Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin konsernihallinnon Strategia- ja kehittämisyksikön suhdetoiminta- ja markkinointitiimin, Elinkeinon ja kilpailukyvyn palvelualueen tapahtumatiimin ja pormestarin sihteerin käytössä on ollut Eventilla Oy:n (y-tunnus: 2321609-0) tarjoama tapahtumanhallinta-järjestelmä 1.11.2019 lähtien. Aluksi järjestelmä oli kuusi (6) kuukautta koekäytössä, ja sen jälkeen sopimus on uusittu vuosittain. Tämän hetkinen sopimus on voimassa 28.2.2023 saakka.
Kyseisten sopimuskausien kustannus on ollut yhteensä 19.683,76 euroa (brutto). Kustannukset on maksettu konsernihallinnon Strategia- ja kehittämisyksikön suhdetoiminnan ja markkinoinnin kustannuspaikalta 113227. Eventillan käyttösopimusta on jatkettu vuosi kerrallaan siitä syystä, että tiedossa on ollut CRM-asiakashallintajärjestelmän ja sen osana tapahtumanhallintajärjestelmän hankinta kaupungin eri yksiköiden käyttöön, mutta sen hankinta on edennyt suunniteltua hitaammin.
Järjestelmän kautta on hallinnoitu kaupungin ylimmän johdon kutsuvierastilaisuuksia, muita kaupungin järjestämiä suhdetoiminta- ja vieraanvaraisuustilaisuuksia sekä kaupungin järjestämiä moninaisia tapahtumia. Järjestelmällä on laadittu ja lähetetty kutsuja, otettu vastaan ilmoittautumisia ja hallinnoitu tapahtumia. Vuositasolla näitä tapahtumia on useita satoja. Hyvin toimiva ja ketterä tapahtumanhallintajärjestelmä on välttämätön työkalu ko. tilaisuuksien järjestelyissä. Järjestelmään liittyvällä sovelluksella on tarkastettu tilaisuuksien läsnäolijoita, mikä lisää tapahtumaturvallisuutta. Eventillaa on käytetty viestimiseen myös mm. lähettämällä sen kautta sähköisiä joulutervehdyksiä.
Vuoden 2022 alusta lähtien yllä mainitut Eventillan käyttäjät ovat osallistuneet kaupungin käyttöön hankittavan CRM-järjestelmään liitettävän Marketing-tapahtumanhallintaosion suunnitteluun. Tavoitteena on, että ko. Marketing-osio korvaisi Eventillan. Marketing-tapahtumanhallintaosion suunnittelu on kuitenkin viivästynyt alkuperäisestä aikataulusta. Määrittelyt ovat vasta työn alla, ja ensimmäinen testiversio on tulossa vasta alkuvuodesta 2023.
Uuden järjestelmän koekäytön aikana on oltava varmasti toimiva järjestelmä uuden rinnalla, eli ei voida suoraan siirtyä käyttämään toista järjestelmää, jonka toimivuudesta ei vielä ole takeita. Sähköisiä kutsuja lähetetään tilaisuuksiin jatkuvasti eikä vanhasta järjestelmästä luopumisen ja uuden järjestelmän käyttöönoton välillä voi olla katkoa.
Vuodesta 2023 on tulossa erittäin vilkas tapahtumavuosi. Suhdetoiminta- ja markkinointitiimin vastuulla on järjestää mm. vaativia kansainvälisiä kokouksia ja tärkeitä PR-tilaisuuksia. Tilaisuuksien hoitamisessa täysin toimintavarma tapahtumanhallintajärjestelmä on välttämätön työkalu. Suhdetoiminta- ja markkinointitiimi katsoo, että tilaisuuksien kutsu- ja ilmoittautumisprosessien hoitamiseksi on välttämätöntä pitää Eventilla käytössä 31.12.2023 saakka varajärjestelmänä, vaikka uusi CRM-tapahtumanhallintajärjestelmä saataisiinkin keväällä 2023 aktiivikäyttöön.
Eventilla SaaS-palvelun määräaikaisen sopimuskauden 1.3.2023 -31.12.2023 arvonlisäveroton hinta on 3360 euroa.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-päällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Terhi Suuronen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.