Päätöksen perustelut
Hankinnan kohteena on tapahtuma- ja harrastuskalenterijärjestelmä SaaS-palveluna ja tähän liittyvä kehitys ja ylläpito. Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Tuomi Logistiikka Oy lähetti Tampereen kaupungin toimeksiannosta 15.12.2022 julkaistavaksi hankintailmoituksen (409210) HILMA -palvelussa ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.
Tarjouksen jätti määräaikaan 24.01.2023 klo 16:00 mennessä kolme yritystä:
- Otium Innovations Oy (3176156-6)
- Eventz International Oy (2700656-8)
- Amabit Oy (3242644-4)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkastamista. Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Hankintayksikkö on tarkastanut kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Tarjoajat ovat toimittaneet tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 104 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Kaikki tarjouskilpailuun saapuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan, jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita. Hankintayksikkö lähetti Amabit Oy:lle täsmennyspyynnön voimavara-alihankinnan käytöstä 27.1.2023 ja Amabit Oy toimitti hyväksyttävän täsmennyksen asetetussa määräajassa.
Tarjousten vertailu
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin, hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinnan painoarvo tarjousten vertailussa on 40 % ja laadun 60 %. Maksimipistemäärä tarjousten vertailussa on 100 pistettä. Suurimman pistemäärän saanut tarjous valitaan sopimuskaudelle.
Tarjouksissa on tullut antaa hinta käyttöönottoprojektille, ylläpidolle ja kehittämistyölle. Hintaa vertaillaan tarjouspyynnössä esitetyllä hintakaavalla. Hintakaavan pohjalta muodostetaan vertailuhinta, jonka pohjalta määräytyy hinnan vertailupisteet.
Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa hinnan maksimipisteet (40). Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten että halvimman tarjouksen vertailuhinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen vertailuhinnalla (Y) ja kerrotaan kohdan maksimipisteillä (X/Y*40).
Laatua vertaillaan neljän vertailukohdan perusteella seuraavasti:
- Asiakastyytyväisyyskysely, maksimipisteet 20
- Referenssi, joka on kohdentunut hankinnan kohdetta vastaavaan tapahtuma- tai harrastuskalenteripalveluun, maksimipisteet 7
- Referenssissä vähimmäisvaatimuksissa asetettua integraatiomäärää enemmän integraatioita, maksimipisteet 3
- Käytettävyysvertailu, maksimipisteet 30
Tarjousten hinta- ja laatuvertailu on esitetty päätöksen liitteessä Vertailutaulukko.
Kokonaispisteiltään tarjoukset sijoittuivat seuraavasti:
1. Eventz International Oy 94,00 pistettä
2. Otium Innovations Oy 74,21 pistettä
3. Amabit Oy 59,23 pistettä
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman halvimman tarjouksen teki Eventz International Oy (2700656-8).
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tuomi Logistiikka Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Hankinnan valmistelijoina toimi Tuomi Logistiikka Oy:stä hankintapäällikkö Annika Temonen ja kilpailutusasiantuntija Artturi Kansanaho. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat ICT-palveluvastaava Sari Koivumäki, tietohallintokoordinaattori Johannes Tolonen, kehittämispäällikkö Jaakko Laurila, suunnittelija Johanna Kurela, projektipäällikkö Anni Joela, markkinointi- ja viestintäsuunnittelija Marjo Vihavainen, sovellusasiantuntija Kirsimarja Tenhunen, koordinaattori Heidi Korkeamäki ja koordinaattori Alina Viitasalo.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sari Koivumäki. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 22 500 euroa vuodessa. Sopimus on voimassa kaksi vuotta. Lisäksi sopimus sisältää toistaiseksi voimassa olevan optiokauden. Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on yhteensä sitoumuksetta 90 000 euroa.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (konsernijohtajan päätös 1.2.2023 § 10) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.