Päätöksen perustelut
Hankinnan kohteena on tarjouspyynnön mukaisesti ilmastonmuutokseen sopeutumiseen ja varautumiseen liittyvän haavoittuvuusanalyysin toteuttaminen. Työn toteutus ajoittuu huhti-lokakuulle 2023
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25§ 1. mom 1 kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Palveluhankintaan ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista. Hankintamenettely toteutettiin kuitenkin laissa mainitun rajoitetun menettelyn kaltaisena. Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse kolmelle potentiaaliselle palveluntarjoajalle 14.3.2023 ja tarjouksia liitteineen pyydettiin sähköpostitse 3.4.2022 klo 23.59 mennessä. Tarjoukset saatiin seuraavilta tarjoajilta: 1. Ramboll Finland Oy (0101197-5) 2. AFRY Finland Oy (0625905-6) ja 3. Sitowise Oy (2335445-0).
Soveltuvuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnöllä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Kaikki tarjoukset täyttivät arjouspyynnön vaatimukset lukuun ottamatta AFRY Finland Oy:n tarjousta. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen liitteenä on tullut toimittaa pyydetyt asiakirjat tarjousten jättöaikaan mennessä. AFRY Finland Oy:n tarjous esitetään hylättäväksi tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska kaikki vaaditut asiakirjat eivät saapuneet asetettuun määräaikaan mennessä.
Tarjousten vertailu
Tarjouskilpailun valintaperusteena käytettiin kokonaistaloudellisesti hinta-laatu-suhteeltaan edullisinta tarjousta. Vertailuperusteiden painoarvot jakautuivat seuraavasti:
HINTA (70 pistettä)
Tarjoajien tuli antaa tarjouksessaan arvonlisäveroton kiinteä hinta kokoavasta ja täydentävästä karttapohjaisesta Tampereen kaupungin alueen eri toimialoja koskevasta haavoittuvuusanalyysitarkastelusta, riskien ja haavoittuvuuksien vaikutusarvioinnista sekä haavoittuviksi ryhmiksi tunnistettujen osallistamisprosessista. Selvitysten tarkempi sisältö on määritelty tarjouspyynnöllä. Hyväksyttyjen tarjousten vertailuhinnat selviävät päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.
LAATU (30 pistettä)
Nimetyt konsultit. Tilaaja arvioi nimettyjen henkilöiden mahdollisia referenssejä. Tarjoaja voi saada enintään 10 laatupistettä (enintään 5 pistettä / referenssi) referensseistä. Tilaaja arvioi referenssin vastaavuutta hankinnan kohteena olevaan työhön asteikolla 0-5 pistettä.
Työsuunnitelma. Tilaaja arvioi tarjouspyynnöllä määritellyn työsuunnitelman laatua toteutustavan selkeyden ja realistisuuden näkökulmasta koskin jäljempänä mainittuja kohtia. Työsuunnitelmasta voi saada enintään 20 pistettä.
• Projektin työvaiheet ja sisältö (0–10 pistettä)
• Vaiheet ja aikataulu (sis. kokoukset) (0–5 pistettä)
• Raportin karkea sisältöluettelo sekä liitekarttojen otsikot (0–5 pistettä)
Tarjousten kokonaisvertailupisteet ovat seuraavat:
1. Ramboll Finland Oy (93 pistettä)
2. Sitowise Oy (70,58 pistettä)
Tarjousten tarkemmat hinta- ja laatupisteet sekä perustelut on kerrottu päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Edellä mainituin perustein Ramboll Finland Oy (0101197-5) esitetään valittavaksi palveluntuottajaksi. Tarjoaja on toimittanut kaikki tarjouspyynnön mukaiset liitteet ja se täyttää muut asetetut vaatimukset. Sopimus hankinnan kohteena olevasta palvelusta esitetään tehtäväksi Ramboll Finland Oy:n kanssa.
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi suunnittelija Annika Kettunen ja kehityspäällikkö Kaisa Mustajärvi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kehityspäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Kaisa Mustajärvi. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 35 750 euroa.
Ympäristö- ja kehitysjohtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta sekä sopimusten hyväksymisestä lautakunnan palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa 250 000 euroon asti (Kaupunkiympäristön palvelualueen toimintasääntö 1.3.2023 alkaen, TRE:107/2023).