Päätöksen perustelut
Talousjohtaja Jukka Männikkö:
Monetra Oulu Oy:n hankintapalvelut pyysi konsernihallinnon talousyksikön toimeksiannosta tarjouksia ostolaskujen tarkastuspalvelusta sopimuskaudelle 1.4.2023 - 31.1.2024.
Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palvelun hankinta. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 3.1.2023. Tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Hankintaa ei jaettu osiin, koska sen toteutus riskienhallinnan ja sopimushallinnan osalta ei ole asianmukaista.
Tarjouksen jätti määräaikaan 7.2.2023 klo 10.00 mennessä seuraava yritys: PricewaterhouseCoopers Oy:n (y-tunnus 0486406-8).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.
Hankintayksikkö on tarkastanut kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Tarjoajat ovat toimittaneet tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli hinnaltaan edullisin tarjous. Hinnan pisteytys tehtiin vertailemalla tarjouspyynnön hankinnan kohteen kriteereihin muodostunutta vertailuhintaa. Edullisimman vertailuhinnan antanut tarjous sai vertailun maksimipisteet (100 pistettä). Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki PricewaterhouseCoopers Oy.
PricewaterhouseCoopers Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi. Valittavaksi esitettävän on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat ovat saatavissa Monetra Oulu Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@monetra.fi.
Hankinnan valmistelijana toimivat Monetra Oulu Oy:n hankinta-asiantuntija Helena Räisänen ja Monetra Pirkanmaa Oy:n pääkirjanpitäjä Anne Nylund. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat talousjohtaja Jukka Männikkö, controller Hanna Jääskeläinen ja controller Anniina Ylä-Mattila.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii talousjohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Jukka Männikkö. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 22 740 euroa sopimuskauden aikana.
Hallintosäännön 35 § 29)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty. Hankintapäätös tehdään kynnysarvon ylittävänä hankintana, koska kilpailutus on tehty hankintalain mukaan.