Päätöksen perustelut
Tietohallintojohtaja Maria Nikkilä:
Digi- ja väestötietovirasto toimitti Tampereen kaupungille 21.12.2022 päivätyn selvityspyynnön koskien turvakiellon alaisten tietojen käsittelyä.
Digi- ja väestötietovirasto pyysi selvitystä heidän tietoon saatetuista kahdesta Tampereen kaupungilta postille lähteneestä kirjeestä, joiden vastaanottaja tiedoissa oli merkintä turvakielto sekä postinumero ja postitoimipaikka. Katuosoitetta kirjeissä ei ollut, vaan näiden osalta tietona oli merkintä turvakielto tai turvakiellossa. Postitoimipaikka ja tieto turvakiellosta on jo itsessään turvakiellon alainen tieto. Toinen asia koski Pirkanmaan hyvinvointialueelle siirtynyttä toimintaa, joten asiasta informoidaan Pirkanmaan hyvinvointialuetta.
Selvityspyynnön johdosta tehtiin laajaa selvitystä, jossa pystyttiin yksilöimään kyseiset kirjeet ja syyt sille, miksi mainitut kirjeet ovat tässä yksittäisessä tapauksessa päässeet lähtemään laskutuksessa postille. Selvityspyynnön johdosta Digi- ja väestötietovirastolle annettiin selvitys, jossa selvitettiin tapahtumien kulku ja kirjeiden lähtemiseen johtaneet syyt. Näiden johdosta tehtiin välittömästi lisävarmistuksia aikaisempien varmistukeinojen lisäksi, jottei vastaavia tapauksia tulisi. Selvyyden vuoksi asiasta tehtiin erikseen ilmoitus tietosuojavaltuutetulle.
Kokonaisuudessaan tapahtuneen ei katsottu aiheuttavan korkeaa riskiä rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille. Edellä mainittujen tietojen luovutus on tapahtunut viranomaiselta postille. Kirjeet palautuivat postista suoraan kaupungille.
Digi- ja väestötietovirasto teki selvityksen johdosta päätöksen, jossa todettiin, että turvakiellon käytännesääntöjen mukaan turvakiellon kohteena olevia tietoja saavan viranomaisen on mm. huolehdittava siitä, että sen vastuulla olevat tietojärjestelmät ja toiminnalliset menettelytavat tukevat tietojen suojattua käsittelyä. Turvakiellon alaisia tietoja ei voida koskaan luovuttaa muille kuin viranomaisille.
Asian johdosta Digi- ja väestötietovirasto antoi päätöksellään huomautuksen Tampereen kaupungille ja kiinnittää kaupungin huomion väestötietojärjestelmän tietojen asianmukaiseen käyttöön. Samalla Digi- ja väestötietovirasto katsoo, että asiassa saatu selvitys ei anna virastolle aihetta muihin toimenpiteisiinja asian käsittely päättyy tähän huomautukseen.
Päätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen 30 päivän kuluessa tiedoksisaannista. Annettuun päätökseen voidaan tyytyä, eikä muutoksenhaku ole tarkoituksenmukaista asian laatu, päätöksen perustelut ja tehdyt toimenpiteet huomioiden.
Asiassa annettu päätös liitteineen sisältää julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 7) kohdan mukaisia salassapidettäviä tietoja tieto- ja viestintäjärjestelmien turvallisuudesta.
Hallintosäännön 35 § 33)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää muun ohella muutoksenhakuoikeuden käyttämisestä.