Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin keskeisimpänä edustustilana toimii Tampereen Raatihuone. Pääosa kaupungin vieraanvaraisuuksista järjestetään vuosittain Raatihuoneella ja vierailu Raatihuoneella on monelle kaupungin vieraalle ainutkertainen kokemus. Raatihuone on sekä rakennustaiteellisesti että sisustukseltaan arvokas tila. Eri salit on kalustettu antiikkihuonekaluin ja esillä on paljon taidetta ja taide-esineitä.
Raatihuoneen tilaisuuksiin tilataan tarpeen mukaan tyyliin sopivia, laadukkaita kukka-asetelmia, jotka vaihtelevat tilaisuuden koosta ja luonteesta riippuen. Hankinnan arvo alittaa hankintalain kansallisen kynnysarvon eli hankinta on Tampereen kaupungin pienhankinta.
Strategia- ja kehittämisyksikön Suhdetoiminnan ja markkinoinnin tiimi järjesti kukkatoimituksista tarjouskilpailun keväällä 2021. Kilpailuun osallistui kolme yritystä, jotka arvioitiin soveltuviksi palveluntuottajiksi hankintaan. Toimittajaksi valikoitui Pirkkalan Kukkapalvelu Oy (2999349-9) parhaan hinta-laatu-suhteen perusteella.
Tarjousten hintavertailu toteutettiin arvioimalla tarjottuja hintoja eri kategorioissa, jotka perustuivat tarjouspyynnön liitteenä lähetettyyn kuvaukseen esimerkkiasetelmista. Lisäksi verrattiin toimitusaikaa, asetelmien uudistamiskäyntien hintaa, sekä kukkien kotimaisuutta, paikallisuutta tai kestävää tuotantotapaa. Laadun osalta painotettiin erityisesti asetelmien juhlavuutta ja taitavaa sidontatyötä.
Sopimuskausi on 1.8.2021-31.7.2023. Hankintapäätökseen sisältyi opitioehto, jonka mukaan sopimuskautta on mahdollista jatkaa yhden vuoden optiokaudella.
Koska yhteistyösopimus Pirkkalan Kukkapalvelu Oy:n kanssa on toiminut odotetusti, yhteistyötä esitetään jatkettavaksi toisella optiokaudella 1.8.2023 - 31.7.2024. Tampereen kaupunki päättää optiokauden käyttöönotosta erillisellä päätöksellä.
Hankittava palvelu kattaa kukkatilaukset Raatihuoneen tilaisuuksiin. Tilaaja ei sitoudu tilattaviin määriin, vaan tilaukset tehdään tarpeen mukaan. Joidenkin erityistilaisuuksien osalta tilaaja pidättää itselleen oikeuden tilata kukka-asetelmat alan oppilaitoksilta.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 4 kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on enintään 15 000 € vuosi (+ alv 24%), riippuen tilaisuuksien määrästä ja laadusta. Tilaaja tekee yhteistyötä paikallisten oppilaitosten kanssa ja pidättää itselleen oikeuden tilata kukka-asetelmat joihinkin erityistilaisuuksiin alan oppilaitoksilta.
Pirkkalan Kukkapalvelu Oy on ennen hankintapäätöstä toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja ne on hyväksytysti tarkastettu.
Hankinnan valmistelijana toimi suhdetoimintapäällikkö Erika Eischer.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii suhdetoimintapäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Erika Eischer. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.