Päätöksen perustelut
Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta eli Ilmoittajansuojalaki tuli voimaan 1.1.2023. Kysymys on EU:n ilmoittajansuojeludirektiivin (2019/1937), eli ns. whistleblower-direktiivin täytäntöönpanosta. Direktiivi velvoittaa tietyt työnantajat perustamaan sisäisen ilmoituskanavan väärinkäytösten ilmoittamista varten.
Lain toimeenpanoa Tampereen kaupungilla on valmistellut konsernijohtajan nimeämä (03.06.2021 § 68) työryhmä. Työryhmä on kartoittanut erilaisia ilmoituskanavapalveluita markkinoilta selvittämällä erilaisia käytössä olevia kanavia. Kartoitukseen käytettiin yritysten julkisilta nettisivuilta saatavaa tietoa ja kuultiin joitakin esittelyitä. Työryhmä on pitänyt hankittavan järjestelmän pakollisina ominaisuuksina anonyymiä ilmoittamis- ja viestimahdollisuutta, riittävää tietoturvaa, erityisesti palvelinten ja datan sijaintia EU/ETA-alueella, suomenkielistä käyttöliittymää ja soveltuvia referenssejä. Järjestelmä tuli olla saatavana SaaS-palveluna. Järjestelmältä toivottiin helppokäyttöisyyttä sekä palvelinten sijaintia Suomessa. Järjestelmän tulee olla käytössä maaliskuun 2023 lopussa, jolloin lain antama siirtymäaika ilmoituskanavan toimeenpanolle päättyy.
Tietohallintoyksikkö pyysi Granite Oy:ltä tarjousta ilmoittajansuojelulain mukaisesta ilmoituskanavasta toistaiseksi voimassa olevaksi sopimuskaudeksi.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1)-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankinta tehdään pienhankintana ilman kilpailutusta, sillä kilpailutuksella ei voida olettaa siitä syntyviin kustannuksiin nähden saatavan merkittävästi kokonaistaloudellisempaa ratkaisua. Lisäksi ilmoittajansuojelulain mukainen siirtymäaika lain vaatimukset täyttävän kanavan hankintaan on lyhyt, ja täsmälliset vaatimukset ovat olleet tiedossa vasta lain hyväksymisen jälkeen vuoden 2022 lopusta alkaen.
Tarjous sisältää Granite Whistlebow -työkalut ja niiden vakioversioiden asennuksen sekä Granite Whistleblow DPIA:n. Palvelu tuotetaan Saas-mallilla, jossa Granite Oy vastaa käyttöönotosta, ylläpidosta, asiakastuesta ja päivityksistä. Työkalun jatkuva arvonlisäveroton kuukausihinta on 590 euroa. Käyttöönoton arvonlisäveroton kertahinta on 2200 euroa sisältäen mm. rajattoman määrän käyttäjiä ja pääkäyttäjäkoulutuksen.
Graniten Whistleblow -ilmoitustyökalu täyttää vaadittavat vaatimukset ja sen vahvuuksiksi katsottiin erityisesti tietoturva, käytettävyys ja kattavat referenssit. Käytettävyydestä useat julkishallinnon toimijat antoivat työkalusta hyvää palautetta käyttökokemustensa perusteella. Graniten järjestelmä on yksinkertainen, eikä se sisällä kaupungin käsittely- ja selvittämisprosessin kannalta tarpeettomia ominaisuuksia.
Sopimus Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituskanavan esitetään tehtäväksi Granite Oy:n (y-tunnus 1972201-1) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Pia Suominen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana. Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on 7 080 euroa.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (konsernijohtajan päätös 1.2.2023 § 10) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.