Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunkiseudun kunnat (Tampere, Nokia, Ylöjärvi, Kangasala, Lempäälä, Pirkkala, Orivesi, Hämeenkyrö ja Vesilahti ) valmistelevat yhteistyössä perustietotekniikan palveluiden kilpailuttamista. Palveluiden kilpailuttaminen ja niiden käyttöönotto ovat taloudellisesti ja toiminnallisesti seudullisesti merkittävä hanke. Tampereen kaupungin ja kehyskuntien tärkeimmät perustietotekniikkapalvelut ovat työasematuki, tukikeskus (service desk), palvelinkapasiteetti, palvelin- ja tietokannan hallinta sekä työasemaleasing. Sopimuksen nykyinen arvo on noin 7 miljoonaa euroa vuodessa. Käynnistyvällä kilpailutuksella haetaan laadullista parannusta palveluihin, uuden toimintamallin kehittämistä sekä kustannustehokkuutta. Palveluilla on seutukunnissa yhteensä noin 18 000 käyttäjää.
Seudun tietotekninen palveluympäristö on muutoksessa. Uudet palveluna tuotettavat digitaaliset ratkaisut ja siirtyminen pilvipalveluihin muuttavat tietohallinnon roolia lähemmäs liiketoimintaa. Tekemisen fokus on aiempaa enemmän kehittämisessä ja palveluntarjoajien hallinnassa. Pilvipalveluiden hankkiminen, sopimusten ylläpito ja laajojen sopimusten optimointi edellyttää uudenlaista osaamista. Ennen varsinaista kilpailutusta tehdään valmisteluvaihe, jossa laaditaan nykytilan kuvaus ja kuvataan perustietotekniikkapalveluiden tuottamisen tavoitetila. Perustietotekniikan kilpailutuksen onnistuminen edellyttää huolellisesti ja asiantuntemuksella tehdyn valmisteluvaiheen. Asiantuntijatyölle on tarve seuraavilla osa-alueilla: nykytilan kuvaus, tulevien toimintamallien määrittely ja hankintasuunnitelman laatiminen sekä perustietotekniikkapalveluiden kilpailutuksen toteutussuunnitelma. Valmisteluvaiheen toteuttamiseksi hankitaan tällä päätöksellä asiantuntijapalvelua, joka laatii nykytila-analyysin, tavoitetilan kuvauksen sekä projektisuunnitelman, joka sisältää palveluiden vaatimusmäärittelyn sekä määrittelyn tuesta, jolla hankinnan etenemistä voidaan tukea kilpailutusvaiheessa.
Valmisteluvaiheen hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1 kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaisesti hankinnan kilpailuttaminen on pääsääntö myös pienhankinnoissa. Hankintaohjeen mukaisesti pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista, mikäli hankinta on arvoltaan vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisuutta arvioitaessa voidaan ottaa huomioon esimerkiksi hankinnan arvo, hankkeen erityinen laatu, kilpailuttamisen vaatimat henkilöresurssit, siitä aiheutuvat kustannukset ja siihen kuluva aika. Pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista myös silloin, kun hankittavaa tavaraa ei ole todennäköisesti saatavissa kuin yhdeltä toimittajalta, kun kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta, tai kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa ja hankinta tietyltä toimittajalta on niiden valossa selvästi edullinen.
Tampereen kaupungin tietohallintoyksikkö pyysi Melkki Oy:ltä (3204991-7) tarjousta perustietotekniikan valmisteluvaiheen asiantuntijapalveluista. Melkki Oy antoi 14.12.2022 tarjouksen sisältäen nykytila-analyysin, vision ja tavoitetilan määrittelyn. Kokonaisuuteen kuuluvat myös strateginen toimintasuunnitelma ja projektisuunnitelma tarvittavine toimenpiteineen sekä muutoshallintamallin määrittely.
Asiantuntijapalvelu laskutetaan valmistuneiden vaiheiden mukaisesti. Maksupostit ovat: Nykytila-analyysi 15 000 euroa, Visio- ja tavoitetilan määrittely 15 000 euroa, Strateginen toimintasuunnitelma 15 000 euroa ja loppusumma 14 000 euroa, kun toimeksianto on valmis. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 59 000 euroa.
Perustietotekniikkapalveluiden kilpailutuksen valmistelutyö on tarpeen hankkia asiantuntijapalveluita perustietotekniikan strategisen suunnittelutyön erinomaisesti tuntevalta asiantuntijalta. Kyseessä oleva pienhankinta on tarkoituksenmukaista tehdä Melkki Oy:ltä valmisteluvaiheen laadun varmistamiseksi. Tarjotun asiantuntijapalvelun laadun on arvioitu täyttävän vaatimukset. Tarjoajalla on erityistä asiantuntemusta ja kokemusta isojen kaupunkien it-infrastruktuurien ja perustietotekniikkapalveluiden kehittämisestä ja hankintoja valmistelevastaa työstä. Melkki Oy on vastannut suurien kaupunkien perustietotekniikan toimintamallien määrittelystä ja niitä toimeenpanevien muutosohjelmien johtamisesta lähivuosien aikana, ja omaa näin kokemusta kuntien toimintaympäristöstä, toimintatavoista sekä markkinoilla olevista ratkaisuista ja näiden kustannustasosta. Tarjoajalla on myös näyttöä kustannustehokkuuden toteutumisesta konsultoimissaan suurien kaupunkien perustietotekniikan hankinnoissa. Tällä perusteella esitetään, että strateginen asiantuntijatyö hankitaan Melkki Oy:ltä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Maarit Vehviläinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupunki on tietohallintosopimuksen nojalla valtuutettu valmistelemaan ja päättämään Tampereen seudun sopimuskumppanien puolesta tietotekniikan palvelutuottajapalvelujen hankinnoista siinä laajuudessa, kuin tietohallinnon seudullinen johtoryhmä harkitsee.
Tietohallinnon seudullinen johtoryhmä hyväksyi 31.1.2023 asiantuntijapalvelun hankinnan tukemaan perustietotekniikan hankinnan valmisteluvaiheen läpivientiä.
Tampereen kaupungin hallintosäännön 35 §:ään liittyvän konsernijohtajan toimivallan siirtopäätöksen 1.2.2023 § 10 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.