Päätöksen perustelut
Raatihuoneella järjestetään 1-2 kertaa kuukaudessa kaupungin ylimmän johdon infotilaisuuksia, joissa on noin 80 vierasta. Noin kaksi tuntia kestävä tilaisuus järjestetään Juhlasalissa, missä näkyvyys ja akustiikka ovat sähköisten esitysten kannalta haasteellisia, koska tila on korkea ja pinta-alaltaan suuri, 229 m2. Talon oma esitystekniikka, jota käytetään neuvotteluhuoneissa, ei riitä tuottamaan tarpeeksi laadukasta kuvaa koko Juhlasaliin.
Tarjouspyynnöt lähetettiin 31.1.2023 viidelle AV-palveluita tarjoavalle yritykselle: Akun Tehdas (y-tunnus 0833599-9), Stremia Oy (y-tunnus 2377558-9), Prospectum Oy, (y-tunnus 2353129-3), InSitu Oy (y-tunnus 2704777-3) ja Livekuva Oy (y-tunnus 2541443-7), jotka arvioitiin soveltuviksi palveluntuottajiksi hankintaan. Tarjouksen jättivät määräaikaan 20.2.2023 klo 23.59 mennessä kolme yritystä: Akun Tehdas, InSitu ja Stremia. Toimittajaksi valikoitui Stremia Oy parhaan hinta-laatu-suhteen perusteella.
Tarjousten hintavertailu toteutettiin arvioimalla tarjottuja hintoja eri esimerkkitilaisuuksissa:
- tilaisuus, jossa kaikki osallistujat paikan päällä Raatihuoneella, tarvitaan iso valkokangas esitysten näkyvyyden parantamiseksi koko tilaan
- tilaisuus, jossa puhujalle tarvitaan etäyhteys em. paikan päällä olevan yleisön lisäksi
- hybriditilaisuus, jossa osallistumismahdollisuus paikan päällä tai etäyhteydellä.
Laadun osalta painotettiin erityisesti kokemusta vastaavanlaisten tilaisuuksien AV-tuotannon järjestämisestä. Stremialla on kokemusta mm. Suomen Ulkoministeriön videoviestinnän toteuttamisesta Säätytalossa, joka on saman ikäinen rakennus kuin Tampereen Raatihuone. Stremiaa on käytetty myös muissa kaupungin tilaisuuksissa.
Insitu ja Stremia ilmoittivat käyttävänsä Raatihuoneelle asennettavaa uutta kiinteää äänentoistoa omien laitteidensa ohella. Tarjoajien väliset erot syntyivät tapahtumien hinnoittelusta. Stremian tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin.
Hankinnan valmistelijana toimi koordinaattori Pirjo Rantanen.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii koordinaattori, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Pirjo Rantanen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle.
Sopimuksen yhteyshenkilönä toimii palvelukoordinaattori, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Pasi Uhtakari. Vakanssinhoitajan vaihtuessa sopimuksen yhteyshenkilönä toimii kulloinenkin haltija.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain kansallisen kynnysarvon eli hankinta on Tampereen kaupungin pienhankinta. Hankinnan arvo vuositasolla on enintään 20 000 € vuosi (+ alv 24 %), riippuen tilaisuuksien määrästä ja laadusta.
Hankittava palvelu kattaa Raatihuoneen tilaisuuksiin tarvittaessa esitystekniikan laitteiston, rakentamisen, teknisen tuen tilaisuuden aikana ja laitteiston poisviemisen. Tilaaja ei sitoudu tilausten säännöllisyyteen, vaan tilaukset tehdään tarpeen mukaan.
Stremia Oy on ennen hankintapäätöstä toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja ne on hyväksytysti tarkastettu.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösehdotus perusteluineen tulee julkiseksi päätöksen teon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen, lukuun ottamatta liikesalaisuuksia. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.