dynamics 365 palveluista. Kilpailutettu D365-kokonaisuus sisältää käyttöönottopalvelut, jatkuvat palvelut ja ylläpidon tuen, kehitys- ja asiantuntijatyöt sekä koulutuspalvelut.
Kuntien Tiera on antanut tarjouksen asiantuntijapalveluista Yritys-CRM -järjestelmän määrittelyyn liittyen. Palveluun kuuluu Microsoftin Dynamics CRM-järjestelmän tekninen määrittelytyö sekä käyttöönoton tuki. Hankinnan arvolisäveroton arvo on sitoumuksetta 40 000 euroa. Laskutus tapahtuu toteutuneen mukaan.
Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään ICT-palveluvastaava Pia Suominen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.