Päätöksen perustelut
Oppimispalveluiden asiakaslähtöisyyden lisääminen -projektin tavoitteena on ajasta ja paikasta riippumaton asiakaslähtöinen opintotoimistopalvelu opiskelijoille. Tavoitteena ottaa käyttöön sähköiset todistukset, sähköinen todistusten allekirjoitus, arkistointi ja lisätä muita sähköisiä asiakaspalvelumuotoja. Toteutuksessa kartoitetaan markkinoilla olevat tämänhetkiset palveluntarjoajat ja kilpailutetaan palvelut. Hankittavalla palvellulla parannetaan tiedon laadukkuutta, parannetaan tietosuojaa ottamalla käyttöön vahva tunnistautumien, mahdollistetaan aineistojen itsepalvelutoimintoja, mahdollistamalla mm. opiskelijoiden opiskelutodistusten, opintosuoritusotteiden sähköinen tulostaminen. Opintotoimistopalveluita on kehitettävä vastaamaan tämän hetken toiminnallisia ja lainsäädännöllisiä tarpeita ja vaatimuksia, tiedonhallintalaki. Projektin tavoitteena on saavuttaa digitaalisen asioinnin mahdollisuus 50 % kaupungin palveluja. Vuonna 2023 digitaalisen asioinnin tavoite on 35 %.
Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen toimintasäännön 4 § mukaan projektin toteutuspäätös kuuluu johtajan, ammatillinen koulutus tehtäviin.
Projektissa käsiteltävien henkilötietojen osalta henkilörekisterin vastaava viranhaltija on määritelty kaupungin internet-sivuilta löytyvissä tietosuojaselosteissa, erillistä henkilörekisteriä ei muodostu.
Projektiin liittyvistä hankinnoista päättää tietohallintojohtaja, kun kyseessä on ict-kehittämismäärärahalla toteutettava projekti.
Projektin kokonaiskustannusarvio on 400 000 euroa. Projektilla ei ole ulkopuolista rahoitusta.
Projekti rahoitetaan tietohallintoyksikön elinvoiman ja kilpailukyvyn salkulle allokoidusta keskitetystä ICT-kehittämismäärärahasta, yhteensä 400 000 euroa jakautuen vuosille 2023: 150 000 euroa, 2024: 150 000 euroa ja 2025: 100 000 euroa, elinvoiman ja kilpailukyvyn salkun johtoryhmän käsittelyn mukaisesti. Huomioitavaa on, että kunkin talousarviovuoden osalta projektin käyttöön allokoidaan määräraha salkun johtoryhmän erillisellä päätöksellä. Näin ollen tulevien vuosien 2024 ja 2025 määräraha on alustava varaus, joka tulee huomioida ko. vuoden talousarvion laadinnassa.
Projektin toteuttamisaika on 1.4.2023–31.12.2025. Rahoitus on käytettävissä 31.12.2025 saakka.
Projektin omistaja on johtaja, ammatillinen koulutus. Projektipäällikkönä toimii Tarja Kirvesmäki. Taloushallinnon yhteyshenkilö on taloussihteeri Henri Kukkonen konsernihallinnon tukipalveluista.
Projektipäällikön ja projektiryhmän jäsenten esimiehenä toimii heidän vakituiset esimiehensä ja taloushallinnon yhteyshenkilön esimiehenä hänen vakituinen esimiehensä.
Projektiin liittyvien laskujen asiatarkastus kuuluu projektipäällikölle.
Projektiin liittyvien laskujen hyväksyntä kuuluu omistajalle (Konsernijohtajan päätös 21.12.2022 § 184).
Projektissa noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjeistusta, taloudenhoidon konsernimääräystä ja projektiohjeistusta.
Projekti on käsitelty ja hyväksytty toteutukseen elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen johtoryhmässä 29.3.2023.