Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungilla on pilotoitu Digitopaasia-ryhmäkeskustelutyökalua. Digitopaasia on pelimäinen, osallistava ja helppokäyttöinen ryhmäkeskustelutyökalu, jota voi käyttää fasilitoinnissa ja kehittämisessä.
Tampereen kaupungilla digitopaasia hyödynnetään työntekijäkokemuskyselyn tulosten läpikäymisessä ja kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa, johon Tampereen kaupunki on luonut oman pelipakkansa. Osallistava ja dialogia edistävä työkalu sisältää lisäksi yli neljäkymmentä erilaista valmista työkalupakkaa erilaisiin teemoihin, jota pelinvetäjänä toimiva kaupungin työntekijä voi hyödyntää. Kaikilla on lisäksi mahdollisuus rakentaa oman pakkansa haluamistaan teemoista.
Käyttökokemukset ovat osoittaneet, että digitopaasia on nopea ottaa käyttöön eikä vaadi kuin pikaisen perehdyttämisen. Toimittaja on osoittautunut hyväksi yhteistyötahoksi, joka haluaa jatkuvasti kuulla kokemuksia ja palautetta sekä parantaa tuotettaan käyttökokemusten, tarpeiden ja toiveiden pohjalta.
Henkilöstöyksikkö pyysi Topaasia Oy:ltä tarjousta Topaasia-hyötypelisovelluksesta sopimuskaudeksi 01.02.2023 - 31.01.2024. Hankintaan sisältyi optioehto, jonka mukaan sopimusta voidaan jatkaa 1 vuodella.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankinta tehdään pienhankintana ilman kilpailutusta, sillä kilpailutuksella ei voida olettaa siitä syntyviin kustannuksiin nähden saatavan merkittävästi kokonaistaloudellisempaa ratkaisua. Topaasian tuote on ennestään tuttu ja helppokäyttöinen. Sovellusta pilotoitiin Tampereen kaupungilla ja sitä ennen käytössä oli manuaalinen korttipakkasovellus.
Tarjous sisältää Topaasia PRO -työkalut ja yhteiskehittämistä 5h. Palvelu tuotetaan Saas-mallilla, jossa Topaasia Oy vastaa käyttöönotosta, ylläpidosta, asiakastuesta ja päivityksistä. Käyttöönoton arvonlisäveroton kertahinta on 9000 euroa sisältäen mm. rajattoman määrän käyttäjiä ja kaikki pelisisällöt.
Topaasia täyttää asetetut vaatimukset ja sen vahvuuksiksi katsottiin, että siinä on helppo luoda sisältöjä, se antaa mahdollisuuden analytiikan seuraamiselle, sisältää yli 40 valmista pelisisältöä hyödynnettäväksi eikä se edellytä ryhmän ulkopuolista vetäjää.
Sopimus Topaasia-hyötypelisovelluksesta esitetään tehtäväksi Topaasia Oy:n (2653911-9) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi ict-palveluvastaava Sami Kari. Asiantuntijana toimi kehittämisasiantuntija Riikka Lindsten.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii henkilöstöhallinnon ict-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sami Kari. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 9 000 euroa vuodessa eli 18 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option käytön.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.