Päätöksen perustelut
Tampereen seudun ammattiopisto Tredun tietotekniset palvelut ja tila- ja logistiset palvelut vastaanottavat ja kirjaavat työtehtävät palveluiden hallintaa ja raportointia varten. Järjestelmään kirjataan vuositasolla yli 12 000 työmerkintää ja sitä käyttää 39 työntekijää.
Nykyinen Tampereen seudun ammattiopisto Tredun tietoteknisten palveluiden ja tila- ja logististen palveluiden käytössä oleva palvelunhallinnan ja tiketöinnin järjestelmä ei täytä nykyaikaisia tietoturvavaatimuksia ja järjestelmä ei mahdollista sujuvaa etä- ja mobiilikäyttöä.
Tampereen seudun ammattiopisto Tredun tietotekniset palvelut ja tila- ja logistiset palvelut haluavat kehittää palvelunhallintaa. Lisäksi järjestelmän käyttöä laajennetaan koskemaan tila- ja logististen palveluiden kuljetuspalveluita.
Tredun tietoteknisten palveluiden suorittaman tarpeeseen pohjautuvan tuotevertailun ja testikäytön perusteella Freshservice -tuote kattaa erinomaisesti tarpeen. Ratkaisun käytettävyys, raportointimahdollisuudet, ulkoasu ja hinnoittelu katsottiin erinomaisiksi. Ratkaisu tarjoaa modernit työkalut sekä IT-palvelunhallintaan, että muiden palvelupyyntöjen tehokkaaseen organisointiin.
Freshservicen SaaS-ratkaisu mahdollistaa nopean käyttöönoton, skaalaamisen ja tietoturvan. Järjestelmän vuosikustannukset muodostuvat huomattavasti nykyistä järjestelmää edullisemmiksi.
Hankinnan arvonlisäveroton lisenssikustannus on 39 käyttäjälle 7 020,00€/vuodessa. Tästä summasta Tredun tietoteknisten palveluiden osuus lisenssikustannuksista on 5 580,00€/vuodessa ja tila- ja logististen palveluiden osuus on 1 440,00€/vuodessa.
Hankinnan ennakoitu arvo alittaa hankintalain 25 §:n 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon, jolloin hankintalakia ei sovelleta kyseessä olevaan hankintaan. Kyseessä on pienhankinta, johon sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaan pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista, mikäli hankinta on arvoltaan vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Edellytykset toteuttaa pienhankinta ilman kilpailutusta on arvioitava tapauskohtaisesti.
Freshworks Inc:ltä on saatu 27.1.2023 tarjous Freshservice-tuotteesta. Tarjous sisältää 39 käyttäjälisenssiä.
Hankintaa ei nähty tarkoituksenmukaiseksi kilpailuttaa, sillä ratkaisu todettiin kustannuksiltaan, käytettävyydeltään ja skaalautuvuudeltaan tarvetta vastaavaksi.
Edellä mainitulla perusteella esitetään sisäisen palvelunhallinnan ja tiketöinnin järjestelmä hankittavaksi Freshworks Inc:ltä 24 kuukauden sopimuksella ja sopimusta jatketaan 12 kk kerrallaan, mikäli tuote katsotaan jatkossakin käyttötarkoitukseen parhaimmaksi ratkaisuksi.
Hankinnan kustannukset ovat 7 020,00 euroa €/vuodessa (alv 0%). Kustannukset kohdennetaan kustannuspaikoille 134461 ja 134459.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii atk-päällikkö Teemu Nieminen. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Palvelupäällikön päätösvalta asiassa perustuu palvelualueen johtajan päätökseen 9.12.2022 § 139. Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen toimintasääntö. (Toimintasäännön liite: Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen johtajan toimivallan siirtäminen 1.1.2023 alkaen.)