Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin ja Fujitsu Finland Oy:n välillä on 1.7.2015 allekirjoitettu toistaiseksi voimassa oleva sopimus CaseM-päätöksentekojärjestelmän ("Selma”) toimittamisesta (tietohallintojohtaja 6.5.2015, § 42, dnro TRE: 1692/02.07.01/2015).
Tampereen kaupungin Selma-päätöksentekojärjestelmän asianhallinnan ja kokoushallinnan Oracle- ja Documentum-alustapalvelimet tulee päivittää järjestelmän käytön turvaamiseksi. Alustapalvelinten päivitysten yhteydessä päätöksentekojärjestelmä tulee toimivuuden varmistamiseksi päivittää nykyisestä versiosta 2.5 versioon 3.0. Asianhallinnan ja kokoushallinnan alustapalvelimet ja asianhallinnan versio 3.0 päivitetään Tampereen kaupungin molempiin käyttöympäristöihin (QA ja PROD). Alustapäivitykset ja versiopäivitys toteutetaan Tampereen kaupungilla projektina, jonka arvioitu kesto on 27.2. - 31.12.2023.
Järjestelmätoimittajalta (Fujitsu Finland Oy) on saatu tarjous alustapalvelinten ja päätöksentekojärjestelmän version päivityksestä yhteishintaan 269 541 € (alv 0 %), josta asianhallinnan alustapalvelinten päivittämisen ja päätöksentekojärjestelmän versiopäivityksen osuus on 217 879 € ja kokousympäristön alustapalvelinten päivityksen osuus 51 662 €. Fujitsu Finland Oy:n tarjoukset erittelyineen ovat päätöksen liitteenä. Muutoksen kustannukset ovat kertaluonteisia ja niillä ei ole vaikutusta alkuperäisten sopimusten perusteella maksettaviin palvelun jatkuviin kustannuksiin.
Nyt tehtävä sopimusmuutos perustuu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, "hankintalaki") 136 § 2 mom. 3. kohtaan, jonka mukaan sopimusmuutos on mahdollista tehdä ilman uutta hankintamenettelyä, mikäli "alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle".
Hankintalain 136 § 3 momentin mukaisesti edellä tarkoitetun sallitun sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta ja mikäli tässä tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Muutosten tavoitteena ei saa myöskään olla hankintalain säännösten kiertäminen.
Muutettavan sopimuksen kokonaisarvo on 746 000 euroa. Alkuperäinen sopimus on toistaiseksi voimassa oleva, joten arvo on laskettu 48 kk perusteella. Sopimusmuutoksen arvo projektin toteutuksen / vuoden 2023 aikana on 269 541 euroa. Sopimusmuutoksen arvo alittaa hankintalain 136 § 3 mom. mukaisen 50 % rajan alkuperäisen sopimuksen arvosta.
Sopimusmuutosta koskeva ilmoitus julkaistaan sähköisesti internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.
Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa ja niitä säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua päätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että päätös sopimusmuutoksesta on saanut lainvoiman. Sopimus sitoo Tampereen kaupunkia vasta, kun sopimus on allekirjoitettu.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava Pia Suominen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT- hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta.