Päätöksen perustelut
Museokeskus Vapriikissa on käytössä kokoelmanhallintajärjestelmä Siiri Profium Sense, jota toimittaa Profium Oy. Siiriin on toteutettu vuonna 2018 sähköinen allekirjoitus, joka mahdollistaa kulttuurihistoriallisten lakivelvoitteisten lausuntojen antamisen. Lausunnot tehdään järjestelmässä ja varsinainen allekirjoitus on kytketty samaisena vuonna 2018 Telian Sign-palveluun. Lausuntoja tehdään arviolta 100-200 kappaletta kuukausittain.
Keväällä 2023 on tullut ilmi, että Telian kanssa ei ole sopimusta palvelun käyttämisestä tehty eikä palvelua ole myöskään laskutettu. Sopimus tullaan näin ollen allekirjoittamaan jälkikäteen. Useita vuosia käytössä olleen ratkaisun vaihtaminen toiseen allekirjoituspalveluun tässä vaiheessa toisi lisäkustannuksia sekä järjestelmän kehittämisen osalta että henkilöresurssien osalta. Ratkaisun vaihtamista ei muutoinkaan nähdä ajankohtaisena, koska tämä lakivelvoitteinen palvelu on saatu stabiloitua ja se toimii moitteettomasti.
Telia Finland Oyj on 11.4.2023 antanut sopimusehdotuksen Telia Sign -palvelusta toistaiseksi voimassa olevaksi sopimuskaudeksi. Palvelu täyttää tilaajan vaatimukset ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan sovitun mukainen ja hyväksyttävissä. Palvelun arvonlisäveroton vuosikustannus on sitoumuksetta noin 4000 euroa.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1 kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Sopimus Telia Sign -palvelusta esitetään tehtäväksi Telia Oyj:n (1475607-9) kanssa.
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi ICT-palveluvastaava Sari Koivumäki.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sari Koivumäki. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 4000 euroa vuodessa sopimuskauden aikana.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (konsernijohtajan päätös 1.2.2023 § 10) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.