Päätöksen perustelut
Keskustorin kesäkeidas on vehreä, viihtyisä ja tyylikäs yhteisterassi Tampereen teatterin ja Raatihuoneen välissä, joka on toteutettu vuosina 2021 ja 2022. Kesäkeidas on Tamperelaisten ja matkailijoiden olohuone, jossa on monipuolisesti laadukasta ruokaa ja juomaa. Mahdollisuuksien mukaan esillä on myös paikallista kulttuuria, urheilua ja musiikkia. Kesäkeitaalle valitaan 8 tamperelaista ravintolatoimijaa ja asiakaspaikkoja on 500. Kesäkeitaan järjestäjänä toimii Tampereen kaupunki.
Kesäkeitaan tavoitteena on lisätä Keskustorin viihtyisyyttä kesäaikana ja saada aikaan uuden vetovoimatekijän Tammerkosken länsipuolelle, jonka asiakasvirrat ja kiinnostavuus hyödyttäisivät kaikkia keskustan yrityksiä. Kesäkeidas on visuaalisesti ja tarjonnaltaan laadukas kokonaisuus, joka tuo uutta lisäarvoa keskustaamme, siellä toimiville yrittäjille sekä eri kohderyhmille. Keskustorin kesäkeitaan päivittäisten toimintojen turvaamiseksi on tarpeen hankkia alueelle laadukas ja toimiva suunnittelu- ja toteutuspalvelu, joka vastaa Kesäkeitaan päivittäisestä toiminnasta.
Keskustorin kehittäminen on osa Läntisen keskustan kehittämistä ja keskustan elinvoiman kasvua. Keskustorin kesäkeitaan pilotti on todettu toimivaksi ja siitä tavoitellaan monivuotista. Kesäkeitaan järjestäjän kilpailutuksen valmistelu vuodesta 2024 alkaen on aloitettu, jonka vuoksi hankinta Kesäkeitaan suunnittelu- ja toteutuspalvelusta käsittää vain vuoden 2023 toteutuksen.
Tampereen kaupungin tapahtumapalvelut pyysi Event Company Rami Lehtinen Oy:ltä (y.tunnus 1790183-3) tarjousta Kesäkeitaan suunnittelu- ja toteutuspalvelusta sopimuskaudeksi 20.2. - 30.9.2023.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Kyseessä on hankintalain 12. luvun liitteen E tarkoittama tapahtumapalvelu, jonka kansallinen kynnysarvo on 400 000 euroa (alv 0 %). Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankinta toteutetaan suorahankintana. Perustelut hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle ovat hankkeen erityinen laatu sekä kilpailuttamisen vaatimat henkilöresurssit, siitä aiheutuvat kustannukset ja siihen kuluva aika, joita kohdennetaan vuoden 2024 alkavaan Kesäkeitaan järjestäjän kilpailutukseen. Lisäksi suorahankintaa puolsivat kokemukset markkinoiden heikosta toimitusvalmiudesta kyseiselle palvelulle sekä palveluntuottajien tiedossa oleva hintataso. Kokemukset on saatu alle 12 kuukautta sitten toteutetusta vuoden 2022 Kesäkeitaan operaattorin kilpailutuksesta. Palveluntuottajana Event Company Rami Lehtinen Oy on osoittautunut ammattitaitoiseksi, laadukkaaksi sekä yhteistyökykyiseksi.
Kesäkeitaan suunnittelu- ja toteutuspalvelun pienhankinta pitää sisällään alueen toimintojen etukäteen tehtävän suunnittelun, osallistumisen kesäkeitaan markkinointiin sekä päivittäisen viestinnän ja kommunikoinnin kaikkien kesäkeitaan toimijoiden kanssa, kesäkeitaan muun päivittäisen toiminnan operoinnin sekä alueen toimintojen valvonnan ja huollon. Keskustorin kesäkeitaan suunnittelu- ja toteutuspalvelun kustannukset ovat tilaajan vaatimukset täyttävän tarjouksen mukaan enintään 82 400 euroa, alv 0 %.
Lisäksi palveluntuottajan vastuulla on hankkia alueelle tarvittavat turvallisuuspalvelut, siisteys- ja puhtaanapidon palvelut, jätehuolto, screen- ja äänentoistoratkaisut sekä henkilökunnan / kauppiaiden huoltotilat. Palveluntuottaja solmii sopimukset alihankkijoiden kanssa ja laskut palveluista tulevat palveluntuottajalle. Tilaaja maksaa palveluista toteutuvat kulut läpilaskutuksella palveluntuottajalle toteuman mukaisesti, tositteisiin perustuen. Alihankittavien palveluiden kustannukset ovat enintään 180 000 euroa, alv 0 %.
Sopimus Keskustorin kesäkeitaan suunnittelu- ja toteutuspalvelun pienhankinnasta esitetään tehtäväksi Event Company Rami Lehtinen Oy:n (y.tunnus 1790183-3) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi Kilpailukykyjohtaja Anna-Kaisa Heinämäki. Asiantuntijana toimivat Tapahtumapäällikkö Saara Saarteinen ja Tapahtumatuottaja Matilda Salminen
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii Tapahtumapäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Saara Saarteinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta enintään 262 400 euroa, alv 0 %.
Hallintosäännön 37 §:n kohdan 4) mukaan palvelualueen johtaja päättää irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.