Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki toteuttaa yhteistyössä Sosiaali- ja terveysministeriön kanssa kansainväliseen tasa-arvopalkintoon (IGEP) liittyvän haku- ja tapahtumakokonaisuuden vuoden 2023 osalta (Pormestarin päätös 4.4.2023, TRE:1855/00.04.02/2023). Tampereen kaupunki on ollut palkinnon yhteistyökumppani myös aikaisempina kolmena myöntämisvuotena. Päävastuu käytännön toteuttamistyöstä ja projektinjohtamisesta on vuoden 2023 osalta sopimuspohjaisesti kaupungilla. Tampereen kaupungin tavoitteena on vahvistaa tasa-arvopalkinnon konseptia ja kasvattaa sen kansainvälistä tunnettuutta. Tämä on toiminut kaupungin mukanaolon perusteena alusta alkaen. Osallistumalla globaalilla tasolla tunnustettuun palkintoon ja sen arvopohjaan kaupunki vahvistaa omia strategisia tavoitteitaan ja arvojaan yhdenvertaisuutta, tapahtuma- ja elämystaloutta kuin avoimuutta ja kansainvälisyyttäkin koskien.
Tavoite kansainvälisestä korkean tason tapahtumasta on mahdollista saavuttaa riittävällä panostuksella tapahtuman kehittämiseen ja jalkautumalla kansainvälisiin korkean tason verkostoihin, joihin kaupungin omalla henkilöstöllä ei realistisesti arvioiden ole tällä hetkellä yksinään edellytyksiä. Tällä asiantuntijahankinnalla kaupunki tavoittelee vaikuttavuutta, joka nostaisi tapahtuman profiilia tavoitellulle tasolle.
Strategia- ja kehittämisyksikkö pyysi Sauer Consulting Oy:ltä tarjousta kehittämistoimenpiteistä kansanvälisen tasa-arvopalkinnon (IGEP) kansainvälistämistä ja konseptointia koskien. Sopimus on voimassa allekirjoitushetkestä siihen saakka, kunnes vuoden 2023 palkinto on jaettu ja sitä koskeva loppuraportti on esitelty palkinnon ohjausryhmälle, kuitenkin enintään 1.5.2023 saakka. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1 -kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Pienhankintaan ei sovellettu kilpailutusta palvelun erityisen luonteen vuoksi. Tavoiteltujen tulosten valossa palveluntarjoajalta edellytetään erityisiä vahvoja kansainvälisiä verkostoja sekä kykyä toimia ja kommunikoida niissä oikealla tavalla oikea-aikaisesti. Tämän lisäksi katsottiin, että palveluntarjoajalla tulisi olla kokemusta korkean tason tapahtumatuotannoista ja ymmärrystä niistä tekijöistä ja vaatimuksista, joilla tapahtuman arvostus on huomioarvoltaan kilpailukykyinen. Valitulla toimijalla arvioitiin olevan kykyä sekä näyttöä yllä kuvatuista vaatimuksista.
Palvelun kokonaishinta on 70 eur/ tunti, kuitenkin enintään 30.000 euroa. Tämän lisäksi kaupunki varautuu kustantamaan matkakulut palkitsemistilaisuuteen ja tarvittaessa erikseen sovittavan kohtuullisen määrän työstä aiheutuvia matkakuluja. Asiantuntijapalvelu sisältää alla luetellut asiat:
- Palkinnon ja tapahtumakonseptin kirkastamisen ja pitkäjänteisen kehittämisen suunnittelu yhdessä muiden toimijoiden kanssa
- Juryn kv. jäsenten, puhujien ja kv. vieraiden mukaan saaminen
- Kv. viestinnän suunnitteluun osallistuminen
- Kv. tunnettuuden lisäämisen suunnittelu ja toteutus eri foorumeilla
- Kutsuvieraslistan laadintaan osallistuminen
- Toimikuntien kokouksiin osallistuminen asiantuntijaroolissa
- Ohjelman suunnittelu yhdessä muiden toimijoiden kanssa ja sen mukainen yhteydenpito Kv. puhujiin, juryn jäseniin ja palkittaviin.
- Kv. osallistujien jälkihoidon suunnittelu ja toteutus yhdessä muiden toimijoiden kanssa
- Tapahtuman purkaminen ja opitut asiat seuraavaa kierrosta varten.
Annettu tarjous vastaa tarjouspyyntöä. Toimeksianto on tehtävän vaativuuden ja tavoiteltujen tulosten valossa hyväksyttävissä ja verrattavissa vastaavien konsultointipalveluiden hintatasoon.
Sopimus kehittämistoimenpiteistä kansanvälisen tasa-arvopalkinnon (IGEP) kansainvälistämistä ja konseptointia koskien esitetään tehtäväksi Sauer Consulting Oy:n kanssa (y-tunnus 2922334-7). Tilaaja on selvittänyt tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijoina toimivat suunnittelija Minna Merikoski sekä suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö Iina Ojala.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö, jonka vakanssia tällä hetkellä hoitaa Iina Ojala.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.