Päätöksen perustelut
Yhteishankinnan taustalla on Tampereen kaupungin pyytämä tarjous selvitystyöstä koskien Tampereen ja Pirkanmaan alueen toimijoiden EU-hanke- ja vaikuttamistyön tavoitteista ja toiminnasta. Yhteisen selvitystyön hankintamenettelystä on sovittu tilaajaosapuolten kesken. Tilaajaosapuolina ovat Tammpereen kaupungin lisäksi Pirkanmaan liitto, Tampereen ammattikorkeakoulu, Tampereen yliopisto, Pirkanmaan hyvinvointialue ja Tampereen kaupunkiseutu. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Pirkanmaan toimijat ovat edustautuneet ja toimineet Brysselissä osin jo vakiintuneilla tavoilla. Tästä toiminnasta näkyvimpänä esimerkkinä jo pitkään toiminut Tampere Region EU Office, jota ylläpitävät Tampereen kaupunki (maksuosuus 50 %), Pirkanmaan liitto (25 %) ja Tampereen kaupunkiseudun kunnat (25 %). Tampereen korkeakouluyhteisö ei ole ylläpitäjien joukossa, mutta monet yliopiston ja TAMK:n TKI-toimijat hakevat Brysselistä rahoitusta ja tekevät Euroopassa aktiivista kehittämis- ja verkostotyötä, osin myös yhteistyössä Tampereen ja Pirkanmaan EU-toimiston kanssa. Myös Pirkanmaan hyvinvointialueella on esimerkiksi TKI-toimintaan liittyviä tavoitteita EU-rahoituksen suhteen, mistä syystä hyvinvointialueen tavoitteita ja roolia alueen EU-toiminnassa on luontevaa arvioida.
Pirkanmaan toimijat ovat tunnistaneet tarpeen täsmentää tavoitteensa Brysseliin ja laajemminkin Eurooppaan suuntautuvassa työssä sekä viestiä tavoitteistaan aiempaa strategisemmin. Myös tiedonvaihtoa EU-suuntautuneiden toimijoiden kesken halutaan tiiviistää. Resursseja tulisi jatkossa hyödyntää nykyistä vaikuttavammin ja kustannustehokkaammin laajemmassa rakenteellisessa yhteistyössä. Selvityksen tavoitteena on tukea yhteisen, tiivistyvän toimintamallin suunnittelua.
Tarjous pyydettiin yhteensä neljältä EU-vaikuttamiseen erikoistuneelta palveluntarjoajalta: Miltton Oy, Rud Pedersen Public Affairs, Kreab, Blic Public Affairs. Tarjoukset arvioitiin hankintayksikön toimesta. Miltton Oy:n tarjous täytti parhaiten kaikkien tilaajaosapuolten vaatimukset ja on hinnaltaan sekä muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä.
Arvio perustuu alan yleiseen hintatasoon ja sopimuskäytänteisiin.
Hankittu palvelu pitää sisällään Palveluntuottajan tarjouksen esittämällä tavalla:
- Aloitustapaaminen Tilaajan kanssa
- Palveluntuottajan suunnittelema ja fasilitoima työpaja
- Palvelutuottajan toteuttamat haastattelut
- Välitapaaminen Tilaajan ja Palveluntuottajan kanssa
- Palveluntuottajan laatimat johtopäätökset ja toimenpidesuositukset kirjallisessa muodossa
- Tulosten esittely Tilaajalle ja yhteinen loppukeskustelu Tilaajan ja Palveluntuottajan kesken
Sopimus selvitystyöstä esitetään tehtäväksi Miltton Oy:n (y-tunnus 1654439-5) kanssa.
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi yhteysjohtaja Maggie Keskinen.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii yhteysjohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Maggie Keskinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 33 350 euroa, joka jaetaan tilaajaosapuolten kesken tasan. Tampereen kaupungin osuus hankinnasta on näin ollen 5 558 euroa (alv 0%). Kustannukset maksetaan vetovoiman ja edunvalvonnan kustannuspaikalta 154028.
Hallintosäännön 36 §:n 4. kohdan mukaan palvelualueen johtaja päättää irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.