Päätöksen perustelut
Avustustoiminnan kehittäminen ja digitalisointi -projektissa toteutetaan avustusten hakuun, käsittelyyn ja valvontaan tarkoitettua järjestelmää. Esiselvityksen ja Proof of Concept -toteutuksen pohjalta edetään seuraavaan toteutusvaiheeseen Dynamics 365 -palvelussa. Tässä Minimun Viable Product (MVP) -vaiheessa varmistetaan erityisesti järjestelmän käytettävyys- ja saavutettavuusnäkökulmia toteuttamalla käyttäjätestauksia. Tämän jälkeen voidaan tarvittaessa siirtyä suunnittelemaan ja toteuttamaan käyttöönottovaihetta loppuvuodelle 2023 (optio).
Projekti rahoitetaan tietohallintoyksikön sivistyspalvelujen salkulle allokoidusta ict-kehittämismäärärahasta. Vuoden 2023 projektin budjetti on 141 200 euroa. Projekti ei saa ulkopuolista rahoitusta.
Kuntien Tiera Oy on kuntien, kuntayhtymien, hyvinvointialueiden ja kuntaomisteisten yhtiöiden omistama osakeyhtiö, joka tarjoaa omistajilleen tietohallinnon ja tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluja. Kuntien Tiera Oy toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Tampereen kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakkeenomistaja.
Kuntien Tiera Oy on kilpailuttanut lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisesti Sharepoint- ja Dynamics 365 -palvelut. Hankinnassa perustettiin puitejärjestely, jossa Sharepoint- ja Dynamics 365 -palveluja voidaan käyttää joko Kuntien Tiera Oy:n omaan käyttöön tai Tiera voi käyttää palvelua tuottaakseen palvelua omistaja-asiakkailleen. Kilpailutettu D365-kokonaisuus sisältää käyttöönottopalvelut, jatkuvat palvelut ja ylläpidon tuen, kehitys- ja asiantuntijatyöt sekä koulutuspalvelut. Kuntien Tiera Oy valitsi palvelujen ensisijaiseksi toimittajaksi Innofactor Oyj:n.
Sivistyspalveluiden yhteiset palvelut pyysi Kuntien Tieralta tarjouksen avustustenhallintajärjestelmätoteutuksesta D365-ympäristöön (Microsoft Dynamics) sopimuskaudeksi maaliskuu 2023 - tammikuu 2024. Hankintaan sisältyi optioehto, jonka mukaan on mahdollista hankkia myös Vaiheen 2 toteutus (käyttöönottovaihe) sekä käytettävyys- ja saavutettavuuskonsultointia. Kuntien Tiera Oy antoi 14.2.2023 tarjouksen ajanjaksolle 1.3.2023-31.1.2024 sisältäen MVP-vaiheen (38 htp), käyttöönottovaiheen (47 htp) sekä option käytettävyys- ja saavutettavuuskonsultoinnista (5-7 htp).
Sopimus avustustenhallintajärjestelmän hankinnasta esitetään tehtäväksi Kuntien Tiera Oy:n (y-tunnus 2362180-3) kanssa. Kuntien Tiera Oy toimittaa avustustenhallintajärjestelmän Tampereen kaupungille sidosyksikköaseman perusteella. Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Outi Lehtinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton hinta optioineen on enintään 96 600 euroa (92 htp, á 1050 euroa). Laskutus tapahtuu toteutuman mukaan. Projekti toteutetaan välillä maaliskuu 2023 - tammikuu 2024.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (konsernijohtajan päätös 1.2.2023 § 10) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.