§ 2 Tila- ja kongressipalveluiden pienhankinta Alueiden komitean SEDEC-valiokunnan kokoukseen 20.-21.4.2023

Päätöksen perustelut

Alueiden komitea on EU:n virallinen kuntia ja alueita edustava instituutio, joka antaa lausuntoja EU:n lainsäädäntöä koskien. Komitealla on kuusi valiokuntaa, joiden tehtävä on valmistella lausuntoluonnoksia omasta toimialastaan. Valiokunnan kokouksien yhteydessä on tapana järjestää Euroopan eri kaupungeissa konferensseja keskustelun ja tiedonvaihdon ylläpitämiseksi. Tampereen kaupunki anoi sosiaalipolitiikka, koulutus, työllisyys, tutkimus ja kulttuuri –valiokunnan (SEDEC) kokouksen isännyyttä vuodelle 2023 ja se hyväksyttiin valiokunnassa lokakuun alussa. Pormestari hyväksyi lopullisen sitoumuksen 8.12.2022, §157 (TRE:8372/04.04.00/2022) ja osoitti tapahtuman koordinaatiovastuun strategia- ja kehittämisyksikön suhdetoiminta- ja markkinointi-tiimille. 

SEDEC-kokouksen tila- ja kongressipalvelujen pienhankinnan reunaehdot määräytyivät Alueiden komitean kanssa sovitun ajankohdan ja Euroopan Unionin virallisille kokouksille asettamien, erityisesti tulkkausta koskettavien teknisten vaatimusten mukaisesti. Tilan tuli olla käytettävissä 20.-21.4. ja sen tuli täyttää asetetut tilavaatimukset mm. osallistujamäärän, tulkkauskoppien mitoituksen sekä erillisten pienempien kokoustilojen osalta. Hankinnassa huomioitiin myös ravintolapalveluiden saavutettavuus sekä vaikutus järjestäjältä toivottuihin kuljetuspalveluihin. Tarjousta pyydettiin kolmelta toimijalta. Vain Sokos Hotel Tornin Paja kongressikeskus kykeni antamaan tarjouksen ja oli käytettävissä esitettynä ajankohtana.

Kongressipalvelun tuottajana Paja kongressikeskuksessa toimii Sokotel Oy (0212329-0). Pienhankinta sisältää:

• kokous- ja kongressitilan varaus 19.-21.4. väliselle ajalle ml. rakentamiseen ja purkuun vaadittava aika
• tarvittava tekninen henkilökunta tapahtuman ajaksi
• pienkokoustilat (5 kpl) 20.4. sekä tarvittava varustus 
• lounas ja kahvit kahdelle päivälle (n. 130 hlöä)
• Tulkkaustekniikka ja tulkkauskopit EU:n asettamien standardien mukaisesti, asennus, purku ja tekninen henkilökunta 
• Muu suunnittelutyö asetettujen vaatimusten ja suunnitelmien laatimiseksi.

Hankinnan kokonaisarvo on ilman arvonlisäveroa noin 55.000 euroa, josta alihankintana suoritettavan tulkkaustekniikan ja -koppien osuus on 17.000 euroa. Summa voi jonkin verran täsmentyä tapahtumatuotannon edetessä ja osallistujamäärän täsmentyessä. 

Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa. 

Päätös

Alueiden komitean SEDEC-valiokunnan kokouksen tila- ja kongressipalveluiden kokonaisuus hankitaan Sokotel Oy:n Sokos Tornin yhteydessä sijaitsevalta Paja kongressikeskukselta enintään 55.000 eurolla.

Kustannukset katetaan kustannuspaikalta 113226 (kansainväliset suhteet) sisäiseltä tilaukselta 27482 (Muu KV-toiminta).